มีเพื่อนของเราคนหนึ่งอยากรู้ว่าอะไรเป็นสาเหตุที่ทำให้ Project ถูกยกเลิก แล้วเราจะมีแนวทางป้องเรื่องนี้อย่างไร ผมคิดว่าเรื่องนี้น่าจะเป็นประโยชน์กับเพื่อนๆอีกหลายคน (รวมถึงตัวผมเองด้วย) ก็เลยลองรวบรวมข้อมูลมาให้ครับ

เรื่อง Project Termination แบ่งเป็นสองตอนนะครับ ตอนแรกจะพูดเรื่องสาเหตุที่ทำให้ Project ถูกยกเลิก โดยจะขอแทรกข้อมูลอีกแง่หนึ่งของเรื่องนี้เข้าไปในช่วงต้น ส่วนตอนที่สองจะพูดถึงแนวทางการป้องกันไม่ให้เหตุการณ์นี้เกิดขึ้นแบบไม่ได้ตั้งตัวครับ

Project Termination กับ Project Failure

“Termination” แปลว่า การยกเลิก การสิ้นสุด เมื่อมารวมกับคำว่า “Project” ความหมายที่สื่อออกมามันค่อนข้างจะเป็นไปในทางไม่ดีนะครับ “การยกเลิกโครงการ” ฟังดูแล้วน่ากลัวจังเลย แต่ในความเป็นจริงแล้วนั้น การยกเลิกไม่ได้แปลว่าความล้มเหลวเสมอไป

เช่น ผมกำลังจะได้เซ็นสัญญารับงานพัฒนาระบบกับบริษัทยักษ์ใหญ่แห่งหนึ่ง ตลอดสามเดือนที่ผ่านมาผมทุ่มเทแรงกายแรงใจลงไปมากเพื่อให้ได้มาซึ่งงานนี้ แน่นอนมันคุ้มค่าทั้งในแง่ผลตอบแทนและประสบการณ์ที่ผมจะได้ วันเซ็นสัญญาผมต้องเดินทางจากลาดพร้าวไปสำนักงานแถวสีลมด้วยรถยนต์ส่วนตัว วัตถุประสงค์ของผมคือขับรถไปสำนักงานลูกค้าให้ทันเวลานัดหมาย ผมออกจากบ้านแต่เช้าเพราะรู้ว่าถ้าสายหละก็ไปไม่ทันแน่นอนเพราะรถจะติดแบบนรกแตกมาก การเดินทางช่วงแรกก็ราบรื่นดีครับ แต่พอเลี้ยวรถเข้าถนนรัชดาภิเษกก็เกิดเหตุการณ์ไม่คาดฝัน มีรถเมล์คันใหญ่พลิกคว่ำอยู่กลางถนนเลยครับ แล้วรถก็เริ่มติดสะสมมากขึ้นเรื่อยๆ แถมไม่มีทีท่าว่าจะมีใครมาจัดการลากรถเมล์เจ้าปัญหาคันนั้นไปให้พ้นทางจราจร

ผ่านไปครึ่งชั่วโมงรถผมยังอยู่ที่เดิม ผมเริ่มคิดว่าไม่ได้การล่ะ ถ้าปล่อยให้เป็นแบบนี้ต่อไปผมต้องไปถึงที่นัดหมายสายแน่ซึ่งผลเสียที่ตามมามันเหลือจะประมาณจริงๆ ผมชั่งน้ำหนักดูหลายรอบแล้วก็ตัดสินใจ “ยกเลิก” โครงการขับรถไปสำนักงานลูกค้า ผมเลี้ยวรถเข้าปั้มน้ำมันข้างทางเพื่อจอดทิ้งไว้ แล้วเลือกใช้บริการรถไฟใต้ดินแทน ผมไปถึงที่นัดหมายก่อนเวลานิดเดียว ซึ่งก็โอเคครับ ช้ากว่าที่ตั้งใจไว้แต่ก็ไม่ช้าเกินไป ผมได้เซ็นสัญญาที่กำลังจะเปลี่ยนแปลงชีวิตผมไปตลอดกาลได้อย่างที่หวัง

มาดูเบื้องหลังกัน ก่อนที่ผมจะตัดสินใจ “ยกเลิก” โครงการขับรถไปมาเลือกใช้รถไฟใต้ดินแทนนั้น ผมชั่งน้ำหนักดูแล้วครับว่าความเสี่ยงที่เกิดขึ้นการจอดรถทิ้งไว้ที่ปั้มน้ำมัน เช่น รถผมโดนขโมย โดนคันอื่นขับมาเฉี่ยวมาชนเทียบกับถ้าผมไปเซ็นสัญญาไม่ทันแล้ว มัน “คุ้ม” ที่จะทิ้งรถไว้แล้วเลือกไปรับตังค์ครับ รู้แบบนี้ผมก็ทิ้งรถซิครับ ฮ่าๆๆ

เหตุการณ์สมมติกับชีวิตจริงก็ไม่ต่างกันมากนักครับ เมื่อมีเหตุการณ์ไม่คาดฝันหรือการเปลี่ยนแปลงอะไรขึ้นมา การยกเลิกโครงการ (Project Termination) เป็นเรื่องที่เกิดขึ้นได้ตลอดเวลาครับ

คนที่เป็น Project Manager ควรจะเข้าใจและตระหนักถึงความจริงข้อนี้ครับ ที่สำคัญเราไม่ควรมองว่าการยกเลิกโครงการคือความล้มเหลวของโครงการ หรือความล้มเหลวของ Project Manager ประโยคนี้ Barry Boehm ปรมาจารย์ด้าน Project Management เคยกล่าวไว้

Project termination doesn’t equal project failure.

~ Barry Boehm, University of Southern California

เมื่อเทียบการเหตุการณ์สมมติของผม … ถามว่าการยกเลิกโครงการขับรถไปเซ็นสัญญาทำให้ผมล้มเหลวรึเปล่า? ผมว่าไม่นะ มันเป็นการทำให้ผมประสบความสำเร็จในเป้าหมายที่ใหญ่กว่าด้วยซ้ำไปครับ การตัดสินว่า Project Manager นั้นเก่งหรือไม่เก่งไม่ควรจะให้น้ำหนักเรื่อง Project Termination เป็นหลัก จริงๆแล้ว Project Manager ที่ดีต้องให้ข้อมูลกับผู้บริหารระดับสูงว่าควรทำ Project นี้ต่อไปหรือไม่ด้วยซ้ำครับ

ถ้า Project Manager คนนั้นเก่งจริง เค้าจะมองเห็นสัญญาณที่ควรจะยกเลิก Project ก่อนคนอื่นเพราะการยกเลิกอย่างทันท่วงทีจะช่วยให้บริษัทประหยัดงบประมาณไปได้มากครับ ที่สำคัญได้เอาคน เอาเวลาไปทำงานอื่นที่ได้ผลตอบแทนคุ้มค่ากว่างานเดิม

สาเหตุที่ Project ถูกยกเลิก

Boehm ได้รวบรวมสาเหตุสำคัญ 10 ข้อที่ทำให้ Project ถูกยกเลิกไว้ ถึงแม้ว่าข้อมูลนี้จะรวบรวมมาตั้งแต่ปี 2001 ผมมั่นใจว่ามันยังทันสมัยและมีประโยชน์กับเราอย่างมากอยู่ดี (บทความของ Boehm ที่ผมเคยอ่านยังทันสมัยทุกบทความครับ สุดยอดมากๆ) ในฐานะ Project Manager ข้อมูลนี้จะช่วยให้เรามีหลักยึดในการตรวจสอบสถานะของ Project เราว่ายังดีอยู่รึเปล่า? มีอะไรเปลี่ยนไปบ้าง? แล้วถึงตอนนี้มันยังคุ้มหรือไม่ถ้าทำงานนี้ต่อไปครับ

1. ความต้องการของลูกค้าไม่สมบูรณ์ — Incomplete requirement (13.1 percent)

Project ที่ถูกยกเลิกด้วยสาเหตุนี้ให้อาจจะเกิดจากการจัดการที่ไม่ดีครับ เพราะว่า Requirement ยังไม่ชัดเจนทั้งในแง่ของการทำงานและลำดับความสำคัญก็ตะลุยทำงานไปก่อนแล้ว หรือในอีกกรณีหนึ่งคือ Project Manager รู้สึกมั่นใจกับ Requirement ว่าพร้อมจะเอาไปพัฒนาต่อได้แล้ว แต่ Project Manager จับสัญญาณความผิดปกติที่ว่าลูกค้าไม่ยอมที่จะยอมรับหรือตกลงเรื่อง Requirement ให้อย่างเป็นทางการซักที (ไม่ยอม Sign-Off) แถมดูๆแล้วลูกค้าคงไม่ยอมง่ายๆด้วยก็เลยเลือกที่จะยกเลิก Project ไปซะเลยก่อนที่จะเสียเวลาทำมาหากินไปมากกว่านี้ แบบนี้ถือว่ามีการบริหารจัดการที่ดีนะครับ

2. ไม่ได้รับความร่วมมือจากลูกค้า — Lack of user involvement (12.4)

สาเหตุนี้มองได้สองมุมครับคือหนึ่งเราเองล้มเหลวในการสื่อสารและร่วมมือกันทำงานร่วมกับลูกค้า และสองบางครั้งลูกค้าก็ไม่พยายามจะทำงานร่วมกับเราเหมือนกัน ถ้า Project Manager รู้สึกว่าอันนี้เป็นปัญหาใหญ่หละก็มันก็สมเหตุสมผลที่จะยกเลิก Project ครับเพราะว่าถ้าไม่ได้รับความร่วมมืออย่างดีแล้ว มันยากมากที่จะทำงานให้ออกมาถูกใจลูกค้า

3. ขาดแคลนทรัพยากร — Lack of resources (10.6 percent)

ทรัพยากร (Resouces) มองได้หลายแบบ เช่น คนทำงานหรืองบประมาณซึ่งสองอย่างนี้มักจะมาด้วยกันเสมอครับ ดังนั้นในกรณีที่บริษัทขาดทรัพยากรอาจจะมาได้จากหลายสาเหตุ เช่น ต้องการลดต้นทุนด้วยการตัดงบประมาณ ต้องการลดขนาดของบริษัทลงโดยการเลือกปลดพนักงาน หรือการเปลี่ยนแปลงลำดับความสำคัญของงานที่ทำอยู่ส่งผลให้มีการถ่ายโอนคนและงบประมาณไปยัง Project ที่มีความสำคัญมากกว่า

การยกเลิก Project ด้วยสาเหตุนี้มันจะเกิดกับ Project ที่มีการจัดการหรือเตรียมการที่ไม่ค่อยดีเท่าไร เช่น การศึกษาความคุ้มค่าทางธุรกิจผิดพลาด การตั้งสมมติฐานทางการเงินไม่ตรงกับความเป็นจริง ทำให้เมื่อเวลาผ่านไปคุณค่าทางธุรกิจของ Project จะลดลงเรื่อยๆจนถูกผู้บริหารสั่งลดลำดับความสำคัญลงครับ ดังนั้น Project Manager ต้องให้ความสำคัญกับข้อมูลด้านธุรกิจมากๆด้วยนะครับ

4. ความคาดหวังที่เกินจริง — Unrealistic expectations (9.9 percent)

สาเหตุนี้เกิดขึ้นได้กับทั้ง Project ที่มีการจัดการที่ดีและไม่ดีครับ สำหรับการจัดการไม่ดี Project นั้นก็ล้มเหลวในการประเมินและตรวจสอบระดับความพึงพอใจและความคาดหวังของลูกค้า เช่น ลูกค้าอยากให้ระบบ Enterprise Resource Planning (ERP) ของเราทำงานได้ใกล้เคียงกับ SAP ทางเราก็ดันตกลงกับลูกค้าเฉยเลย (ผมว่าเวอร์ไปเยอะนะครับนี่) ถูลู่ถูกังทำไปไม่นานก็ต้องเจ็บตัวเพราะลูกค้าไม่ปลื้มกับงาน

ในบางครั้ง Project ที่มีการจัดการที่ดีก็เสร็จได้เหมือนกันครับ แต่ส่วนใหญ่จะไม่เจ็บตัวมากนักเพราะว่าในระหว่างที่เราศึกษาความเป็นไปได้ของงานเทียบกับความคาดหวังของลูกค้า เราจะเห็นปัจจัยบางอย่างที่ทำให้เราต้องยกเลิก Project เช่น เทคโนโลยียังไม่พร้อม หรือมีสินค้าที่พร้อมใช้งาน (Commercial Off-The-Shelf: COTS) วางขายอยู่ในตลาดอยู่เยอะแล้ว (ทำไปก็ไม่คุ้ม) ครับ

5. ขาดการสนับสนุนจากผู้บริหาร — Lack of executive support (9.3 percent)

สาเหตุนี้ค่อนข้างเข้าใจง่ายครับ ปัญหาการเมืองนั่นเอง ถึงแม้เราจะมีการบริหารจัดการ Project ของเราอย่างดีแล้วก็ตาม แต่เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงผู้บริหารที่มีอำนาจตัดสินใจกับ Project ของเรา ขอให้สันนิษฐานไว้ก่อนเลยว่า อาจจะมีปัญหาเกิดขึ้นแล้วหละครับ เพราะว่าผู้บริหารบางคนมาพร้อมความต้องการและความสนใจของตัวเอง การเปลี่ยนแปลงลำดับความสำคัญของงานจึงเป็นเรื่องที่เกิดขึ้นได้ตลอดเวลา ไม่แน่ Project เราอาจจะโดนหางเลขไปด้วยก็ได้ครับ

6. การเปลี่ยนแปลงความต้องการ — Changing requirements (8.7 percent)

ส่วนใหญ่แล้ว Project ที่ต้องถูกยกเลิกด้วยสาเหตุนี้มันมาจากการที่ใครคนใดคนหนึ่ง (บริษัทหรือลูกค้า) ไม่ยอมรับความจริงที่ว่าการเปลี่ยนแปลงทุกอย่างมีราคา เมื่อ Requirement หรือ Scope เพิ่มหรือเปลี่ยนแปลง ไม่ Schedule (เวลา) หรือ Resources (คนและงบประมาณ) ก็ต้องเปลี่ยนแปลงตามไปด้วย ซึ่งหลายครั้งลูกค้าไม่เข้าใจและไม่พยายามจะเข้าใจว่านี่คือความจริงที่เกิดขึ้น เช่น ขอเพิ่มงาน (Scope) แล้วไม่ยอมให้เลื่อนเวลาเสร็จ (Schedule) และ/หรือคน (Resource) เลย แบบนี้ก็ลำบากครับ

อีกมุมหนึ่งสำหรับ Project ที่มีการจัดการที่ดีจะถูกยกเลิกก็ต่อเมื่อมีการวิเคราะห์อย่างละเอียดแล้วว่าค่าใช้จ่ายจากการเปลี่ยนแปลงนั้น (Cost) มากกว่าประโยชน์ที่จะได้รับจากการเปลี่ยนแปลงนั้น (Benefit) ครับ

7. ขาดการวางแผน — Lack of planning (8.1 percent)

ค่อนข้างชัดเจนว่า Project ประเภทนี้ถูกยกเลิกเพราะการจัดการที่ไม่ดี ประมาณว่าทำงานไปได้ซักพักเริ่มไม่รู้แล้วว่าตอนนี้งานโดยรวมมีสถานะเป็นอย่างไร ต่อไปต้องทำอะไร แล้วจะเสร็จเมื่อไร แบบนี้ยกเลิกดีกว่าครับ

8. ไม่มีความต้องการทางการตลาด — Absence of need (7.5 percent)

การเปลี่ยนแปลงในโลกปัจจุบันนั้นเกิดขึ้นตลอดเวลา การตั้งสมมติฐานของ Project ว่านี่คือสิ่งที่ลูกค้าต้องการเมื่อหกเดือนที่แล้ว มาถึงวันนี้ทุกอย่างอาจจะไม่เหมือนเดิมแล้วครับ ถ้าเราดันทุรังทำ Project จนเสร็จ ก็ไม่รู้จะเอาของไปขายใครอยู่ดีเพราะความต้องการเหล่านั้นเปลี่ยนแปลงไปหมดแล้ว รู้แบบนี้ยกเลิกซะตั้งแต่วันนี้ดีกว่าครับ

9. ขาดการบริหารจัดการที่ดี — Lack of IT management (6.2 percent)
ข้อนี้ง่ายมากครับ Project ที่มีการบริหารจัดการไม่ดี (หรือไม่มีเลย) ควรจะถูกยกเลิกไป เช่น การวางแผนไม่มี การจัดการคนไม่มี การตรวจสอบติดตามผลการดำเนินงานไม่มี ไม่มีอะไรเลยแบบนี้ รับรองได้ว่าทำต่อไปก็ล้มเหลวแน่นอน 100 % ครับ

10. ขาดความเข้าใจในเทคโนโลยี — Technology illiteracy (4.3 percent)
ข้อสุดท้ายคือการที่ Project Manager หรือลูกค้าไม่มีความเข้าใจในเทคโนโลยีของงานที่ทำ ซึ่งถ้าจะมองกันจริงๆแล้ว Project นี้ไม่ควรได้รับการอนุมัติให้ทำตั้งแต่แรกแล้วด้วยซ้ำ

แล้วยังไงต่อ?

ครับ เมื่อเรารู้แล้วว่าสาเหตุของการยกเลิก Project มีอะไรบ้าง เราก็ควรจะต้องคอยติดตามเกาะสถานการณ์ว่าตอนนี้มีปัจจัยไหนบ้างที่เข้าข่ายเป็นปัญหากับ Project เรา บางครั้งก็เป็นปัจจัยภายนอก บางครั้งเป็นปัจจัยภายใน บางครั้งเป็นเรื่องของงาน บางครั้งเป็นเรื่องของคน เราก็ต้องเตรียมการป้องกันรับมือด้วยวิธีการที่แตกต่างกัน

บทความหน้าเรามาว่ากันด้วยเรื่องวิธีการป้องกันไม่ให้ Project ถูกยกเลิก หรือถ้าเลี่ยงไม่ได้ก็ขอให้ยกเลิกอย่างสวยงามกันครับ

ขอบคุณครับ

Related posts:

1. บทเริ่มต้นของการวางแผนโครงการ (project planning)
2. คุณรู้หรือไม่ว่า Clint Eastwood เป็นสุดยอด Project Manager
3. จัดการปัญหาอย่างมั่นใจด้วย Flexibility Matrix
4. Project Termination — แนวทางป้องกัน
5. Project Manager จำเป็น — ภาคสี่