Loading ...วันนี้ไม่มีเนื้อหาหนักๆมาฝากครับ แต่คิดว่าเพื่อนๆคงไม่ผิดหวังกับบทความนี้หรอก เพราะว่าผมกำลังจะนำเสนอ … เวปไซต์ที่ให้เราดาวน์โหลด Project Management Template (MS Excel) ฟรี!!! ใจจริงก็เคยคิดจะทำ Template แบบนี้ให้เพื่อนๆไปลองใช้อยู่เหมือนกัน แต่พอดีมาเจอเวปนี้ซะก่อนซึ่งมองดูแล้วทำยังไงก็คงได้ไม่ดีเท่าเค้าแน่ๆ ฮ่าๆๆ
Photo Credit: http://chandoo.org
ตามไปที่ลิ้งค์เหล่านี้ทุกท่านจะได้พบกับสุดยอด 6 Templates ที่จะช่วยให้ชีวิต Project Manager ง่ายขึ้นในการจัดการงานต่างๆที่ต้องทำทุกวัน … Template ไหนถูกใจก็ตามไปดาวน์โหลดกันได้เลยฮะ
Gantt Chart
Gantt Chart คืออะไร? ก็เป็นอีกรูปแบบหนึ่ง (ที่ได้รับความนิยมมาก) ของการนำเสนอตารางเวลาของงานที่เรามีใน Work Breakdown Structure ครับ เจ้า Chart ตัวนี้จะบอกเราได้อย่างชัดเจนเลยว่างานไหนเริ่มเมื่อไรและเสร็จเมื่อไร งานไหนต้องทำก่อนหรือทำหลัง เวลาจะใช้ก็แค่เอา Task ต่างๆที่เรามีใน WBS มากรอกเลยครับ ง่ายๆ
ชอบๆ … Download ด่วน
To Do List
บางครั้งใน Project เราก็มีงานเล็กๆน้อยๆที่ไม่สามารถเอาไปสร้างเป็น WBS ได้เยอะแยะครับ เช่น ตอบอีเมล์ลูกค้า หรือติดต่อแผนก IT เรื่องขอเปิด Port ให้ Server เครื่องใหม่ งานเล็กๆน้อยๆเหล่านี้ขนาดว่าเป็นของเราคนเดียว เรายังลืมทำอยู่บ่อยๆ แล้วถ้าเราต้องจำว่าทุกคนในทีมต้องทำอะไรบ้างหละครับ มันจะยากแค่ไหนที่จะไม่ลืม
เฮ้อ … เอา To Do List ตัวนี้ไปใช้ละกันฮะ
Project Timeline and Milestone
Major Milestone เป็นหนึ่งในส่วนประกอบสำคัญของ Project Plan (จำกันได้ใช่มั้ยเอ่ย) การที่เรามี WBS ขนาดใหญ่ มี Task เป็นร้อยๆ การจะมองหา Major Milestone ซักอันก็ยากอยู่นะครับ ครั้นจะมองข้ามมันไปก็ไม่ดี แบบนั้นเราก็ไม่รู้ว่างานใหญ่ชิ้นนี้ต้องเริ่มเมื่อไร เสร็จเมื่อไร แล้วจะเก็บเงินจากลูกค้าได้ตอนไหนบ้าง
ไม่เป็นไรครับ Project Timeline and Milestone ช่วยได้ครับ
Timesheet and Resource Management
เรื่องนี้พูดยากหน่อยครับ ในฐานะ Developer หรือ QA เราไม่อยากจะมานั่งเสียเวลาเก็บข้อมูลหรอกว่า วันนึงเราทำอะไรไปบ้าง ทำไปกี่ชั่วโมง ใครจะไปอยากนั่งจำหละว่าวันนี้ผม Coding ไป 1.5 ชั่วโมงแล้วก็ไปทำ Unit Test อีก 2 ชั่วโมง … วุ่นวายน่าดู
แต่ก็อยากให้เห็นใจคนเป็น Project Manager หน่อยนะครับ ข้อมูลพวกนี้มีความจำเป็นมากเลยที่จะรู้ได้ว่าตอนนี้สมาชิกแต่ละคนทำอะไรอยู่บ้าง ใครทำงานหนักมากเกินไป ใครทำงานน้อยเกินไป หรือว่าเวลาที่ใช้ใน Task ไหนมันมากไปจนผิดปกติบ้าง เช่น ถ้าในทีมใช้เวลา 25% ไปกับการประชุม ผมว่ามากไปหน่อย Project Manager ต้องเอาข้อมูลพวกนี้ไปวิเคราะห์แล้วก็หาทางปรับปรุงการทำงานใน Project ครับ อันนี้เป็นหน้าที่หลักที่ต้องทำเลยหละ
ลองใช้ Timesheet ตัวนี้ดูครับ คนทำเค้าพยายามทำให้มันง่ายที่สุดสำหรับทั้งสมาชิกทั่วไปแล้วก็ Project Manager ด้วย
Issue Trackers and Risk Management
Issue Trackers: พูดกันง่ายๆก็เอาไว้เก็บข้อมูลและติดตามสถานะของบั๊กต่างๆที่เจอจากทั้ง Unit Testing แล้วก็ System Testing ครับ ทำไมต้องเก็บ ทำไมต้องติดตามผลด้วยหละ? QA เจอบั๊ก Developer ก็มีงานทำเพิ่มขึ้น ทำให้ Project Manager พลอยมีงานเพิ่มขึ้นไปด้วยครับ ตอนนี้อะไรทำเสร็จไปแล้วบ้าง มีบั๊กอะไรค้างอยู่บ้าง แล้วมีผลกระทบกับ Project โดยรวมมั้ย … สำคัญทั้งนั้นครับ
ถ้าคิดว่าเรื่องนี้ทำให้ชีวิตยุ่งยาก ลองใช้ Template ตัวนี้ดูครับ
Burndown Chart (for Agile Development)
สำหรับเพื่อนๆที่ใช้ Agile Development คงรู้จัก Burndown Chart อย่างดีแล้วนะครับ แต่ผมขออนุญาตขยายความอีกนิดสำหรับเพื่อนๆที่ไม่คุ้นเคยครับ Burndown Chart เป็นการนำเสนองานที่ทำเสร็จแล้วกับงานที่เหลือเทียบกับเวลา ประโยชน์คือช่วยให้เราเห็นว่าทำงานเสร็จไปแล้วมากแค่ไหน เหลืองานอีกมากแค่ไหน แล้วที่สำคัญคือบอกเราได้ด้วยว่าเมื่อไรงานจะเสร็จทั้งหมด
นึกภาพไม่ออกลองดูที่ Burndown Chart ได้เลยครับ
Project Management Dashboard
สังเกตมั้ยครับว่า แต่ละ Template มีไฟล์แยกกันหมดเลย จะว่าไปก็ยุ่งยากในการใช้งานพอสมควรนะ คนทำเค้าเลยสร้างนี่มาให้เลยครับ Project Management Dashboard ที่รวบรวมเอา Template ทั้งหมดมาอยู่ด้วยกัน แถมบวกหน้า Dashboard ที่คอยรายงานสถานะและข้อมูลสำคัญของ Project ให้เราด้วยอีกต่างหากครับ
Project Management Dashboard นี้เจ๋งมากๆครับ แต่น่าเสียดาย … ไม่ฟรีครับ 
หวังว่าจะถูกใจเพื่อนๆนะครับ
ปล.คนทำนี่ระดับโลกจริงๆ 
Related posts:
อ่า… น่าสนใจ ลองนำไปใช้ดู ขอบคุณที่จัดหามาแบ่งปันค่ะ : )
ขอบคุณที่ติดตามผลงานครับ