Project Management and Software Development Blog for Thais

เมื่อเดือนที่แล้วผมมีโอกาสได้เข้าอบรมเรื่อง IT Risk Management ครับ อาจารย์ที่สอนเป็นคนสิงคโปร์ที่มีความรู้และประสบการณ์มากทีเดียวในเรื่อง Software Development Project ระหว่างการสอนอาจารย์ก็เล่าเรื่องราวที่เค้าได้เจอมาตลอดอาชีพการเป็น Project Manager พอดีว่ามีอยู่เรื่องหนึ่งผมคิดว่าน่าจะมีประโยชน์กับเพื่อนๆที่ต้องทำงานร่วมกับลูกค้าที่ขยันเล่นการเมืองภายในบริษัทครับ … ลองมาดูกันเลยว่าเรื่องราวเป็นยังไง และเราจะได้อะไรจากเรื่องนี้บ้าง

อาจารย์ผมทำงานในบริษัท Vendor ที่รับพัฒนาระบบให้กับหน่วยงานราชการและเอกชนในสิงคโปร์ พอดีว่าบริษัทนี้ชนะการประมูลงานเพื่อพัฒนาระบบให้กับบริษัทแห่งหนึ่ง ซึ่งระบบนี้จะถูกใช้งานโดยพนักงานเกือบทุกคนในบริษัทเลยครับ (ใหญ่น่าดู) นี่คือที่มาของเรื่องราวทั้งหมดครับ

Political Issue

อาจารย์ผมเป็น Project Manager ที่ทำหน้าที่ติดต่อประสานงานกับผู้บริหารระดับสูง (Vice President) ของบริษัทนี้ ก็เป็นคุณ B ที่ได้มอบหมายจาก CEO ของบริษัทให้รับผิดชอบ Project นี้ไปครับ (ดูในรูป) อาจารย์เล่าต่อว่า เริ่มงานแรกๆก็ดีอยู่นะ ไม่ค่อยมีอะไรติดขัด จนทำมาได้ซักพักก็เริ่มมีความรู้สึกว่า เอ๊ะ ทำไมคุณ A ไม่ค่อยให้ความร่วมมือเลย … ตอนนี้งานเริ่มมีปัญหาแล้วครับ

สืบเรื่องราวไปก็เจอตอครับ … เพราะคุณ A อยากให้ Project นี้ Fail!!! ทำไมถึงได้เป็นแบบนั้นหละ? ความจริงมีอยู่ว่าคุณ CEO เนี่ยะกำลังจะเกษียณตัวเองแล้ว และคุณ A กับคุณ B อยากได้ตำแหน่งนี้ซะเหลือเกินก็เลยแข่งกันใหญ่ แข่งกันทำผลงานเพื่อให้ไปถึงฝั่งฝันครับ

รู้แบบนี้เพื่อนๆถึงบางอ้อมั้ยครับ? สาเหตุที่คุณ A อยากให้ Project นี้ Fail ก็เพราะกลัวว่าคุณ B จะได้ผลงานไปถ้าอะไรๆออกมาสวยงาม (แทนที่จะแข่งกันทำผลงาน ดันมาขัดแข้งขัดขากันเองนะ .. อันนี้ผมเติมเองครับ ฮ่าๆ) เมื่อสถานการณ์เป็นแบบนี้คนที่โดนการเมืองเล่นงานไปเต็มๆก็คือ Project Manager อย่างอาจารย์ผมนี่แหละครับ

Boss, Help Me Please

ตอนนั้นอาจารย์ผมคิดหนักเลยว่าจะแก้ปัญหานี้ยังไงดี สุดท้ายก็ตัดสินใจเลือกทางแรกด้วยการเดินเข้าไปคุยกับหัวหน้าของตัวเองซึ่งเป็น Project Sponsor ในฝั่ง Vendor ครับ อาจารย์ผมเข้าไปขอคำปรึกษา แต่คำตอบที่ได้กลับมาคือ “Good Luck!!!” ไม่ได้เล่นมุขนะครับ อาจารย์ผมบอกแบบนี้จริงๆ ฮ่าๆ

Mr. CEO, Listen To Me Please

อาจารย์ผมก็คิดต่อไปว่า อืม วิธีแรกไม่ได้ผล เอาไงต่อดี … หรือว่าลองเข้าไปคุยกับ CEO ดู แต่เข้าไปแล้วจะคุยยังไงหละ ถ้าเป็นแบบนี้จะรอดหรอ?

อาจารย์ผม: หวัดดีครับคุณพี่ ตอนนี้ลูกน้องคุณพี่สองคนทะเลาะกันเรื่องแย่งตำแหน่งคุณพี่อยู่

CEO: … (อึ้ง)

อาจารย์ผม: เนี่ยะ ผมทำงานไม่สะดวกเลยครับ อะไรๆก็ติดขัดไปหมด ช่วยแก้ปัญหาให้หน่อยซิครับ

CEO: … (มึน)

ไม่เหมาะมั้งครับ อาจารย์ผมนั่งเครียดอยู่สองสามวัน ก่อนจะมาพิจารณาต้นตอของปัญหาอีกครั้ง ก็ปรากฎชัดว่าปัญหาอยู่ที่ตัวบุคคล และในเมื่อแก้ด้วยวิธีการจากบนลงล่างหรือ Top-Down ไม่ได้ผล (Top -Down คือการให้ผู้ที่มีอำนาจสูงว่าบุคคลนั้นลงมาสั่งการแก้ปัญหา ในกรณีของเราก็คือให้ CEO ช่วย) งั้นลองล่างขึ้นบน หรือ Bottom-Up ละกัน

Bottom-Up

ว่าแล้วอาจารย์ผมก็ดำเนินการล่ารายชื่อเพื่อถอดถอน .. เอ้ย เพื่อเป็นหลักฐานให้คุณ A เห็นกันจะจะว่า “นี่ๆ พนักงานส่วนใหญ่เค้าอยากได้ระบบใหม่นี้นะครับพี่” การทำแบบนี้เป็นการกดดันทางอ้อมทำให้คุณ A ต้องให้ความร่วมมือไปในตัวเพราะว่าเสียงส่วนใหญ่ออกมาแบบนั้น จะว่าไปก็คล้ายๆการ Lobby นั่นแหละครับ

เพื่อนๆอาจจะสงสัยว่ารายชื่อนั้นมาจากไหน พนักงานทุกคนเลยหรอ? ก็ไม่ถึงขนาดนั้นครับ อาจารย์ผมรวบรวมเสียงมาจากคนที่เป็น Manager จากแผนกต่างๆ แค่นี้ก็มีน้ำหนักเพียงพอในการต่อรองกับคุณ A แล้วหละครับ

ทำแบบนี้คุณ A ก็ต่อต้าน Project นี้ลำบากขึ้น ในเมื่อคนส่วนใหญ่ในบริษัทต้องการใช้ระบบใหม่เพราะมองว่าระบบใหม่นี้จะช่วยเค้าทำงานได้มีประสิทธิภาพมากขึ้นจริงๆ นี่แหละครับ กลยุทธ์แบบล่างขึ้นบน หรือ Bottom-Up ที่อาศัยเสียงจากพนักงานระดับล่างเพื่อเป็นการต่อรองให้หัวหน้ายอมรับการเปลี่ยนแปลงครับ ก็เจ้าเล่ห์นิดนึงนะ อิอิ

At The End

สุดท้ายด้วยการแก้ปัญหาแบบ Bottom-Up ก็ทำให้ Project นี้สำเร็จลุล่วงไปได้ด้วยดีครับ อาจารย์ผมก็ยิ้มแป้นไป … แต่ที่ยิ้มไม่ออกคือใครรู้ปะ? ก็สองคนที่แย่งตำแหน่ง CEO กันแทบเป็นแทบตายนั่นแหละครับ อะ ให้ทาย เพื่อนๆคิดว่าใครได้ตำแหน่ง คุณ A หรือคุณ B?

คำตอบคือ แห้วทั้งคู่ครับ !!! เพราะสุดท้ายคนนอกถูกดึงมารับตำแหน่ง CEO แทน คงเป็นเพราะ CEO คนเก่าเค้าน่าจะระแคะระคายความขัดแย้งตรงนี้อยู่เหมือนกันฮะ เค้าคงกลัวว่าถ้าตั้งใครคนใดคนหนึ่งขึ้นมาแล้วจะส่งผลกระทบเป็นวงกว้างต่อบริษัท … จากแค่ความขัดแย้งที่ตัวบุคคลระหว่างคุณ A กับคุณ B จะกลายเป็นความขัดแข้งระหว่าแผนกที่มีคุณ A และคุณ B เป็นแกนนำ นี่แหละน้าาาา “ตาอยู่ตัวจริง”

With My Real Work

พอฟังอาจารย์เล่าแบบนี้แล้ว ผมก็ย้อนนึกไปถึงงานที่ตัวเองทำอยู่แล้วก็เห็นว่า เอ้อ วิธีนี้มันใช้ได้จริงๆนะ ย้อนกลับไปเมื่อประมาณกลางปีที่แล้ว (2552) ผมมีแนวคิดที่จะเปลี่ยนกระบวนการทำงานจากที่เคยใช้ Iterative SDLC มาเป็น Agile Development สิ่งแรกที่ผมทำคือศึกษาแนวคิดคร่าวๆของ Agile Development ก่อน เืมื่อเริ่มเข้าใจในระดับหนึ่งแล้ว ผมก็เอาแนวคิดนี้ไปคุยกับเพื่อนๆที่เป็น Senior Developer และ Senior QA เป็นกลุ่มแรก … เมื่อเทียบกับรูปข้างบนก็เหมือน Lobby กลุ่มคนที่เป็น Manager แหละครับ

พอเพื่อนๆเห็นด้วยแล้ว ผมก็ขอความช่วยเหลือให้เพื่อนๆบางคนหาข้อมูลเพิ่มเติมในส่วนอื่นๆไปพร้อมๆกับผมด้วย ตรงนี้คือการสร้างการมีส่วนร่วมในการเปลี่ยนแปลงซึ่งจะช่วยลดการต่อต้านได้เป็นอย่างดีครับ ในขณะเดียวกันผมก็เริ่มเอาเรื่องนี้พร้อมกับเสียงสนับสนุนจากเพื่อนๆไปคุยกับ Group Leader ของผมทั้งฝั่ง Development และ QA … เทียบกับรูปก็เหมือนเดินไปคุยกับ Vice President ฮะ

พี่ๆทั้งสองคนก็โอเค (จริงๆก็ไม่ง่ายนะครับ เราต้องเตรียมข้อมูล ข้อดี ข้อเสียให้รอบด้านก่อน) คราวนี้ก็ถึงเวลาแจ้งให้น้องๆในทีมทราบแล้วครับว่า เรากำลังจะใช้เปลี่ยนระบบการทำงานนะ การแจ้งข่าวสารให้น้องๆทราบอยู่ตลอดเวลาก็เป็นอีกแนวทางหนึ่งที่ช่วยลดการต่อต้านการเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้นได้ด้วย

สุดท้ายหลังจากเราได้ความร่วมมือจาก Bottom แล้วก็ถึงเวลาไปคุยกับระดับ Top ครับ ผมก็เอาข้อมูลทั้งหมดไปคุยกับ Manager ทั้งฝั่ง Development และ QA แล้วก็ถือโอกาสบอกทั้งสองคนไปด้วยว่าเพื่อนๆ พี่ๆ น้องๆ ทุกคนเห็นด้วยกับการเปลี่ยนมาใช้ Agile Development และทุกคนกำลังศึกษาหาข้อมูลเรื่องนี้กันอยู่อย่างแข็งขัน … เทียบกับรูปก็เหมือนเดินไปคุยกับ CEO ครับ

ผลตอบรับก็ดีมากครับ เพราะว่าเห็นความตั้งใจจริงของทุกคนในทีม พี่ทั้งสองคนก็อนุมัติให้ใช้ Agile Development ครับ ตอนนี้ทีมผมก็ใช้ SDLC แบบนี้อยู่ ถึงแม้จะกระท่อนกระแท่นอย่างหนักก็ตาม ฮ่าๆๆ

นี่แหละครับ การแก้ปัญหาแบบ Bottom-Up ของผม ของเพื่อนๆหละครับ เคยเจอปัญหาการเมืองในบริษัทเล่นงานบ้างมั้ย แล้วแก้ปัญหากันยังไงฮะ?

Related posts:

1. ฟรี Project Management Template
2. Stakeholder Management เรื่องที่ควรใส่ใจ
3. วิกฤตฟุตบอลไทยในมุมมอง Project Management
4. Student Syndrome ใน Project Management
5. Project Manager จำเป็น — ภาคสาม