Project Management and Software Development Blog for Thais

ผมรู้สึกว่า “กับเวลาที่มีแต่ละวัน เราน่าจะทำอะไรให้ได้มากกว่านี้นะ” เพื่อนๆหละครับ รู้สึกเหมือนกันมั้ย? ในฐานะที่ผมเองเป็นคนดูแลรับผิดชอบงานในทีมและ Project โดยรวม ผมคิดว่าเป็นหน้าที่ของผมเหมือนกันที่จะหาวิธีการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของทั้งตัวผมเองและเพื่อนๆน้องๆในทีมครับ นี่คือจุดเริ่มต้นของบทความนี้ครับ

ผมเชื่อว่าประสิทธิภาพการทำงานที่เพิ่มขึ้นเป็นผลผลิตจากการบริหารจัดการเวลาที่ดีครับ ซึ่งผมได้นำเสนอตัวการที่ทำให้เราเสียเวลาไปแล้วในบทความก่อนหน้า วันนี้เรามาดูกันว่ามีวิธีการอะไรที่จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้เราได้บ้าง

ขอสารภาพก่อนว่าผมเองก็ไม่ได้เป็นผู้เชี่ยวชาญ เป็นคนที่มีวินัยหรือใช้เวลาทุกนาทีอย่างคุ้มค่าอะไรมากมายนะครับ ฮ่าๆ ผมเพียงแค่อยากทำให้ดีขึ้นกว่าที่เป็นอยู่ฮะ หวังว่าบทความนี้จะเป็นประโยชน์กับเพื่อนๆทุกคนครับ

อย่าปล่อยให้อีเมล์อยู่ใน Inbox

ตอนเช้าเปิด Outlook (Lotus Note หรือ App อื่นๆ) มาเจออีเมล์ใหม่ 10 อีเมล์ แล้วเพื่อนๆทำยังไงต่อไปครับ?

• Scan ชื่ออีเมล์ อันไหนไม่น่าสนใจก็ข้ามไป อันไหนเป็นอีเมล์ที่รออยู่ก็เปิดขึ้นมาอ่าน แล้วไงต่อครับ?
• มีเพื่อนส่งอีเมล์มาตามงานที่ฝากให้ทำไว้ตั้งแต่สัปดาห์ที่แล้ว ยุ่งล่ะ .. ยังไม่ได้ทำเลย ลองหาดูก่อนว่างานที่เค้าให้ช่วยมีรายละเอียดอะไรบ้าง ว่าแล้วก็ Scan / Sort / Search /Advance Search … กับอีเมล์ทั้งหมด 1285 อีเมล์ใน Inbox หาไม่เจอ ทำไงต่อไปครับ?
• ส่งเมล์ไปขอเลื่อนวันส่งงานแล้วก็ขอรายละเอียดมาใหม่ แล้วไงต่อครับ?
• Minimize Outlook แล้วก็ทำอย่างอื่นต่อไป ใช่รึเปล่า?

ตอนสายหัวหน้าเดินมาตามงานที่โต๊ะ … วงจรเดิมก็เริ่มต้นอีกครั้ง แต่ที่่ต่างคือพยายามหนักขึ้นในการหาอีเมล์เก่าให้เจอ เพราะว่าไม่กล้าขอให้หัวหน้าส่งมาให้อีกรอบ ฮ่าๆๆ ลองคิดดูถ้าเราต้องทำแบบนี้ซักวันละ 3 ครั้งทุกๆวัน มันเสียเวลามากนะครับ ผมว่าเป็นชั่วโมงได้เลย แถมงานเก่าก็ไม่ได้ทำ งานใหม่ก็ไม่เดินหน้า ปัญหานี้เป็นตัวดูดเวลาอันมีค่าของเราอย่างชัดเจนครับ แล้วเราควรจะทำยังไงดี?

จัดการกับอีเมล์ของคุณทันทีที่คุณอ่านมันจบ!!! เริ่มที่จัดเก็บอีเมล์ให้เป็นหมวดหมู่โดยสร้าง File Folder ใน Outlook (หรือ app อื่นๆ) ซิครับ ถ้าเรื่องไหนไม่สำคัญ ลบทิ้งซะ ถ้าเรื่องไหนต้องการหาข้อมูลเพิ่มเติมก่อนตอบกลับ เอาไปใส่ใน To-Do-List ไว้พร้อมทั้งเขียนคำตอบคร่าวๆเตรียมไว้เลยแล้ว save เป็น Draft ไว้ เดี๋ยวกลับมาเขียนต่อบ่ายๆก็ได้ ถ้าอีเมล์ไหนเป็นข้อมูลที่ต้องใช้ในการประชุม สั่ง print ทันทีจะได้ไม่ลืมตอนเข้าประชุม ถ้าอีเมล์ไหนเป็นการนัดประชุม เอาไปใส่ไว้ใน Calendar พร้อมทั้งตั้ง Reminder ไว้เลยครับ อ้อ… อย่าลืมใช้ Mail Filter ให้เป็นประโยชน์ด้วยนะครับ

เช็คอีเมล์ให้เป็นเวลา

Dan Markovitz กล่าวไว้ว่า “การตอบอีเมล์ทันทีที่ได้รับไม่ได้เป็นการบ่งบอกว่าเรามีประสิทธิภาพในการทำงานดีเสมอไป แน่นอนเป็นการดีที่คนอื่นติดต่อคุณได้ตลอดเวลาแต่ก็ไม่จำเป็นที่เราต้องตอบสนองสิ่งที่เค้าต้องการแบบทันทีทันใด คนส่วนมากต้องการการตอบสนองที่คาดเดาได้มากกว่าการตอบสนองแบบทันทีทันใด” ถ้าคนอื่นรู้ว่าเค้าต้องรอนานเท่าไรก่อนที่จะได้คำตอบ เราก็ไม่จำเป็นต้องมานั่งเช็คอีเมล์ ตอบอีเมล์บ่อยๆในแต่ละวัน ตรงนี้จะช่วยให้เรามีสมาธิในการทำงานหลักของเราได้มากขึ้นด้วยครับ เทคนิคที่จะช่วยได้ก็มีดังนี้

• เราไม่จำเป็นต้องรับรู้ทุกๆอีเมล์ที่เข้ามาแบบทันทีทันใดครับ ถ้าเพื่อนๆตั้งระบบ New Mail Alert ไว้ เอาออกซะครับ (ผมเพิ่งเอาออกเมื่อกี้เอง) เพราะส่วนใหญ่เวลาเห็นว่ามีอีเมล์ใหม่เข้ามา เราก็ต้องเปิดอ่าน … สมาธิของเราหายไปแล้วครับ การเช็คอีเมล์ระหว่างทำงานหลักอยู่เป็นมีผลทำให้ประสิทธิภาพในการทำงานของเราลดลงครับ
• บางคนได้รับอีเมล์เป็น 10 เป็น 100 ฉบับต่อวัน (สุดๆไปเลย) อย่างที่บอกครับ เราไม่จำเป็นต้องตอบทุกอีเมล์ในทันที แต่เราควรจะจัดสรรเวลาไว้สำหรับการอ่านและตอบอีเมล์โดยเฉพาะ จะวันละกี่นาที กี่ชั่วโมงก็แล้วแต่หน้าที่การงานของแต่ละคน พยายามทำแบบนี้ให้ได้เป็นประจำ เราจะได้ทำงานหลักอย่างมีสมาธิโดยไม่มีเรื่องอีเมล์มารบกวนแล้วครับ

หลีกเลี่ยงการทำงานหลายๆอย่างในเวลาเดียวกัน

สำหรับใครที่เป็น Programmer คงรู้ดีว่า Context-Switching ใน Multi-Threaded Systemนั้นไม่ใช่กระบวนการที่ได้มาฟรีๆแบบ 100% แต่มันมี Overhead ที่ต้องเสียเวลาไปในแต่ละครั้งของการเปลี่ยน Thread ที่ได้เข้าใช้ CPU ก็เหมือนกับสมองของเราครับ ต่างกันที่ช้ากว่ากันมากเท่านั้น

สมองของคนเราไม่สามารถที่จะทำงานสองอย่างที่ไม่เกี่ยวข้องกันพร้อมๆกันได้ ถ้าจุดประสงค์ต่างกันไปยิ่งแ่ย่ไปกันใหญ่ครับ Sue Shellenbarger กล่าวในรายงานของเธอว่า “การทำงานสองอย่างในเวลาเดียวกัน (Multitasking) เป็นการกัดกร่อนมากกว่าเป็นการช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของเรา” เพราะว่าเราต้องแบ่งสมองและความสนใจไปให้กับงานสองอย่างพร้อมๆกันถึงแม้ว่าจะเป็นงาน(ที่เราคิดว่า)ง่ายๆก็ตาม เช่น อ่านอีเมล์ไปพร้อมๆกับคุยโทรศัพท์ นั่นเป็นการทำให้ความสามารถในการจดจำระยะสั้นของสมองเราทำงานได้ไม่เต็มที่ สุดท้ายแล้ว เราก็จะจำอะไรที่อ่านจากอีเมล์ไม่ได้ (ต้องเสียเวลาอ่านอีกรอบ) และจับใจความสำคัญของเรื่องที่คุยโทรศัพท์ไม่ได้ทั้งหมด (ต้องเสียเวลาคุยอีกรอบ) ซึ่งผลวิจัยกล่าวไว้ชัดเจนว่าการทำแบบนี้เสียเวลามากกว่าทำทีละงานให้เสร็จไปเป็นลำดับครับ

ถ้าเพื่อนๆอยากได้เวลาเพิ่มในแต่ละวัน พยายามฝึกทำงานทีละอย่างครับ ถามว่าง่ายมั้ย? อืมมม จะว่าง่ายก็ง่าย จะว่ายากก็ยาก เพราะว่าอะไรหรอ? ก็เพราะว่ามันยากที่จะบังคับสมองและใจให้ไม่ไปสนใจกับงานที่สองที่สามที่เข้ามา เช่น เราตั้งใจมาอย่างดีว่าเอาล่ะฉันจะเขียนโค๊ดล่ะ ลงมือเขียนไปได้ 10 นาที MSN เด้งขึ้นมา … ผมว่า 90% ต้องหยุดเขียนโค๊ดแล้วไปอ่าน message แน่ๆ (ผมก็เป็นเหมือนกัน 555) แบบนี้ทำยังไงดี ลองถามตัวเองว่าเป็นไปได้มั้ยที่จะปิด MSN หรือในกรณีอื่นๆ เป็นไปได้มั้ยที่จะปิดโทรทัศน์ ปิดโทรศัพท์ หยุดคุยเล่น หยุดอ่านเวบบอร์ดก่อน ถ้าทำได้มันจะเป็นการปิดโอกาสให้งานที่สองที่สามเข้ามาขัดจังหวะเราแล้วครับ นี่คือหลักการ “Do More With Less” ที่ใช้ได้ผลแน่ๆ

ทำงานที่สำคัญที่สุดก่อน

ถ้าผมจะเครียดเรื่องทำงานอะไรซักอย่างเสร็จไม่ทันหรือไม่ก้าวหน้าอย่างที่หวังไว้ ผมจะเครียดกับงานที่สำคัญจริงๆครับ เช่น เขียนโค๊ดไม่เสร็จ ทำ Test ไม่ทัน ลืมทำ Progress Report (อันนี้แย่จัง) รวมไปถึงเขียนบทความไม่คืบหน้า เป็นต้น แต่ผมจะไม่ค่อยคิดมากกับเรื่องเล็กๆน้อยๆ เช่น ว้าาา วันนี้ยังไม่ได้อ่านข่าว เฮ้อ ไม่มีเวลาทักทายเพื่อนใน MSN เลย อะไรแบบนี้ครับ เรื่องจริงที่เกิดคืออะไรรู้ปะ? ผมแทบไม่เคยบ่นกับตัวเองเลยว่า “ว้าาา วันนี้ยังไม่ได้อ่านข่าว เฮ้อ ไม่มีเวลาทักทายเพื่อนใน MSN เลย” 555

เรามี 24 ชั่วโมงต่อวันเท่ากันทุกคน ถ้าเราเสียเวลาแบ่งเวลาส่วนหนึ่งไปทำงานที่ไม่สำคัญก่อนจะยิ่งทำให้เวลาของเราที่จะทำงานสำคัญเหมือนว่าเหลือน้อยลงครับ จากที่สำรวจตัวเองดู ก็เพราะผมมัวแต่ไปอ่านข่าว อ่านเวป เข้า MSN ก่อนที่จะทำงานสำคัญจริงๆ นี่แหละเป็นสาเหตุหนึ่งที่ทำให้ผมต้องมาเครียดตอนหมดวัน ถ้าเพื่อนๆคนอื่นเจอสถานการณ์เดียวกับผมแบบนี้ทำยังไงดีครับ?

เรามาพยายามทำงานที่สำคัญที่สุด ยากที่สุด กินเวลาที่สุดก่อนเลยดีกว่าครับ ก่อนเช็คอีเมล์ เราบังคับตัวเองให้ทำ Progress Report ที่ต้องใช้ในการประชุมบ่ายนี้ให้เสร็จก่อนจะดีกว่ามั้ย? ก่อนเปิดเวป เราบังคับตัวเองให้ทำ Code Review ให้เพื่อนก่อนดีกว่ามั้ย? ที่ผมพยายามจะบอกก็คือ “ทำงานที่สำคัญที่สุดก่อน” ครับ เทคนิคนี้จะช่วยให้เราทำงานเสร็จได้เร็วขึ้นเพราะ

• Penelope Trunk บอกไว้ว่า “คนเราไม่มีปัญหาในการทำงาน แต่มีปัญหากับการเริ่มงานต่างหาก” ถ้าเรากัดฟันเริ่มทำงานที่สำคัญๆแล้ว มันเป็นเรื่องง่ายที่จะบอกตัวเองให้ทำต่อให้เสร็จมากกว่าบอกตัวเองว่าให้เริ่มครับ นั่นคือถึงแม้ว่างานนั้นจะไม่เสร็จภายในเวลาชั่วโมงสองชั่วโมงหรือหนึ่งวัน แต่มันก็จะง่ายที่เราจะบังคับตัวเองให้มาทำงานนั้นต่อในวันหลังฮะ
• พอเราทุ่มเทกำลังและเวลาไปกับงานที่สำคัญที่สุด ยากที่สุด และกินเวลาที่สุด เราก็จะเหลือเวลาให้กับกิจกรรมที่กินเวลาเราน้อยลงเรื่อยๆ ดูเหมือนว่าเราจะใช้เวลาอย่างมีคุณค่ามากขึ้นครับ (น่าภูมิใจจริงๆ) ในขณะเดียวกันมันก็เป็นการลดความกดดันที่จะเกิดขึ้นตอนรู้สึกว่าจะทำงานไม่ทันให้เราได้อีก

รู้จักวงจรชีวิตตัวเอง

ก่อนที่เราจะเริ่มทำงานอะไรเราควรจะรู้จักตัวเองว่าเราทำงานในช่วงไหนได้ดีที่สุดด้วยครับ สำหรับบางคนช่วงเวลาบ่ายโดยเฉพาะหลังกินข้าวกลางวันจะเป็นช่วงเวลาที่พลังชีวิตต่ำมาก (ใครไม่เป็นบ้าง?) ถ้าเพื่อนๆมีอาการเดียวกันก็ควรจะวางแผนทำงานที่สำคัญ งานที่ต้องการความคิดสร้างสรรค์หรือพลังงานมากๆช่วงเช้าซึ่งเป็นเวลาที่เรากำลังฟิตและไฟแรง แล้วโยนงานประจำวันพวกจัดการอีเมล์ และอ่านรายงานต่างๆ มาไว้ช่วงบ่าย (หวังว่าจะไม่หลับกันไปซะก่อนนะ)

นอกเหนือจากช่วงเวลาในแต่ละวันแล้ว เราใช้แนวคิดนี้กับช่วงเวลาที่ดีในแต่ละสัปดาห์ได้ด้วย บางคนไฟแรงตั้งแต่วันจันทร์แล้วก็ค่อยๆมอดหายไป วันพุธอาจจะเป็นวันที่ขี้เกียจที่สุด … แล้วก็กลับมาฟิตเปรี๊ยะอีกครั้งตอนเช้าวันศุกร์ (ก็จะได้หยุดสองวันแล้วนี่) การวางแผนทำงานในแต่ละสัปดาห์ให้เป็นไปตามความเหมาะสมจะเป็นการใช้ศักยภาพของเราให้เกิดประโยชน์สูงสุดครับ เช่น วันจันทร์สมองกำลังแล่นฉิว นัดพบลูกค้าดีกว่า … วันพุธเริ่มขี้เกียจ เอา Progress Report มาทำละกัน … เย้ วันศุกร์ล่ะ ฟิตๆ นั่งคิดเรื่องการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานในทีมดีกว่า เป็นต้นครับ

เพื่อนๆมีวิธีเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานยังไงกันบ้างครับ?

ปล. ภาคสองจะตามมาเร็วนี้ฮะ

Related posts:

1. Save the Date with Microsoft Outlook
2. ง่ายๆกับการเพิ่ม Project Task ให้ Outlook
3. ใครขโมยเวลาของฉันไป?
4. มาเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานกันเถอะ – ภาค 2
5. เมื่อประชุมไม่เริ่มตรงเวลา