สองบทความที่ผ่านมากล่าวถึงทฤษฎีว่าด้วยเรื่องของการวางแผนโครงการ (project planning) สำหรับบทความนี้ผมจะยกตัวอย่างของแผนโครงการที่ถูกเขียนขึ้นตามหลักการทฤษฎีดังกล่าวครับ

ก่อนอื่นเรามาทบทวนกันซักนิดว่าองค์ประกอบที่สำคัญของแผนโครงการมีอะไรบ้าง อย่างแรกได้แก่ Statement of Work (SOW) สองคือ project specification สาม milestone schedule และสุดท้ายคือ Work Breakdown Structure (WBS) เมื่อความรู้แน่นขนาดนี้ เรามาลงมือวางแผนพร้อมกันเลยครับ

Statement of Work (SOW)

สำหรับ Statement of Work นั้นหลักๆเลยก็ต้องมีวัตถุประสงค์ของโครงการ (project objective) และผลลัพธ์ที่ต้องการ (list of deliverable) ตัวอย่างเช่น

The iStore project has objective to support customer shopping with RFID to be installed in 282 branches within 18 months under the budget of 3,500 million baht. The project scope includes the following tasks:

• Project feasibility study
• System requirements engineering and design
• Equipment procurement and installation
• System development and integration
• Technology transfer and users training
• System commissioning and tuning
• Maintenance and on-site service for 12 months

The project deliverable will include, but not limited to,

• Designed system
• System document
• Training packages
• Project reports

จุดที่ผมอยากเน้นจุดแรกคือการเขียนวัตถุประสงค์ของโครงการครับ ผมเขียนวัตถุประสงค์(ตัวอักษรสีเขียว)โดยใช้หลักการ SMART objective (ซึ่งผมคิดว่าเพื่อนๆหลายคนน่าจะรู้จักหลักการนี้อยู่แล้ว ผมไม่ขออธิบายเพิ่มเติมในบทความนี้) ดังนี้ครับ

S = Specific: ความเฉพาะเจาะจงที่ผู้อ่านเข้าใจได้อย่างชัดเจนก็คือ โครงการมีขึ้นเพื่อติดตั้งระบบ RFID ให้กับสาขาทั้งสิ้น 282 สาขา

M = Measurable: วัตถุประสงค์นั้นต้องสามารถประเมินผลได้ซึ่งการที่เราระบุตัวเลขต่างๆลงในวัตถุประสงค์นั้นจะช่วยให้เราประเมินผลความคืบหน้าหรือความสำเร็จได้ง่ายขึ้นมากทีเดียว เช่น ติดตั้งระบบให้กับ 282 สาขาภายใน 18 เดือนด้วยงบประมาณ 3,500 ล้านบาท

A = Attainable: วัตถุประสงค์นั้นต้องสามารถทำได้จริงทั้งในแง่ของผลลัพธ์ งบประมาณ และระยะเวลาที่ใช้ ซึ่งที่ผมยกตัวอย่างมานั้นก็ดูแล้วน่าจะทำได้จริง

R = Relevant: วัตถุประสงค์นั้นจะต้องตรงประเด็นและเข้ากันได้กับสถานการณ์โดยรอบของโครงการ (project) สำหรับกรณีนี้โครงการใหญ่ (program) คือโครงการที่ต้องการเพิ่มยอดขายให้กับบริษัท โครงการ iStore ถูกจัดเป็นโครงการย่อยภายใต้โครงการใหญ่อีกที ดังนั้นวัตถุประสงค์ของ iStore จะต้องเข้ากันได้กับวัตถุประสงค์ของโครงการใหญ่นั่นคือเพื่อเพิ่มยอดขาย

T = Time-Specific: วัตถุประสงค์ที่ดีต้องมีการกำหนดระยะเวลาในการบรรลุผลด้วย สำหรับ iStore นั้นกำหนดเวลาคือ 18 เดือน

สำหรับตัวอักษรสีน้ำเงินนั้นเป็นการระบุกลุ่มงานคร่าวๆซึ่งเป็นข้อตกลงระหว่างลูกค้าและผู้จัดการโครงการและโดยทั่วไปแล้วจะถูกเขียนไว้ในข้อเสนอโครงการ (project proposal) หรือหนังสือสัญญา (contractual document) ด้วย เราจะเรียกกลุ่มงานนี้ว่า Contractual Work Breakdown Structure (CWBS) ก็ได้ครับ หลังจากที่กำหนด CWBS ?แล้ว ผู้จัดการโครงการจะส่งข้อมูลนี้ให้ผู้จัดการตามสายงาน (line manager) เพื่อไปขยายผลสร้างแผนงานอย่างละเอียด (WBS) ต่อไป

ตัวอักษรสีแดงคือผลลัพธ์ที่ต้องการ (list of deliverables) เป็นการกำหนดว่าเมื่อเสร็จสิ้นโครงการแล้วจะต้องมีอะไรถูกส่งมอบให้ลูกค้าบ้าง ข้อมูลส่วนนี้จะถูกใช้อีกครั้งตอนที่เราระบุกำหนดการของเป้าหมาย (milestone schedule)

Project Specification

ขั้นที่สองเราจะต้องกำหนดรายละเอียดและข้อกำหนดของโครงการ (project specification) ครับ สำหรับโครงการ iStore มีรายละเอียดดังนี้ (ตรงนี้เป็นข้อมูลตัวอย่างนะครับ อาจจะไม่ใช่ตัวเลขหรือมาตรฐานที่มีอยู่จริงครับ)

• All hardware and software requirements will be according to RFP-01-0246.
• All electricity installation standards will be complied with MEA-0125-2547 and NEMA latest version.
• All data and communication device installation must be complied with ITU.

Milestone Schedule

นอกจากจะเป็นส่วนที่กำหนดวันเริ่มต้นและสิ้นสุดโครงการแล้ว ส่วนนี้จะเป็นการขยายความของผลลัพธ์ที่ต้องการ (list of deliverables) โดยระบุเวลาส่งมอบผลลัพธ์ให้กับลูกค้า การกำหนดระยะเวลาที่แน่นอนจะช่วยอำนวยความสะดวกให้ผู้จัดการโครงการติดตามความก้าวหน้าของโครงการได้ง่ายขึ้นครับ ตัวอย่าง milestones ของโครงการ iStore คือ

Work Breakdown Structure (WBS)

เราควรจะอ้างอิงถึงกลุ่มงานคร่าวๆที่อยู่ใน SOW (ตัวอักษรสีน้ำเงิน) เพื่อนำมาขยายความสร้างเป็นแผนงานอย่างละเอียด (WBS) ด้วยการกำหนดให้กลุ่มงานคร่าวๆนั้นเป็น task (ระดับที่3) ของ project (ระดับที่ 2) ใน WBS (ผมอ้างอิงถึงทฤษฎีในบทความที่แล้วนะครับ) ตัวอย่างเช่น

จากตัวอย่างข้างบนจะเห็นว่าโครงการใหญ่ (program) คือ iSell ซึ่งประกอบด้วยโครงการย่อยสามโครงการได้แก่ iStore, iLogistic และ iCRM ครับ การเขียน WBS ของโครงการย่อย iStore จะเริ่มจากระดับที่ 2 (project) เราก็ใส่ชื่อโครงการของเราไปได้เลย จากนั้นในระดับที่ 3 (task) อย่างที่แนะนำไว้เราจะกำหนดงานให้กับโครงการได้ง่ายๆโดยการเอากลุ่มงานคร่าวๆที่อยู่ใน SOW มาใส่ลงไปเลย ถึงตรงนี้จะว่าไปก็หมดหน้าที่โดยตรงของผู้จัดการโครงการ (project manager) แล้ว

ระดับที่ 4-6 นั้นจะเป็นความรับผิดชอบของผู้จัดการตามสายงาน (line manager) ที่จะไประบุรายละเอียดต่างๆให้ครบถ้วน เริ่มต้นจากกำหนดงานย่อย (sub-task) ในระดับที่ 4 กำหนดขั้นตอนการทำงาน (work package) ในระดับที่ 5 และสุดท้ายกำหนดทรัพยากรที่ต้องการ (level of effort) อันได้แก่บุคคลากร ระยะเวลา และงบประมาณที่ต้องใช้ในระดับที่ 6 ซึ่งเป็นระดับสุดท้ายครับ

Term Definition

อันนี้แถมครับ เราควรจะเขียนคำอธิบายสำหรับคำศัพท์ (term) ต่างๆที่เราใช้ในแผนโครงงานของเราด้วยโดยเฉพาะอย่างยิ่งคำศัพท์สำหรับผลลัพธ์ที่ต้องการ (list of deliverables) เพื่อเป็นการป้องกันการเข้าใจผิดหรือตีความความหมายผิดในระหว่างการทำงานจริง อีกอย่างที่สำคัญอย่างยิ่งคือถ้าแผนโครงงานเป็นส่วนหนึ่งของเอกสารสัญญา การที่เราระบุความหมายของคำศัพท์ต่างๆให้ชัดเจนจะช่วยให้เรามีภูมิคุ้มกันทางด้านกฎหมายไปในตัวด้วยครับ

หลักการในการเขียนคำอธิบายก็คือเราต้องระบุความหมายที่ชัดเจนและต้องระบุด้วยว่าอะไรที่จะนับรวมหรือไม่นับรวมในคำศัพท์คำนี้ ตัวอย่างเช่น

Term: Designed system

Meaning: A system comprises subsystem, modules, network devices, computer hardware, software, firmware, documentation to be put together as a single unit for user(s) to use for their day-to-day operation. The designed system is to be used for procurement and installation.

Term: System document

Meaning: All related documents pertaining to designed system, i.e. user manuals, reference manual, etc.

Term: Training packages

Meaning: List of training courses and course contents to be trained for the trainers and the end users.

Term: Project reports

Meaning: All reports to be used to coordinate and inform the project community.

เมื่อเอาข้อมูลทั้งหมดมารวมกันก็น่าจะเป็นแผนโครงการที่ดีพอสมควรซึ่งใช้ได้จริงในการทำงาน หวังว่าบทความนี้จะมีประโยชน์กับเพื่อนๆนะครับ ขอบคุณครับ

ปล. บทความสำหรับอ่านเพิ่มเติมครับ กระบวนการวางแผน (๓) – Work Breakdown Structure – WBS

Related posts:

1. ขั้นตอนในการวางแผนโครงการ
2. Task ที่ควรมีสำหรับ Project Plan แบบ Waterfall
3. Productive Thinking กับการเขียน Work Breakdown Structure
4. กระบวนการพัฒนาซอฟท์แวร์อย่างมืออาชีพ — ภาค2
5. อีกครั้งกับ Statement of Work