จากบทความที่แล้วเกี่ยวกับบทเริ่มต้นของการวางแผนโครงการ ผมขอลงรายละเอียดเพิ่มเติมในบทความนี้เลยครับ ปฏิเสธไม่ได้เลยว่าการบริหารงานให้ประสบความสำเร็จนั้นจำเป็นจะต้องมีการวางแผนโครงการที่ดี ซึ่งแผนโครงการที่ดีนั้นประกอบด้วย 4 ส่วนประกอบสำคัญได้แก่

1. คำอธิบายที่เกี่ยวกับโครงการ (Statement of Work/SOW/Scope Statement)
2. รายละเอียดและข้อกำหนดเกี่ยวกับโครงการ (Project Specification)
3. กำหนดการของเป้าหมาย (Milestone Schedule)
4. แผนงานอย่างละเอียด (Work Breakdown Structure)

คำอธิบายที่เกี่ยวกับโครงการ (Statement of Work)

คือคำอธิบายแบบละเอียดของโครงการและงานที่ต้องทำในโครงการ คำอธิบายที่เกี่ยวกับประกอบด้วย

• วัตถุประสงค์ของโครงการ (Project Objective)
  
• คำอธิบายโดยย่อของงานสำคัญและรายการของผลผลิต (List of Deliverable)
• ข้อจำกัดเกี่ยวกับงบประมาณ (ถ้ามี) (Budget Constraint)
  
• และหมายกำหนดการโดยรวม (Overall Schedule)

ระหว่างการจัดทำคำอธิบายที่เกี่ยวกับโครงการ ผู้จัดการโครงการควรทำให้มั่นใจในความครบถ้วนสมบูรณ์ของเนื้อหาโดยการจัดการทบทวนหลายๆครั้งกับผู้เชี่ยวชาญ (functional specialists) ที่เกี่ยวข้องเพื่อตรวจสอบว่าข้อมูลทางเทคนิคและบริหารนั้นเพียงพอที่จะบรรลุวัตถุประสงค์ของโครงการ

หลังจากได้รับความคิดเห็นจากรอบด้านแล้ว ผู้จัดการโครงการควรเป็นเจ้าภาพจัดการประชุมตรวจสอบครั้งสุดท้ายกับผู้จัดการระดับสูง (senior management) ก่อนจะนำคำอธิบายที่เกี่ยวกับโครงการไปใช้ต่อในการวางแผนโครงการ

รายละเอียดและข้อกำหนดเกี่ยวกับโครงการ (Project Specification)

คือการกำหนดมาตรฐานและรายละเอียดของทุกอย่างที่จะใช้ใน Project และทุกอย่างที่เป็นสิ่งที่ได้ออกมาจาก Project หรือที่เราเรียกว่า Work Products หรือ Deliverable นั่นแหละครับ

ทำไม Project Specification ถึงสำคัญ? ก็เพราะ

• มันจะเป็นหนึ่งใน Requirement ของ Project ที่เรารับผิดชอบซึ่งเป็นสิ่งที่ลูกค้าคาดหวังไว้ว่าจะได้รับเมื่อ Project จบ พูดคุยตกลงเรื่องนี้กันได้แต่เนิ่นๆก็จะลดโอกาสที่จะเกิดสิ่งไม่คาดคิด (surprise) กับทั้งตัวลูกค้าและตัวเราเองครับ
• มันจะถูกใช้สำหรับการประเมินค่าใช้จ่ายและแรงงานที่ต้องใช้ครับ ซึ่งการแก้ไขมาตรฐานเพียงเล็กน้อยอาจจะเป็นผลกระทบใหญ่ต่อค่าใช้จ่าย เช่น ถ้าลูกค้าขอให้ระบบทำงานเร็วขึ้นซัก 1-2% เราอาจจะต้องเสียค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมเป็นเงินนับล้านบาท ดังนั้นเราจึงต้องตกลงเรื่องนี้กับลูกค้าให้เรียบร้อยก่อนตั้งแต่ตอนวางแผนโครงการเพื่อที่จะป้องกันการเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้นภายหลังครับ

กำหนดการของเป้าหมาย (Milestone Schedule)

ประกอบด้วย

• วันเริ่มต้นโครงการ (Project Start Date)
• วันสิ้นสุดโครงการ (Project End Date)
• กำหนดการของเป้าหมายสำคัญ (Major Milestones)
• ผลผลิตหรือรายงาน (Deliverable or Reports)

วันเริ่มต้นและวันสิ้นสุดโครงการ(ถ้าถูกกำหนดมาแล้ว)จำเป็นต้องถูกรวมเข้าไปในการวางแผนโครงการ กำหนดการของเป้าหมายสำคัญก็ได้แก่ การประชุมเพื่อตรวจสอบวัตถุประสงค์ของโครงการ วันที่ระบบตัวอย่างพร้อมส่งมอบ วันสั่งซื้อวัตถุดิบ วันเริ่มทดสอบระบบจริง และอื่นๆก็ควรจะถูกระบุลงในแผนโครงการด้วยเช่นกัน

แผนงานอย่างละเอียด (Work Breakdown Structure)

คือตัวแทนซึ่งถูกจัดเรียงเป็นลำดับขั้นของงานที่ต้องทำในโครงการเพื่อบรรลุวัตถุประสงค์ ในการวางแผนโครงการผู้จัดการโครงการต้องวางโครงสร้างของงานเป็นส่วนเล็กๆเพื่อ

• ง่ายต่อการบริหารจัดการเพราะอำนาจและผู้รับผิดชอบจะถูกกำหนดให้กับงานชิ้นเล็ก
• ลดความเกี่ยวข้องและขึ้นต่อกันระหว่างงานใหญ่ๆลง
• ง่ายต่อการวัดผลและติดตามความก้าวหน้าของงาน

การออกแบบและเขียนแผนงานอย่างละเอียดต้องทำด้วยความรอบคอบ แผนงานอย่างละเอียดที่ดีสามารถใช้ในการจัดเตรียมสิ่งต่างๆได้ดังนี้

• ตารางความรับผิดชอบ (the responsibility matrix)
• โครงข่ายของหมายกำหนดการ (network scheduling)
• ค่าใช้จ่าย (costing)
• การวิเคราะห์ความเสี่ยง (risk analysis)
• โครงสร้างขององค์กรหรือบุคคลากร (organizational structures)
• แผนการควบคุม (control)

คำจำกัดความของงานในลำดับล่างสุดควรประกอบด้วย

• วัตถุประสงค์ (objective): สิ่งที่ต้องทำให้สำเร็จในงานนี้ (expected outcome)
• ผลผลิตที่ต้องส่งมอบ (deliverable): เป็นสิ่งที่จับต้องหรือใช้งานได้ ประกอบด้วยฮาร์ดแวร์ ซอฟท์แวร์ รายงาน และอื่นๆ
• กำหนดเวลา (schedule): งานทั้งหมดต้องมีวันเริ่มต้น วันสิ้นสุด และวัน(เวลา)สำหรับรายงานความคืบหน้าของงาน (update date)
• งบประมาณ (budget): งบประมาณที่ต้องใช้ในการทำงานแต่ละงาน
• มาตรการวัดผล (performance measures): กำหนดมาตรการวัดผลความคืบหน้าของงานโดยการเปรียบเทียบผลงานจริง(actual) และความคาดหวัง (planned) ระหว่างดำเนินโครงการ
• หน้าที่รับผิดชอบ (responsibility): ระบุผู้รับผิดชอบให้กับแต่ละงานในโครงการ

ถึงแม้ว่าจะมีหลายวิธีในการสร้างแผนงานอย่างละเอียด แต่โดยปกติแล้วแผนงานอย่างละเอียดจะประกอบด้วยหกลำดับขั้นดังนี้


ถึงจะเห็นว่า WBS ประกอบด้วยข้อมูล 6 ระดับ แต่ก็ไม่จำเป็นว่าทุก Project ต้องมีครบทั้ง 6 ระดับนะครับ ถ้า Project ใหญ่ก็โอเคที่จะมีครบ แต่ถ้า Project ของเราเล็กก็ไม่แปลกที่จะมีไม่ครบทั้ง 6 ระดับ แต่ที่สำคัญคือสองระดับสุดท้ายคือ Work Package และ Level of Effort ผมคิดว่าจำเป็นต้องมีในทุก Project เพราะว่ามันเป็นส่วนย่อยที่ระบุถึงสิ่งที่ต้องทำและระยะเวลาที่ต้องใช้ในการทำงานนั้นๆซึ่งจำเป็นมาต่อ Project Manager ครับ

อย่างที่กล่าวไปแล้วในบทที่แล้วเกี่ยวกับหน้าที่และการทำงานร่วมกันระหว่าง Project Manager และ Line Manager ครับ WBS ก็เป็นอีกงานหนึ่งที่ทั้งสองคนนี้แบ่งหน้าที่รับผิดชอบกัน โดยที่ Project Manager เป็นคนเก็บข้อมูล และจัดทำ WBS ใน 3 ระดับบนสุดซึ่งได้แก่ Total Program, Project และ Task หลังจากนั้น Line Manager จะรับช่วงต่อในการเพิ่มข้อมูล Sub-task, Work Package และ Level of Effort ซึ่งจะทำให้ WBS สมบูรณ์ครับ

นี่คือหลักใหญ่ใจความทั้งหมดของการวางแผนโครงการจากความรู้และประสบการณ์ของผมครับ บทความหน้าผมจะนำเสนอของแผนโครงการจริงที่สร้างขึ้นโดยใช้หลักการจากบทความนี้เพื่อเพื่อนๆจะได้มองเห็นภาพที่ชัดเจนยิ่งขึ้นครับ

ขอบคุณครับ

อ้างอิงข้อมูลจาก: Project Management ? A Systems Approach to Planning, Scheduling, and Controlling, Eight Edition ของ , Harold Kerzner, PhD

Related posts:

1. ตัวอย่างแผนโครงการ
2. Productive Thinking กับการเขียน Work Breakdown Structure
3. กระบวนการพัฒนาซอฟท์แวร์อย่างมืออาชีพ — ภาค2
4. อีกครั้งกับ Statement of Work
5. ภูเขาน้ำแข็งของ Statement Of Work