บทความนี้กล่าวถึงภาพรวมโดยทั่วไปของการวางแผนโครงการ (Project Planning) ซึ่งผมได้ประมวลความรู้ความเข้าใจที่มีบวกกับข้อมูลที่มาจากหนังสือ Project Management – A Systems Approach to Planning, Scheduling, and Controlling, Eight Edition ของ , Harold Kerzner, PhD หวังว่าจะมีประโยชน์กับเพื่อนๆครับ

ปล. คำศัพท์บางคำผมไม่ทราบจริงๆว่าควรจะแปลออกมาเป็นภาษาไทยว่าอย่างไร ผมเลยใส่คำภาษาอังกฤษมาในวงเล็บข้างหลังเผื่อว่าเพื่อนๆจะเข้าใจได้ชัดเจนยิ่งขึ้นครับ

บทเริ่มต้นของการวางแผนโครงการ

ความรับผิดชอบที่สำคัญที่สุดของผู้จัดการโครงการ (Project Manager) คือการวางแผนและการปฏิบัติตามแผนงานนั้น โดยทั่วไปแล้วการวางแผนหมายถึงการระบุวัตถุประสงค์และการกำหนดนโยบาย (Policies) วิธีการปฏิบัติ (Procedures) และหมายกำหนดการ (Program) เพื่อที่จะบรรลุวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้ เหตุผลหลักที่ชี้ให้เห็นถึงความสำคัญของการวางแผนโครงการคือ

• เพื่อกำจัดหรือลดความไม่แน่นอน
• เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพในการปฏิบัติงาน
• เพื่อความเข้าใจที่มากขึ้นเกี่ยวกับวัตถุประสงค์ของโครงการ
• เพื่อเตรียมการสำหรับการติดตามและควบคุมงานต่างๆในโครงการ

ผู้จัดการโครงการซึ่งเป็นบุคคลสำคัญที่มีผลต่อความสำเร็จของการวางแผนโครงการ นั้นจำเป็นต้องมีส่วนร่วมตั้งแต่การริเริ่มโครงการ (conception) จนถึงการปฏิบัติการ (execution) แผนโครงการที่ดีจำเป็นจะต้องถูกออกแบบมาอย่างมีระบบ (systematic) ยืดหยุ่น (flexible) เพียงพอที่จะจัดการกับงานที่มีความพิเศษแต่ละงานและอยู่ระเบียบ (disciplined) ผ่านการตรวจสอบและควบคุม ถ้าแผนโครงการไม่มีคุณสมบัติเหล่านี้อาจจะทำให้เกิดผลเสียที่ตามมา เช่นการเริ่มโครงการโดยที่ยังไม่มีการระบุความต้องการและวัตถุประสงค์และ ความสับสนวุ่นวายในระหว่างการปฏิบัติงาน เป็นต้น

ส่วนประกอบของแผนโครงการ

เมื่อลงรายละเอียดแล้วนั้น การวางแผนคือการระบุว่าต้องทำอะไร โดยใคร และเมื่อใดเพื่อที่จะทำให้งานบรรลุผล ส่วนประกอบสำคัญของแผนโครงการมีทั้งสิ้นเก้าอย่าง ได้แก่

1. วัตถุประสงค์ (objective): เป้าหมายที่ต้องทำให้สำเร็จภายในระยะเวลาที่กำหนด
2. ระเบียบวาระ (program): กระบวนการหรือวิธีการที่ต้องทำเพื่อบรรลุวัตถุประสงค์
3. หมายกำหนดการ (schedule): กำหนดเวลาที่งานหรือกลุ่มงานต้องเริ่มและ/หรือเสร็จ
4. งบประมาณ (budget): ค่าใช้จ่ายที่ต้องใช้เพื่อบรรลุวัตถุประสงค์
5. การคาดหมาย (forecast): การคาดหมายว่าเหตุการใดจะเกิดขึ้นเมื่อเวลาใด
6. หน่วย งานและผู้ร่วมงาน (organization): การออกแบบจำนวนผู้ร่วมงาน ตำแหน่งงาน หน้าที่ความรับผิดชอบต่างๆที่จำเป็นต่อการบรรลุวัตถุประสงค์
7. นโยบาย (policy): ข้อแนะนำทั่วไปสำหรับการตัดสินใจต่างๆในการทำงาน
8. วิธีการปฏิบัติ (procedure): วิธีการในรายละเอียดเพื่อปฏิบัติการให้ลุล่วงตามนโยบาย
9. มาตรฐาน (standard): ระดับในการประเมินผลว่าเพียงพอหรือเป็นที่ยอมรับได้ซึ่งกำหนดไว้สำหรับบุคคลหรือกลุ่มบุคคล

บุคคลที่เกี่ยวข้องกับการวางแผนโครงการ

ความเข้าใจในหน้าที่และความรับผิดชอบของแต่ละบุคคลนั้นมี ส่วนสำคัญอย่างมากต่อความสำเร็จในการวางแผนโครงการ หน้าที่และความรับผิดชอบของแต่ละบุคคลมีดังนี้

ผู้จัดการโครงการ (Project Manager) ซึ่งเป็นคนที่รับผิดชอบความเป็นไปทั้งหมดใน Project นั้นจะทำหน้าที่กำหนด

• เป้าหมายและวัตถุประสงค์ (goals and objectives)
• จุดหมายที่สำคัญ (major milestones)
• ความต้องการของโครงการ (requirements)
• กฎพื้นฐานในการทำงาน (ground rules)
• ข้อจำกัดของเวลา (time) งบประมาณ (cost) และคุณสมบัติ (performance)
• วิธีการและขั้นตอนการปฏิบัติงาน (operating procedures)
• นโยบายเกี่ยวกับการจัดการหรือการบริหาร (administrative policy)
• หลักการในการรายงานผล (reporting requirement)

ผู้จัดการตามสายงาน (Line Manager) ซึ่งเป็นคนที่ดูแลรับผิดชอบสมาชิกที่จะมีส่วนร่วมกับ Project ทำหน้าที่กำหนดรายละเอียดของงานในระดับลึก เช่น Development Manager ก็จะทำหน้าที่ดูแลงานในส่วนของ Developer ในขณะที่ Quality Assurance Manager ก็จะทำหน้าที่ดูแลงานในส่วนของ QA เป็นต้นครับ โดยสรุปหน้าที่ของ Line Manager ก็มีดังนี้

• กำหนดรายละเอียดของแต่ละงานที่ต้องทำเพื่อบรรลุวัตถุประสงค์และความต้องการ
• กำหนดรายละเอียดของระยะเวลา แรงงาน และงบประมาณที่ต้องการในแต่ละงาน
• ระบุงานหรือกลุ่มงานที่มีความเสี่ยง (Risk) ความไม่แน่นอน (Uncertainty) และความขัดแย้ง (Conflict) ของโครงการ

ผู้จัดการอาวุโส (Senior Management หรือProject Sponsor) ซึ่งเป็นหัวหน้าของ Project Manager อีกทีนั้นจะทำหน้าที่

• เป็นผู้เจรจาเมื่อเกิดข้อขัดแย้งระหว่างผู้จัดการโครงการและผู้จัดการตามสายงาน เช่น Project Manager ต้องการ Developer 4 คน แต่ Line Manager พร้อมจะให้ได้แค่ 3 คน เป็นต้น
• ให้ความกระจ่างสำหรับประเด็นหรือปัญหาสำคัญ เช่น การจัดลำดับความสัมพันธ์ของ Scope Schedule และ Resource ผ่านทาง Flexibility Matrix
• เป็นตัวกลางในการติดต่อสื่อสารกับผู้จัดการอาวุโสของลูกค้า (Customer’s Senior Management)

หลังจากเข้าใจภาพรวมกว้างๆของการวางแผนโครงการแล้ว บทความหน้าผมจะเจาะลึกลงในรายละเอียดว่าขั้นตอนในการวางแผนนั้นเป็นอย่างไร ถ้าเพื่อนๆมีความคิดเห็นอย่างไรกับบทความของผมก็บอกได้เลยนะครับ ยินดีอย่างยิ่งที่จะได้แลกเปลี่ยนความคิดเห็นกันครับ

ขอบคุณครับ

Related posts:

1. Project Planning — How To Videos
2. ขั้นตอนในการวางแผนโครงการ
3. เคล็ดลับสำหรับการวางแผนโครงการ (project planning tips)
4. แจก Ebook Project Planning … ฟรี!!!
5. Chapterpiece.Meeting.2: Project Planning — How To