Chapterpiece.Meeting.4: Risk Management for IT Projects ผ่านไปได้ด้วยดีในสถานการณ์บ้านเมืองที่ไม่ค่อยปกติเท่าไร มีสมาชิกร่วมกิจกรรมทั้งหมด 8 คนครับ ขอบคุณทุกคนมากๆ โดยเฉพาะกอล์ฟ … มาจากชลบุรี แมนสุดๆ ฮ่าๆ

ก็เหมือนทุกครั้งที่เราจะมีของฝากมาให้เพื่อนๆที่ไม่ได้มาร่วมกิจกรรม สิ่งนั้นคือ CM4.Risk.Management.Result … Download ได้ที่นี่ครับ

กรณีศึกษา — ระบบเช่าหนังสือออนไลน์

ด้วยความตั้งใจว่าจะมี Workshop เพื่อให้ทุกคนได้ลองมีส่วนร่วมกับกระบวนการ Risk Management จริงๆ ผมเลยสมมติกรณีศึกษาขึ้นมาอันหนึ่งครับ “ระบบเช่าหนังสือออนไลน์ (Online Book Rental System – OBRS)” สำหรับไฟล์แรกที่ชื่อ Case_Information.docx นี้จะอธิบายให้ทุกคนเข้าใจถึงที่มาที่ไป วัตถุประสงค์ สมมติฐาน ข้อจำกัด และความต้องการทางธุรกิจกับทางเทคนิค หรือจากอ่านข้อมูลตรงนี้แล้วเพื่อนๆจะเห็นภาพว่า เอ๊ะ ลูกค้าเค้าต้องการอะไร ทำไม เมื่อไร และเราต้องทำอะไรบ้างนะ

เนื่องจากเรามีกัน 8 คน ผมเลยแบ่งสมาชิกเป็น 2 กลุ่ม กลุ่มละ 4 คนครับ ความสนุกอยู่ตรงนี้แหละ แต่ละคนจะได้รับมอบหมายตำแหน่งในโปรเจกต์ที่ไม่เหมือนกัน ได้แก่ Business Analyst, Development Team Leader, Quality Assurance Team Leader และ Project Manager ซึ่งแต่ละตำแหน่งก็จะมีเรื่องราวเบื้องหลัง ที่มาที่ไป และแนวคิดเกี่ยวกับโปรเจกต์นี้ที่ไม่เหมือนกันครับ ลองอ่านดูครับ ไฟล์ที่ชื่อ Role_xxx.docx ครับ

หลังจากอ่านกันแล้วยังไงต่อ … ก็เริ่มกระบวกการ Risk Management เลยครับ จาก Risk Identification ซึ่งต่างคนก็จะมีมุมมอง มี Risk ที่ต่างกันออกไปตามหน้าที่และเนื้อหาที่ผมกำหนดให้ จากนั้นก็เป็นตามลำดับขั้นตอน Risk Assessment เพื่อวิเคราะห์ถึงความเป็นไปได้ที่จะเกิดปัญหา (Probability) และความรุนแรงของปัญหา (Impact) และปิดท้ายด้วย Risk Response เพื่อหาแนวทางป้องกัน (Mitigation Plan) และแนวทางแก้ไขปัญหา (Contingency Plan) ครับ ลองดูรายละเอียดได้จากไฟล์?CM4_Risk_Management.pdf และบทความนี้ครับ

สุดท้ายเราก็ได้ Risk List ของ OBRS Project ออกมา ผมสรุปข้อมูลทั้งหมด (เท่าที่จำได้) จากทั้ง 2 กลุ่มมาใส่ไฟล์?OBRS_Risk_List.xlsx ไว้ พยายามเตรียม Mitigation Plan เอาไว้สำหรับ Risk ทุกตัวเพื่อป้องกันเหตุการณ์เลวร้ายที่จะเกิดขึ้น แต่สำหรับ Contingency Plan ที่บอกว่าจะทำอย่างไรต่อไปเพื่อแก้ไขหรือลดความรุนแรงของปัญหาที่เกิดขึ้นแล้วนั้น บางข้อผมหาไม่ได้จริงๆครับ (คิดไม่ออก ฮ่าๆ) … อ้อ แล้วก็สำหรับ Probability และ Impact กำหนดกันเองได้เลยนะครับว่าจะ Low, Medium หรือ High

การนำไปใช้งาน

ตอนผมเขียนกรณีศึกษานี้ ผมพยายามจะคิดถึง Risk ที่เจอกันบ่อยๆใน IT หรือ Software Development Project ซึ่งผมหวังว่าการอ่าน OBRS_Risk_List.xlsx จะช่วยให้เพื่อนๆมองเห็นถึงเจ้า Common Risks เหล่านั้น เช่น งานเยอะไป, Requirement ไม่ชัดเจน, คนไม่พอ, และลูกค้าไม่ให้ความร่วมมือ รวมถึงแนวทางป้องกันและแนวทางแก้ไข เบื้องต้นบ้างครับ

ถ้าเพื่อนๆคนไหนสนใจก็ลองเอาข้อมูลตรงนี้ไปใช้กับคนในทีมก็ได้นะ ลองแบ่งกลุ่มทำ Workshop กันดู ผลลัพธ์ที่ต้องการคือ Risk List ซึ่งแต่ละคนแต่ละกลุ่มจะได้ผลออกมาต่างกันเนื่องจากประสบการณ์และมุมมองที่ไม่เหมือนกัน ตรงนี้แหละที่จะเป็นประโยชน์ในการเปิดมุมมองใหม่ๆและแลกเปลี่ยนความคิดเห็นกัน มันคือเหตุผลว่าทำไม Risk Management ต้องทำเป็นกลุ่ม … ใครเอาไปลองเล่นแล้วได้ผลอย่างไรช่วยบอกกันด้วยนะครับ

สุดท้ายนี้ขอให้ทุกคนปลอดภัย บ้านแห้ง (เร็วๆ) กันทุกคนครับ อวยพรตัวเองด้วย ตอนเขียนนี่น้ำก็ใกล้บ้านเข้ามาล่ะ