Loading ...บ่อยมั้ยครับที่มีความรู้สึกว่า … เฮ้อ ไม่ทันอีกแล้วหรอเนี่ยะ …
- เฮ้ย ค่าโทรศัพท์ บัตรเครดิต ค่าน้ำค่าไฟ เลยกำหนดจ่ายแล้วหรอเนี่ยะ … โดนค่าปรับอีกแล้ว
- อ่าว 2 ทุ่มแล้ว ยังไม่ได้ทำความสะอาดห้องเลย … ต้องเลื่อนอีกแล้วซิ รอบที่เท่าไรแล้ว (วะ)
- เวรล่ะ เหลืออีก 3 วันจะถึงกำหนดยื่นภาษีแล้ว เอกสารประกอบยังไม่ครบเลย ประกันชีวิต, กองทุน LTF ยังไม่ได้ขอเลย … จะทันไม่เนี่ยะ
มีอีกหลายเหตุการณ์ในชีวิตผมเอง (ฮ่าๆ) ที่ต้องนั่งเซ็งตัวเองกับเรื่องเดิมๆแบบนี้ อาการแบบนี้เป็นโรคชนิดหนึ่งนะครับ “Student Syndrome”
Student Syndrome
“โรคเด็กนักเรียน” เป็นยังไง? อะ ลองย้อนอดีตกันนิดนึงสำหรับลุงๆป้าๆอย่างเรา ใครเคยต้องรีบมาลอกการบ้านเพื่อนตอนเช้าบ้างยกมือขึ้น ใครเคยไม่หลับไม่นอนเพื่ออ่านหนังสือสอบตอนคืนสุดท้ายยกมือขึ้น ใครเคยเริ่มทำรายงานเมื่อเหลือเวลาอีกแค่ 3 วันก่อนส่งบ้างยกมือขึ้น … ค่อนข้างมั่นใจว่าคงยกกันพรึบหละ
คนทั่วไปจะยอมเริ่มทำงานอะไรซักอย่าง (อย่างจริงจัง) ก่อนเส้นตายนิดเดียว
นั่นแหละครับความหมายของ “โรคเด็กนักเรียน” ซึ่งพวกเราคงเข้าใจง่ายๆด้วยคำว่า “ผลัดวันประกันพรุ่ง” โดยทั่วไปจะเกิดกับงานหรือสิ่งที่เราไม่ชอบแต่ต้องทำ เราก็จะเลื่อนมันไปเรื่อยๆ เรื่อยๆ ด้วยความคิดที่ว่า “โด่เอ้ย งานแค่นี้ทำแป๊บเดียวก็เสร็จ จันทร์หน้าค่อยทำแล้วกัน” จนถึงจุดนึงที่เรารู้สึกว่า “เอาล่ะ ต้องเริ่มแล้ว” นั่นแหละถึงจะยอมลงมือทำกันจริงๆ แต่เหมือนกรรมตามทัน ผมว่าเกินครึ่ง ไม่เสร็จตามเป้าหมายหรอก ถึงเสร็จก็ลวกๆรีบๆ ไม่มีคุณภาพเท่าไร เพราะอะไร?
- คนเราหลงตัวเองว่าเก่งอะ งานแค่นี้แป๊บเดียวก็เสร็จ เป็นที่มาของการประเมินเวลาที่ใช้น้อยไป (Underestimation)
- ลืมครับ ไม่ได้เผื่อเวลาไว้สำหรับความเสี่ยงต่างๆที่อาจจะเกิดขึ้นได้เลย
ตอนนี้หันกลับมามอง Work Breakdown Structure (WBS) ใน Project ของเรา ลองนึกดูว่ามีกี่งานที่เริ่มตรงตามเวลาที่กำหนดไว้เทียบกับจำนวนงานที่ถูกเลื่อนไปจนนาทีสุดท้าย จินตนาการต่อไปว่าทุกงานเริ่มตรงเวลาแบบไม่มีผลัดวันประกันพรุ่งและไม่มี Delay เพราะเรื่องที่ไม่เป็นเรื่อง มันจะส่งผลดีขนาดไหนให้กับ Project ของเรา ต่อไปอีกนิดถ้า Project เสร็จเร็ว Product ออกขายได้เร็วขึ้น มันจะส่งผลดีในแง่ธุรกิจและอื่นๆแค่ไหนกับบริษัทของเรา เนอะ
ลองดูตัวอย่างนี้ครับ
Student Syndrome in Project Plan
ดูจากตัวอย่างง่ายๆเทียบกันระหว่าง Project Plan สองฉบับ จากรูปจะเห็นสถานะของ Project ได้อย่างชัดเจนเลย (สีน้ำเงินและแดง) แว๊บแรกดูแล้ว Project 1 นี่เยี่ยมไปเลยนะครับ ทุกอย่างเป็นไปตามที่วางแผนไว้เป๊ะ ไม่มีปัญหาอะไรเลย สถานะที่ออกมาก็สีน้ำเงินสวยงาม แต่กับ Project 2 หละ … แดงเถือกมาเลยทีเดียว ดูแล้วทุกอย่างไม่ค่อยเป็นไปตามแผน มีแค่ Task เดียวเองที่ดูดี (เริ่ม-จบตรงเวลา) ที่เหลือไม่เลย สุดท้าย Project 2 ก็เสร็จช้ากว่ากำหนดไป 7 วันแหนะ และนี่ก็เป็นตัวกระตุ้นต่อมสงสัยชั้นดีของเหล่าผู้หลักผู้ใหญ่ในบริษัท ท่านเหล่านั้นอยากรู้ว่ามันเกิดอะไรขึ้นกับ Project 2 … ลองสมมติตัวเองให้เป็นผู้หลักผู้ใหญ่คนนั้นแล้วถามตัวเองว่า จริงๆแล้ว Project ไหนที่สร้างปัญหาให้กับองค์กร (ย้ำว่าองค์กรนะ) แล้วเราควรจะมีแนวทางจัดการเรื่องนี้ยังไง?
ดูปร๊าดแรกก็คงจะรู้สึกเหมือนกันว่า Project 1 ไปได้สวย ส่วน Project 2 ไม่ใช่ แบบนี้ควรจะไปบอก (หรือบ่น) ให้ Project Manager ของ Project 2 ให้วางแผนแล้วก็จัดการให้มันดีกว่าหน่อย หรือไม่คราวหน้าเอางานง่ายๆไปทำละกัน จะได้ไม่มีสถานะสีแดงให้มันรบกวนสายตาอีก
Project 2 ตกเป็นจำเลยโดยหารู้ไม่ว่า จริงๆแล้ว Project 1 และ Project 2 เป็นการทำงานอะไรที่เหมือนกันเลย (เหตุการณ์สมมติ) และเรื่องจริงที่ซ่อนอยู่อีกอย่างคือสำหรับ Project 1 คุณ Project Manager เปิดโอกาสให้ Student Syndrome สร้างผลกระทบอย่างเงียบๆและแนบเนียนต่องานโดยรวม งานทั้งหมดเริ่มและเสร็จตรงตามเวลาที่วางแผนไว้ Project ก็เสร็จตรงเวลา … ทุกคนที่เกี่ยวข้องก็คิดว่างานนี้ยอดเยี่ยมใช่ปะ? เดี๋ยวจะได้เห็นความจริงกันครับ
หันมาดู Project 2 คุณ Project Manager พยายามไม่ให้ Student Syndrome มีผลต่องานด้วยการวางแผนที่ค่อนข้างบีบ โดยแต่ละงานให้เวลาทำแค่ 20 วัน (Project 1 ให้ 25 วัน) แต่ถึงแผนจะบีบรัดขนาดนี้เจ้า Student Syndrome ก็ยังแผลงฤทธิ์จนได้ ลองดูที่งานสีแดงซิ นั่นแหละครับ บางงานเสร็จทันเวลา บางงานเสร็จไม่ทันเวลา โดยรวมแล้ว Project 2 เสร็จช้าไปกว่าที่วางแผนไว้ 7 วันแต่สังเกตดีๆจะเห็นว่า Project 2 เสร็จก่อน Project 1 ตั้ง 17 วันแหนะ นี่ต่างหากที่สำคัญจริงๆต่อองค์กร
เสร็จก่อน ขายก่อน ได้เงินก่อน ถามอีกครั้งว่า Project ไหนประสบความสำเร็จ? … ในฐานะผู้หลักผู้ใหญ่ บางครั้งเห็นแค่สถานะสีเขียว เหลือง แดงก็อย่าเพิ่งรีบสรุปไปว่าอะไรดี ไม่ดี ควรลองดูรายละเอียดอีกนิดครับ
Minimize Student Syndrome
ฟังดูเหมือนถ้าเราวางแผนหลวมเกินไปก็มีโอกาสจะเกิด Student Syndrome แต่ถ้าเราไม่เผื่อเวลาไว้ก็กลายเป็นว่าไม่มี Buffer สุดท้ายงานเสร็จไม่ทันก็โดนเล่นอีกนั่นแหละ … สถานการณ์นี้ยากแก่การจัดการพอสมควรเลยนะครับ ทำยังไงดี?
หนึ่ง ถ้าให้เวลาเยอะแล้วขี้เกียจกันนัก ก็ให้เวลาน้อยๆไปเลยละกัน โหดไปมั้ย? ไม่หรอกครับ ความหมายของผมคือการแบ่งงานใหญ่ให้เป็นงานย่อยแล้วก็กำหนดวันส่งให้เร็วขึ้นครับ … Agile Development ช่วยเราได้เพราะการทำงานเป็น Iteration นี่แหละ
สอง Buffer ก็ยังเป็นสิ่งจำเป็นอยู่นะครับในความคิดผม ขอให้มั่นใจว่าเราวางแผนและมีกลยุทธ์ที่จะเตรียม Buffer ที่ดีครับ
สุดท้าย บอกให้น้องในทีมรู้ถึงความสำคัญของการทำงานตัวเองให้เสร็จตรงเวลา ที่เค้าชอบพูดกันบ่อยๆว่า “Big Picture” อะครับ ทำแบบนี้ด้วยความหวังว่าถ้าทุกคนเข้าใจแล้วว่างานตัวเองมีผลกระทบกับคนอื่นอย่างไรบ้าง เราก็จะพยายามทำให้เสร็จตามเวลาครับ
การผลัดวันประกันพรุ่งเป็นเรื่องไม่ดี ใครๆก็รู้ แต่มันแก้ยากจริงๆ 
