งานเล็กๆ ทำง่ายๆ

Nothing is particularly hard if you divide it into small jobs.

~ Henry Ford

ผู้ก่อตั้งบริษัทฟอร์ด มอเตอร์ — ผู้ผลิตรถยนต์ฟอร์ด

ที่สหรัฐอเมริกาหน่วยข่าวกรองหรือที่เรารู้จักกันดีในนาม CIA (Central Intelligence Service) นั้นมีหน้าที่สำคัญในการดูแลรักษาความปลอดภัยของชาติ ก็ชัดเจนนะครับกับบทบาทหน้าที่ของหน่วยนี้ ที่ผ่านตามาจากหนังหลายๆเรื่อง CIA (รวม FBI ด้วยก็ได้) นี่เก่งเหลือเกิน ผู้ร้ายวางแผนลึกลับซับซ้อนแค่ไหน หลบซ่อนอยู่ซอกไหนหลืบไหนพี่แกจัดการได้หมด … บางครั้งก็เก่งจนเวอร์เนอะ แต่ชีวิตจริงไม่เหมือนในหนังครับ เพราะอะไร?

ช่วงประมาณ 10 ปีที่ผ่านมา CIA และหน่วยงานความมั่นคงอื่นๆสร้างความผิดพลาดครั้งยิ่งใหญ่ที่ส่งผลเสียหายต่อประเทศอย่างร้ายแรง เหตุการณ์แรกก็คือ 9/11 ผมคงไม่ต้องอธิบายเพิ่มเติมว่าคืออะไรนะครับ CIA มองข้ามความเคลื่อนไหวเตรียมการที่จะโจมตีสหรัฐอเมริกาของกลุ่มอัลเคด้า แล้วหลังจากนั้นไม่นานก็มีความผิดพลาดเกิดขึ้นอีก เหตุการณ์นี้ก็คือการประเมินศักยภาพทางทหารของอิรักต่ำเกินไป ก่อนที่ประธานาธิบดีจอร์จ ดับเบิ้ลยู บุชจะสั่งให้ทหารบุกอิรักเพื่อโคนล้มซัดดัม ฮุสเซน ถ้าข่าวกรองที่ได้รับมีความถูกต้องหรือพิจารณาอย่างมีความรอบคอบมากกว่านี้คนอเมริกันหลายพันคนคงไม่ต้องสังเวยชีวิตไปแล้วโลกของเราคงไม่เป็นอย่างทุกวันนี้หรอก

โดยประมาณมีคนเสียชีวิตจากเหตุการณ์ 9/11 ทั้งสิ้น 3,000 คน และล่าสุดมีทหารและพลเรือนอเมริกันเสียชีวิตจากสงครามในอิรักแล้วทั้งสิ้นประมาณ 4,380 คน (ข้อมูล ณ วันที่ 17 ก.พ. 2553) ตัวเลขผู้เสียชีวิตแม้จะแค่คนเดียวก็เป็นเรื่องน่าเศร้าทั้งสิ้น แต่เมื่อเปรียบเทียบเหตุการณ์ทั้งสองกับอีกเหตุการณ์หนึ่งซึ่งถูกมองว่าเป็นความล้มเหลวครั้งยิ่งใหญ่ที่สุดของหน่วยข่าวกรองและหน่วยสืบราชการลับแล้ว ต้องบอกเลยครับว่า 9/11 กับการบุกอิรักเป็นเรื่องเล็กๆเลยทีเดียว เหตุการณ์ที่ผมกำลังจะกล่าวถึงนั้นนับจำนวนผู้เสียชีวิตแล้วมีเป็นล้านๆคนครับ (น่าเศร้ามากจริงๆ)

Operation Barbarossa

ในช่วงสงครามโลกครั้งที่ 2 ตอนเช้ามืดวันที่ 22 มิถุนายน 1941 กองทัพนาซีเยอรมันของอดอฟ ฮิตเลอร์ (Adolf Hitler) เริ่มปฏิบัติที่มีชื่อว่า Barbarossa^[1] (Operation Barbarossa) เพื่อบุกสหภาพโซเวียตโดยมีเป้าหมายคือ

• เพิ่มแรงงานในภาคอุตสาหกรรมในเยอรมันเอง โดยถ้าสหภาพโซเวียตพ่ายแพ้ เยอรมันจะได้เชลยสงครามจำนวนมากมาทดแทนทหารเยอรมันที่กำลังจะปลดประจำการเพื่อไปทำงานในโรงงาน (ล้ำลึกจริงๆ)
• ได้ยูเครนมาเป็นแหล่งส่งข้าวส่งน้ำที่เพียงพอต่อการทำสงครามกับฝ่ายอื่นๆ
• ได้พลเรือนจากสหภาพโซเวียตมาเป็นแรงงานซึ่งจะเพิ่มความเข้มแข็งของเยอรมันที่มีต่อประเทศในแถบยุโรปทั้งหมด
• ชนะสหภาพโซเวียตจะเป็นบั่นทอนกำลังของพันธมิตรโดยเฉพาะอย่างยิ่งสหราชอาณาจักร
• ได้น้ำมันและแหล่งพลังงานที่มีอยู่มหาศาลในสหภาพโซเวียต

เหตุการณ์โดยย่อก็มีว่า นับถึงวันที่ 9 กรกฎาคม 1941 กองทัพเยอรมันบุกยึดฝั่งตะวันตกของเมืองมิ้นสค์ (เมืองหลวงของเบลารุสในปัจจุบัน) พร้อมกับจับเชลยได้ 287,000 คน และเพิ่มขึ้นจนเป็น 872,000 คนเมื่อเวลาผ่านเลยมาถึงสิ้นเดือนสิงหาคม จำนวนผู้เสียชีวิตที่แน่นอนไม่ได้ถูกระบุไว้ แต่ดูๆแล้วก็ต้องเยอะมากๆอยู่แล้วหละครับเพราะว่าเมืองมิ้นสค์โดนถล่มด้วยอาวุธทางอากาศที่มีอานุภาพสูงของกองทัพเยอรมันจนราบเป็นหน้ากลอง ถึงตอนนั้นสหภาพโซเวียตสูญเสียกำลังการผลิตทั้งทางอุตสาหกรรมและเกษตรกรรมไปเกือบครึ่งเพราะพิษสงคราม

นี่คือหนึ่งในการเคลื่อนพลที่ยิ่งใหญ่ที่สุดในประวัติศาสตร์ ใหญ่แค่ไหน? ลองนึกภาพกองทหาร 3 ล้านคน รถถังอีก 3,400 คัน เครื่องบินอีก 4,400 ลำ ตัวเลขนี้เฉพาะฝั่งกองทัพนาซีนะครับ มาปะทะกับกองทัพขนาดยักษ์ไม่แพ้กันของสหภาพโซเวียต มันเลยกลายเป็นที่มาของหายนะทางสงครามที่ยิ่งใหญ่ที่สุดในประวัติศาสตร์เหมือนกัน … แต่ความสูญเสียที่เกิดขึ้นจะน้อยลงกว่านี้ได้มากถ้าข่าวกรองที่มาถึงโจเซฟ สตาลิน (Joseph Stalin) ผู้นำสหภาพโซเวียตในขณะนั้นได้รับการใส่ใจมากกว่านี้

Intelligence Failure

ในช่วงเดือนสิงหาคม 1940 หน่วยงานความมั่นคงของสหราชอาณาจักรได้รับข่าวที่น่าเชื่อถือได้มาว่าฮิตเลอร์กำลังวางแผนที่จะบุกสหภาพโซเวียต ข่าวนี้ก็ถูกส่งต่อจนไปถึงสตาลิน แต่สตาลินเลือกที่จะไม่สนใจมันครับ ด้วยเหตุผลที่ว่าสตาลินไม่ค่อยจะไว้ใจสหราชอาณาจักรเท่าไรนัก กลัวว่านี่จะเป็นข่าวลวง เป็นการยุยงให้สตาลินประกาศทำสงครามกับฮิตเลอร์

เตือนแล้วไม่ฟังครั้งแรกยังไม่พอครับ ถัดมาในช่วงฤดูใบไม้ผลิของปี 1941 หน่วยงานความมั่นคงของสหภาพโซเวียตและสหรัฐอเมริกาก็ได้ส่งข่าวเตือนถึงปฏิบัติการของฮิตเลอร์อยู่เป็นระยะๆ เหมือนเดิมครับ สตาลินก็ยังไม่ใส่ใจเรื่องนี้มากนัก สาเหตุก็เพราะสนธิสัญญา Molotov-Ribbentrop Pact ที่เซ็นกันสองปีก่อนหน้านั้น (Molotov-Ribbentrop Pact เป็นสนธิสัญญาระหว่างเยอรมันกับสหภาพโซเวียตโดยมีข้อตกลงว่าจะไม่รุกรานซึ่งกันและกัน) สตาลินเชื่อว่าฮิตเลอร์จะไม่ผิดสัญญา เอ้า ถึงฮิตเลอร์จะผิดสัญญาจริงก็คงหลังไปลุยกับสหราชอาณาจักรกับสหรัฐอเมริกาแล้ว

ถ้าสองเหตุการณ์นี้ยังไม่พอจะเป็นหลักฐานที่ชี้ให้เห็นถึงความดื้อรั้นของสตาลินหละก็ งั้นบวกเรื่องนี้เข้าไปด้วยครับ วันที่ 21 กรกฎาคม 1941 (1 วันก่อนกองทัพเยอรมันบุก) มีทหารเยอรมันหนีทัพเข้ามาแจ้งข่าวนี้ให้สหภาพโซเวียตรู้ สตาลินยังไม่สนเลยครับ (สุดๆไปเลย)

ความเชื่อและอคติส่วนตัวของสตาลินนำมาซึ่งความเสียหายอย่างใหญ่หลวงเพราะเมื่อไม่คิดว่าจะมีการรุกรานก็เลยไม่มีการเตรียมการรับมือที่ดี (ไม่มี Risk Management เลยนะเนี่ยะ) ชายแดนของสหภาพโซเวียตไม่ได้รับคำเตือน ไม่มีการปรับกำลังเพื่อรับมือข้าศึกศัตรูใดๆทั้งสิ้น พอกองทัพเยอรมันบุกมา ก็เสร็จซิครับแบบนี้

Why Soviet Defeat

ทำไมสหภาพโซเวียตถึงถูกกองทัพเยอรมันบุกถล่มจนราบได้ขนาดนั้น? จากเหตุการณ์ที่ผมเล่ามาเพื่อนๆก็คงพอจะประเมินได้นะครับว่าเป็นเพราะความไม่พร้อมของกองทัพตัวเอง ไม่มีการซ้อมรบที่จริงจัง ซึ่งทั้งหมดนี้เป็นเพราะความเชื่อของสตาลินที่ว่าฮิตเลอร์จะไม่บุกประเทศของเขา

อีกสาเหตุที่สำคัญเลยก็คือการบริหารจัดการคนของสตาลิน ปี 1936-1938 กับปฏิบัติการที่ชื่อว่า Great Purge ซึ่งมีจุดมุ่งหมายที่จะรวบรวมอำนาจทั้งทางการเมือง (พรรคคอมมิวนิสต์) และทางรัฐบาลมาอยู่ที่ตัวเขาคนเดียว ฟังดูก็รู้ครับว่ามีคนต้องสังเวยชีวิตมากมายแน่นอน ทั้งชาวบ้าน ข้าราชการ และผู้นำทางทหารหลายคนที่ไม่เห็นด้วยกับสตาลินถูกเก็บเรียบ นี่เป็นที่มาของปัญหาขาดแคลนกำลังพล และผู้นำทางทหารที่มีความสามารถ คือว่าผลิตคนรุ่นใหม่มาทดแทนไม่ทัน ผู้นำไม่มีพอข้าศึกมาก็มีปัญหาหนักแบบนี้แหละครับ

ต่อมาก็ในช่วงที่ทำสงครามกับกองทัพเยอรมันนั่นแหละครับที่แสดงให้เห็นถึงความโหดเหี้ยมแบบสุดขั้วของสตาลิน ในช่วงแรกของสงคราม กองทัพเยอรมันสามารถบุกยึดเมืองมิ้นสค์ได้ภายใน 6 วัน เรื่องนี้สตาลินไม่พอใจอย่างมากครับ ก็เลยเรียกนายพลดิมิทรี พาฟลอฟ^[2] (Dmitry Pavlov) ผู้บังคับบัญชากองทหารที่รับผิดชอบป้องกันเมืองมิ้นสค์เข้าพบพร้อมกับนายทหารระดับสูงอีกสองคน ก็ไม่พูดพร่ำทำเพลงครับ สตาลินสั่งประหารทั้งสามนายพลด้วยข้อหาไร้ความสามารถ เหตุการณ์แบบนี้มีอยู่เนืองๆระหว่างสงครามครับ สตาลินแสดงให้เห็นอย่างชัดเจนเลยว่าพร้อมจะลงโทษทุกคนที่เขาคิดว่ามีส่วนทำให้สหภาพโซเวียตอ่อนแอ

เรื่องนี้สร้างความอกสั่นขวัญแขวนให้กับกองทัพสหภาพโซเวียตเป็นอย่างมาก ถึงขนาดที่ว่ามีบางคนชั่งใจว่าจะยอมแพ้แล้วให้กองทัพเยอรมันจับดีหรือว่าจะหนีกองทัพไปเลยดี เพราะขืนสู้แล้วแพ้ก็โดนสตาลินจัดการอยู่ดี … แต่ก็เหมือนหนีเสือปะจระเข้ครับ เพราะว่าฮิตเลอร์นั้นไม่ต่างกับสตาลินเลย หลังจากบุกยึดเมืองมิ้นสค์ได้แล้วก็จัดการฆาตกรรมหมู่ทั้งทหารและพลเรือนไปเป็นจำนวนมาก ไม่ว่าจะทางไหนก็ต้องตายเหมือนกัน สุดท้ายแล้วทหารของกองทัพโซเวียตก็ต้องเลือกสู้จนตัวตายกับกองทัพเยอรมัน เป็นการต่อสู้ด้วยความกลัว ไม่ใช่ต่อสู้เพื่อผู้นำของพวกเขาเลย น่าเศร้าจริงๆ

The Outcome

หลายคนคงสงสัยว่าผลสรุปของสงครามครั้งนี้เป็นอย่างไร? โดนถล่มหนักขนาดนี้ บวกกับความอ่อนแอภายใน สหภาพโซเวียตจะต้องตกเป็นเมืองขึ้นของเยอรมันแน่ๆเลย ถ้าสรุปแบบนั้นก็ถูกครึ่งนึงนะครับ ที่ถูกคือสหภาพโซเวียตเละเลย โดนเยอรมันบุกมาจนประชิดกรุงมอสโคว์เลยครับ เมืองที่เป็นทางผ่านเช่น เบลารุส ยูเครน หรือเมืองอื่นๆตามชายฝั่งทะเลบอลติกเสร็จเยอรมันหมด นับๆดูแล้วกองทัพเยอรมันเดินหน้าเข้ามาได้ตั้งประมาณ 1,690 กิโลเมตรแหนะ (ไกลจริงๆ) ครอบครองดินแดนไว้เกือบๆ 1.3 ล้านตารางกิโลเมตร (ใหญ่มากๆ ประเทศไทยมีเนื้อที่ประมาณ 5.1 แสนตารางกิโลเมตร ลองเทียบดูครับ) นี่คือครึ่งที่ถูก … แล้วครึ่งที่ผิดหละ

พูดได้ไม่เต็มปากครับว่ากองทัพเยอรมันชนะศึกอย่างเบ็ดเสร็จเด็ดขาดเพราะเยอรมันไม่สามารถบรรลุเป้าหมายสำคัญคือการยึดกรุงมอสโคว์ได้ เพราะอะไร? สตาลินแก้เกมส์ได้ดี? กองทัพสหภาพโซเวียตมีกำลังใจฮึกเหิมต่อสู้ฟาดฟันจนกองทัพเยอรมันต้องแตกพ่ายไป? ไม่ใช่เลยครับ ที่เยอรมันแพ้ แพ้เพราะสภาพอากาศต่างหากครับ เพื่อนๆคงรู้ว่าสหภาพโซเวียต (เอาง่ายๆ รัสเซียในปัจจุบัน) อยู่แถบขั้วโลกเหนือซึ่งขึ้นชื่อเรื่องความหฤโหดของธรรมชาติในฤดูหนาว ใช่ครับ กองทัพเยอรมันแพ้เพราะหนาวครับ

ฮิตเลอร์และกองทัพเยอรมันคงนึกไม่ถึงเหมือนกันว่าต้องมาเจออากาศแบบนี้ครับ ก็เลยไม่ได้เตรียมการป้องกันที่ดีไว้ (นี่ก็ไม่มี Risk Management เหมือนกัน) วันเวลาล่วงผ่านเข้าฤดูหนาว ด้วยความที่ไม่มีที่กำบังที่ดีพอ เสื้อกันหนาวก็ไม่มี เสบียงก็ขาดมือเพราะการขนส่งผ่านทุ่งหิมะมีปัญหา สุดท้ายกองทัพเยอรมันก็ต้องยอมยกทัพกลับไปหลังจากที่แพ้ศึกย่อยที่เมืองสตาลินกราด (Stalingrad) และคุ๊สค์ (Kursk) ตอนประมาณปลายปี 1941 ครับ

ถอนกำลังจากสหภาพโซเวียตไม่ทันไร ฮิตเลอร์ก็จับมือกับญี่ปุ่นประกาศสงครามกับสหรัฐอเมริกาเมื่อเดือนธันวาคม 1941 และนี่เป็นที่มาของสงครามโลกครั้งที่สองแบบเต็มรูปแบบครับ

About Project Management

ที่พาย้อนอดีตไปซะไกลมีจุดประสงค์อะไร? เรื่องนี้เกี่ยวกับ Project Management ยังไง? สำหรับผมแล้วมันเกี่ยวอยู่หลายประเด็น ที่สำคัญที่สุดคือเรื่องของการเปิดหูเปิดตารับฟังข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับงานที่เราทำ แล้วก็เรื่องของการให้คุณให้โทษกับผู้ใต้บังคับบัญชาครับ

ในฐานะ Project Manager เราควรรับฟังทุกเสียง ทุกความคิดเห็นที่เกี่ยวข้องกับ Project ที่เราดูแลอยู่ ไม่ว่าข้อมูลเหล่านั้นจะเป็นข่าวดีหรือข่าวร้าย แต่ฟังอย่างเดียวไม่พอเราจำเป็นต้องพิจารณาข้อมูลที่ได้มาด้วยว่ามีความน่าเชื่อถือแค่ไหน มีโอกาสเป็นจริงได้ตามนั้นมากน้อยแค่ไหนครับ การที่จะหลับหูหลับตาเชื่อเพียงเพราะมันคือข่าวดี หรือเพราะเราชอบคนที่นำข้อมูลมาบอกเราอาจจะทำให้เกิดความเสียหายตามมาได้ ตัวอย่างก็สตาลินเลยครับ เลือกที่จะเชื่อตัวเองมากเกินไป มั่นใจตัวเองมากเกินไป ไม่สนใจรับฟังเสียงรอบข้างเลยแม้แต่น้อย นี่เป็นสาเหตุให้กองทัพเยอรมันรุกรานสหภาพโซเวียตได้อย่างง่ายดายกว่าที่ควรจะเป็น

อีกเรื่องที่เป็นบทเรียนให้เราได้ก็คืออย่าลงโทษผู้ใต้บังคับบัญชาแบบไร้เหตุผล เรื่องนี้เป็นข้อควรระวังของทุกคนที่เป็นหัวหน้า ไม่ว่าจะเป็น Project Manager หรือตำแหน่งอื่นๆก็ตาม จากเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นสตาลินไร้เหตุผลอย่างไร? ตัวอย่างที่เห็นได้ชัดคือการที่เค้าสั่งประหารชีวิตนายพลดิมิทรี พาฟลอฟเพราะไม่สามารถป้องกันเมืองมิ้นสค์จากการรุกรานของเยอรมันได้ ผมมองว่านี่เป็นการลงโทษเพื่อกลบเกลื่อนความผิดของตัวเอง ก็เป็นเพราะตัวสตาลินเองที่ไม่เชื่อเรื่องการรุกรานจึงไม่ออกคำสั่งให้กองทหารเตรียมพร้อม พอโดนบุกเข้าจริง กองทัพพ่ายแพ้ กลับมาประหารแม่ทัพซะอีก แบบนี้จะได้ใจลูกน้องได้ยังไงครับ?

แต่ที่ว่าจะใจดีเกินไป ใครทำผิดก็ไม่ลงโทษเลยแบบนี้ก็ไม่ดีครับ เราควรอยู่ในทางสายกลางซึ่งต้องให้ความยุติธรรมกับทุกฝ่าย ผมมองว่าเมื่อมีปัญหาเกิดขึ้นผู้นำที่ดีควรจะต้องถามตัวเองก่อนว่า “เราทำอะไรผิดไปรึเปล่า? เรามีส่วนร่วมรับผิดชอบกับความผิดพลาดที่เกิดขึ้นครั้งนี้ไหม?” จากนั้นค่อยไปมองหาสาเหตุอื่นๆที่อาจจะเกิดจากผู้ใต้บังคับบัญชาของเราครับ ใครทำผิด ผิดมากน้อยแค่ไหน เราก็ควรพิจารณาลงโทษอย่างสมเหตุสมผล ไม่ใช่ว่าใครทำอะไรไม่ถูกใจก็สั่งฟันซะเละ เอาสะใจตัวเอง แบบนี้รับรองได้ว่าอีกไม่นานไม่มีใครอยู่ทำงานด้วยหรอกครับ

ที่สำคัญ อย่าลืมลงโทษตัวเอง หัวหน้าปัดความรับผิดชอบไปไม่พ้นหรอกครับ ไม่มีทางเลย ตัวอย่างเช่นน้องเอ (นามสมมติ) System Analyst มือใหม่เกิดตบะแตก ด่ากราดใส่ลูกค้าที่เรื่องมาก ขอเปลี่ยน Requirement ไปๆมาๆ แบบนี้ใครผิดครับ ชัดเจนว่าน้องเอนี่แหละผิดเต็มๆ แต่ เอ๊.. ใครมอบหมายงานนี้ให้น้องเอไปทำหละ? ก็เราไม่ใช่หรอ ถ้าเราเลือกน้องบี (นามสมมติ) ที่ใจเย็นกว่าไปก็คงไม่เกิดปัญหาหรอก ถ้าเหตุการณ์เป็นแบบนี้เราต้องมองว่าความผิดอยู่ที่ตัวเราด้วย เราต้องหาทางปรับปรุงตัวเพื่อป้องกันไม่ให้เกิดปัญหาแบบนี้ขึ้นมาอีกครับ

บทความนี้ค่อนข้างยาวนะครับ แต่ผมคิดแล้วว่าลองเปลี่ยนบรรยากาศมาเรียนรู้เรื่องราวประวัติศาสตร์บ้างก็ดีเหมือนกัน อดีตให้บทเรียนที่ดีกับเราได้ ช่วยให้เราทำอนาคตให้ดีขึ้นด้วยประสบการณ์ที่สอนเราครับ

เพื่อนๆหละครับ มีประสบการณ์กับเรื่องหัวหน้า-ลูกน้องยังไงบ้าง? (เปิดโอกาสให้บ่นได้เต็มที่เลย)


[1] Barbarossa: ตอนแรกปฏิบัติการนี้มีชื่อเรียกว่า Fritz แต่ภายหลังฮิตเลอร์ได้เปลี่ยนชื่อมาเป็น Barbarossa ตามชื่อของ Frederick Barbarossa จักรพรรดิโรมันผู้ซึ่งบุกยึดดินแดนศักดิ์สิทธิ์ได้ในปี 1190

[2] Dmitry Grigorevich Pavlov: ผู้บังคัญบัญชากองทัพสหภาพโซเวียตทำหน้าที่ป้องกันดินแดนจากการรุกรานของกองทัพเยอรมันในช่วงต้นของปฏิบัติการ Barbarossa หลังจากพ่ายแพ้ต่อกองทัพเยอรมัน Pavlov ได้ถูกจับกุมตัวและตัดสินประหารชีวิตโดยสตาลิน แต่สุดท้ายได้ทำให้พ้นข้อกล่าวหาในปี 1956 พร้อมๆกันนายทหารระดับสูงอีกจำนวนมากหลังจากที่สตาลินเสียชีวิต (ปี 1953)

เรียนรู้อยู่เสมอ

Anyone who stops learning is old, whether at twenty or eighty. Anyone who keeps learning stays young. The greatest thing in life is to keep your mind young.

~ Henry Ford

ผู้ก่อตั้งบริษัทฟอร์ด มอเตอร์ — ผู้ผลิตรถยนต์ฟอร์ด

วันนี้ไม่มีเนื้อหาหนักๆมาฝากครับ แต่คิดว่าเพื่อนๆคงไม่ผิดหวังกับบทความนี้หรอก เพราะว่าผมกำลังจะนำเสนอ … เวปไซต์ที่ให้เราดาวน์โหลด Project Management Template (MS Excel) ฟรี!!! ใจจริงก็เคยคิดจะทำ Template แบบนี้ให้เพื่อนๆไปลองใช้อยู่เหมือนกัน แต่พอดีมาเจอเวปนี้ซะก่อนซึ่งมองดูแล้วทำยังไงก็คงได้ไม่ดีเท่าเค้าแน่ๆ ฮ่าๆๆ

Photo Credit: http://chandoo.org

ตามไปที่ลิ้งค์เหล่านี้ทุกท่านจะได้พบกับสุดยอด 6 Templates ที่จะช่วยให้ชีวิต Project Manager ง่ายขึ้นในการจัดการงานต่างๆที่ต้องทำทุกวัน … Template ไหนถูกใจก็ตามไปดาวน์โหลดกันได้เลยฮะ

Gantt Chart

Gantt Chart คืออะไร? ก็เป็นอีกรูปแบบหนึ่ง (ที่ได้รับความนิยมมาก) ของการนำเสนอตารางเวลาของงานที่เรามีใน Work Breakdown Structure ครับ เจ้า Chart ตัวนี้จะบอกเราได้อย่างชัดเจนเลยว่างานไหนเริ่มเมื่อไรและเสร็จเมื่อไร งานไหนต้องทำก่อนหรือทำหลัง เวลาจะใช้ก็แค่เอา Task ต่างๆที่เรามีใน WBS มากรอกเลยครับ ง่ายๆ

ชอบๆ … Download ด่วน

To Do List

บางครั้งใน Project เราก็มีงานเล็กๆน้อยๆที่ไม่สามารถเอาไปสร้างเป็น WBS ได้เยอะแยะครับ เช่น ตอบอีเมล์ลูกค้า หรือติดต่อแผนก IT เรื่องขอเปิด Port ให้ Server เครื่องใหม่ งานเล็กๆน้อยๆเหล่านี้ขนาดว่าเป็นของเราคนเดียว เรายังลืมทำอยู่บ่อยๆ แล้วถ้าเราต้องจำว่าทุกคนในทีมต้องทำอะไรบ้างหละครับ มันจะยากแค่ไหนที่จะไม่ลืม

เฮ้อ … เอา To Do List ตัวนี้ไปใช้ละกันฮะ

Project Timeline and Milestone

Major Milestone เป็นหนึ่งในส่วนประกอบสำคัญของ Project Plan (จำกันได้ใช่มั้ยเอ่ย) การที่เรามี WBS ขนาดใหญ่ มี Task เป็นร้อยๆ การจะมองหา Major Milestone ซักอันก็ยากอยู่นะครับ ครั้นจะมองข้ามมันไปก็ไม่ดี แบบนั้นเราก็ไม่รู้ว่างานใหญ่ชิ้นนี้ต้องเริ่มเมื่อไร เสร็จเมื่อไร แล้วจะเก็บเงินจากลูกค้าได้ตอนไหนบ้าง

ไม่เป็นไรครับ Project Timeline and Milestone ช่วยได้ครับ

Timesheet and Resource Management

เรื่องนี้พูดยากหน่อยครับ ในฐานะ Developer หรือ QA เราไม่อยากจะมานั่งเสียเวลาเก็บข้อมูลหรอกว่า วันนึงเราทำอะไรไปบ้าง ทำไปกี่ชั่วโมง ใครจะไปอยากนั่งจำหละว่าวันนี้ผม Coding ไป 1.5 ชั่วโมงแล้วก็ไปทำ Unit Test อีก 2 ชั่วโมง … วุ่นวายน่าดู

แต่ก็อยากให้เห็นใจคนเป็น Project Manager หน่อยนะครับ ข้อมูลพวกนี้มีความจำเป็นมากเลยที่จะรู้ได้ว่าตอนนี้สมาชิกแต่ละคนทำอะไรอยู่บ้าง ใครทำงานหนักมากเกินไป ใครทำงานน้อยเกินไป หรือว่าเวลาที่ใช้ใน Task ไหนมันมากไปจนผิดปกติบ้าง เช่น ถ้าในทีมใช้เวลา 25% ไปกับการประชุม ผมว่ามากไปหน่อย Project Manager ต้องเอาข้อมูลพวกนี้ไปวิเคราะห์แล้วก็หาทางปรับปรุงการทำงานใน Project ครับ อันนี้เป็นหน้าที่หลักที่ต้องทำเลยหละ

ลองใช้ Timesheet ตัวนี้ดูครับ คนทำเค้าพยายามทำให้มันง่ายที่สุดสำหรับทั้งสมาชิกทั่วไปแล้วก็ Project Manager ด้วย

Issue Trackers and Risk Management

Issue Trackers: พูดกันง่ายๆก็เอาไว้เก็บข้อมูลและติดตามสถานะของบั๊กต่างๆที่เจอจากทั้ง Unit Testing แล้วก็ System Testing ครับ ทำไมต้องเก็บ ทำไมต้องติดตามผลด้วยหละ? QA เจอบั๊ก Developer ก็มีงานทำเพิ่มขึ้น ทำให้ Project Manager พลอยมีงานเพิ่มขึ้นไปด้วยครับ ตอนนี้อะไรทำเสร็จไปแล้วบ้าง มีบั๊กอะไรค้างอยู่บ้าง แล้วมีผลกระทบกับ Project โดยรวมมั้ย … สำคัญทั้งนั้นครับ

ถ้าคิดว่าเรื่องนี้ทำให้ชีวิตยุ่งยาก ลองใช้ Template ตัวนี้ดูครับ

Burndown Chart (for Agile Development)

สำหรับเพื่อนๆที่ใช้ Agile Development คงรู้จัก Burndown Chart อย่างดีแล้วนะครับ แต่ผมขออนุญาตขยายความอีกนิดสำหรับเพื่อนๆที่ไม่คุ้นเคยครับ Burndown Chart เป็นการนำเสนองานที่ทำเสร็จแล้วกับงานที่เหลือเทียบกับเวลา ประโยชน์คือช่วยให้เราเห็นว่าทำงานเสร็จไปแล้วมากแค่ไหน เหลืองานอีกมากแค่ไหน แล้วที่สำคัญคือบอกเราได้ด้วยว่าเมื่อไรงานจะเสร็จทั้งหมด

นึกภาพไม่ออกลองดูที่ Burndown Chart ได้เลยครับ

Project Management Dashboard

สังเกตมั้ยครับว่า แต่ละ Template มีไฟล์แยกกันหมดเลย จะว่าไปก็ยุ่งยากในการใช้งานพอสมควรนะ คนทำเค้าเลยสร้างนี่มาให้เลยครับ Project Management Dashboard ที่รวบรวมเอา Template ทั้งหมดมาอยู่ด้วยกัน แถมบวกหน้า Dashboard ที่คอยรายงานสถานะและข้อมูลสำคัญของ Project ให้เราด้วยอีกต่างหากครับ

Project Management Dashboard นี้เจ๋งมากๆครับ แต่น่าเสียดาย … ไม่ฟรีครับ

หวังว่าจะถูกใจเพื่อนๆนะครับ

ปล.คนทำนี่ระดับโลกจริงๆ

วันนี้คุณรักเมืองไทยรึยัง

And so, my fellow Americans, ask not what your country can do for you; ask what you can do for your country.

~ John F. Kennedy

The 35th President of the United States of America