เพื่อนๆคงได้มีโอกาสทำงานร่วมกับหัวหน้าของตัวเอง เช่น อาจจะได้เข้าฟังการนำเสนองานกับลูกค้า หรือแม้แต่ Team Meeting และตัวเราเองอาจจะเห็นหรือได้ยินบางอย่างจากเสียงรอบข้างเกี่ยวกับหัวหน้าของเราหลังจากการประชุมนั้น ซึ่งเราคิดว่าควรจะแก้ไขหรือปรับปรุงเพื่อให้งานมีประสิทธิภาพมากขึ้น แต่ติดที่ว่าเราจะแนะนำหัวหน้าได้อย่างไร ถ้าเราแนะนำไปแล้วจะเสี่ยงต่อความก้าวหน้าในหน้าที่การงานของเราหรือไม่ วันนี้ผมมีบทความที่แปลและเรียบเรียงมาจาก Blog ของ Harvard Business Review มาเสนอเพื่อคลายความกังวลทั้งหลายเหล่านี้ครับ
Credit: http://www.flickr.com/photos/wwworks/864731205/
เรื่องนี้ต้องขอบอกครับว่าการนำไปประยุกต์ใช้อาจจะต้องระมัดระวังซักนิดเพราะต้องยอมรับว่าสังคมไทยยังมีเรื่องอาวุโส ต่อให้หัวหน้าจบหรือโตจากเมืองนอกมาก็ตามอาจจะไม่สบอารมณ์ได้ถ้าเราวิจารณ์การทำงานของเค้าอย่างตรงไปตรงมา งั้นคงจะมีคำถามต่อล่ะครับว่า แล้วเราจะเสี่ยงทำไม ทำงานไปวันๆ รับเงินเดือนไปก็จบ … จริงๆ ก็ใช่ครับ แต่งานบางอย่างถ้าเราไม่เสนอแนะแล้วหัวหน้าเราทำพลาดไป ผลงานออกมาไม่ดี ลูกค้าหนีหมด อันนี้เราก็อยู่ไม่ได้เหมือนกัน นอกจากนั้นการให้คำแนะที่ถูกวิธีและมีประโยชน์จะช่วยพัฒนาความสัมพันธ์ในด้านการงานที่ดีกับผู้บังคับบัญชาได้อีกด้วยซึ่งจะยกตัวอย่างในย่อหน้าถัดๆไปนะครับ ติดตามกันเลย
ผู้เชี่ยวชาญกล่าวว่า
John Baldoni ที่ปรึกษาและอบรมเกี่ยวกับการเป็นผู้นำและผู้แต่งหนังสือ Lead Your Boss: The Subtle Art of Managing Up ได้กล่าวไว้ว่า “ความเป็นผู้นำเป็นเรื่องที่เกี่ยวกับการยอมรับตัวเองล้วนๆ” ผู้นำที่ไม่รู้ว่าคนอื่นมองตัวเองอย่างไรก็จะพบแต่อุปสรรคและความลำบากในการทำงาน และยิ่งมีตำแหน่งหน้าที่การงานสูงก็ยิ่งจะได้รับการ feedback ที่ตรงไปตรงมาน้อยลงด้วย (ยิ่งสูงยิ่งหนาว)
เช่นเดียวกับ James Detert ผู้ช่วยศาสตราจารย์ที่ Cornell Johnson Graduate School of Management และผู้เขียนบทความใน Harvard Business Review เรื่อง Why Employees Are Afraid to Speak และ Speaking Up to Higher-Ups: How Supervisors and Skip-Level Leaders Influence Employee Voice ท่านผู้นี้กล่าวว่า “ความยึดมั่นในสายการบังคับบัญชา ทำให้ผู้นำหรือหัวหน้าไม่ได้รับความจริงที่ตรงไปตรงมา”
ดังนั้น feedback ที่จริงใจและตรงไปตรงมาของเราจะมีความสำคัญที่จะช่วยให้หัวหน้ารู้ถึงจุดดีจุดด้อยและแนวทางการปรับปรุงพัฒนาตัวเองครับ แต่ก็อย่าลืมนะครับว่าเราต้องทำอย่างรอบคอบ … ตามนี้ครับ
เริ่มแรกเราควรทำอย่างไร?
อย่างแรกเลยในการที่จะให้ feedback กับคนที่มีตำแหน่งสูงกว่าเรา เราต้องคำนึงถึงระดับความสัมพันธ์ระหว่างเรากับคนๆนั้น ถ้าไม่มีความไว้ใจซึ่งกันและกันก็คงเป็นไปไม่ได้ที่เราจะเสนอแนะการทำงานของเค้า ยิ่งถ้าหัวหน้าของเราเป็นคนไม่ชอบโดนวิจารณ์จะยิ่งทำให้เกิดผลลบแทน ในกรณีนี้ไม่พูดอะไรน่าจะดีกว่า แต่ถ้าสิ่งที่หัวหน้าทำนั้นจะทำให้องค์กรเสียหาย เราอาจจะเลี่ยงไปให้ feedback โดยทางอื่นๆ เช่น กระบวนการ feedback แบบ 360 องศา (360 Degree Feedback) เป็นต้น ขณะเดียวกันถ้าเรามีความสัมพันธ์ที่ดี หัวหน้าเราเป็นคนใจกว้าง การที่เรามีแสดงความตั้งใจดีและปรารถนาดีโดยให้คำแนะนำตรงๆจะช่วยในปัญหาเล็กๆน้อยที่อาจจะเกิดขึ้นระหว่างเรากับหัวหน้าคลี่คลายไปได้ และเป็นการสร้างความเชื่อมั่นระหว่างกันไปในตัว
ถ้าเรามีความสัมพันธ์ที่ดีกับหัวหน้า แล้วเราควร feedback ได้เลยมั้ย?
ที่ดีที่สุดคือให้หัวหน้าเราเป็นคนเกริ่นมาก่อนครับ บางทีเค้าอาจจะบอกเราเลยว่าเค้าอยากได้คำแนะนำจากเราเพื่อช่วยเค้าปรับปรุงอะไร หรือเค้าอาจจะให้เราช่วยเป็นหูเป็นตาคอยสังเกตพฤติกรรมของเค้าว่าสิ่งที่เค้าพยายามปรับปรุงหรือพัฒนาอยู่เป็นอย่างไร ในทางกลับกัน (ซึ่งน่าจะเป็นส่วนใหญ่) หัวหน้าเราอาจจะไม่ได้ขอ feedback ตรงๆ เราอาจจะขอเปิดประเด็นเองก็ได้ เช่น เราอาจจะบอกว่า “อยากให้ผมช่วย feedback ให้ในโครงการนี้หรือเปล่า” หรือ “ผมมีมุมมองที่แตกต่างในสิ่งที่เรากำลังทำ อยากได้ความคิดเห็นของผมมั้ย” เป็นต้น ทั้งนี้พยายามหลีกเลี่ยงการใช้น้ำเสียงประชดประชันเหมือนแบบว่า “ตาฉันบ้าง ขอเอาคืน” ด้วยนะครับ ^^”
ในขณะที่เราให้ feedback เป็นไปได้ที่เราจะจินตนาการว่าเราจะทำงานนี้หรือแก้ปัญหานี้อย่างไรถ้าเราเป็นเค้าซึ่งอาจจะทำให้เราหลุดประเด็นที่จะให้คำแนะนำกับเค้าก็เป็นได้ อาจจะเป็นเรื่องที่เค้าไม่ได้อยากรู้ เช่น หัวหน้าอยากรู้ว่าเค้านำเสนองาน (Presentation) เป็นอย่างไร เนื่องด้วยเราอาจจะเก่งภาษา เราอาจจะบอกไปว่าถ้าเป็นเรา เราจะอธิบายโดยใช้ประโยคแบบนี้ แท้จริงแล้วเราควรจะเน้นให้คำแนะนำในสิ่งที่เราเห็นหรือได้ฟัง ไม่ใช่ในฐานะที่เราเป็นเค้า เช่นว่า เราฟังคำอธิบายตรงนี้แล้วไม่เข้าใจ เป็นต้น ต้องอย่าลืมครับว่าเราไม่ใช่เค้า การกระทำของเค้าที่เราเห็นเป็นแค่ส่วนหนึ่งเท่านั้น ซึ่งอาจจะเป็นส่วนที่เราไม่ชอบ และการ feedback ที่ดีควรจะเริ่มด้วยการอธิบายบอกเล่าเรื่องที่เราเห็นหรือได้ยินอย่างตรงไปตรงมาและให้คำแนะนำอย่างสร้างสรรค์เพื่อให้เค้านำไปปรับปรุงต่อไป อีกอย่างหนึ่งก็ไม่ควรขุดคุ้ยลงรายละเอียดนัก ควรจะเก็บรายละเอียดไว้สำรอง เพราะมันจะเหมือนเราไปใส่ร้ายหรือว่าเค้า (เก็บกระสุนเผื่อไว้ ฮ่าๆ)
ถ้าเกิดหัวหน้าเราเค้าโต้กลับมาจะทำอย่างไรดี?
เป็นธรรมดานะครับ หัวหน้าก็คน บางทีอาจจะโต้กลับมาได้ว่า ไม่จริง เค้าไม่ได้เจตนาอย่างนั้นหรือที่เค้าทำไปเพราะแบบนี้ อย่าเพิ่งท้อครับ เค้าอาจจะหงุดหงิดนิดหน่อยเนื่องจากไม่เคยได้ feedback ตรงๆจากใคร หรืออาจจะรู้สึกเสียแมวไปแล้ว เราก็ต้องมั่นคงครับ ยิ่งถ้าเค้าเป็นคนขอ feedback เอง เราอาจจะต้องเปลี่ยนประโยคซะใหม่ ตอน feedback ไปครั้งแรกมันอาจจะเข้าใจยากหรือไม่ตรงจุดที่เค้าอยากได้ ก็ให้ลองอธิบายใหม่ เฉพาะเจาะจงให้ตรงประเด็นเลย (ถึงเวลาเรากระสุนที่เก็บมาใช้แล้ว)
นอกจากนี้ต้องหมั่นเช็คครับ ดูปฏิกิริยาไปด้วยว่าหน้าเบี้ยว หน้าบูด เริ่มกอดอกหรือยัง หรือเริ่มพูดเรื่อยเปื่อยเปะปะไปเรื่องอื่นมั้ย ถ้าเริ่มไม่แน่ใจว่าเรื่องที่เรา feedback มันจะดีหรือเปล่า ก็หยุดดีกว่า ดีกว่าที่จะทำให้บรรยากาศยิ่งติดลบมากขึ้น พาลจะมีผลต่อหน้าที่การงานซะเปล่าๆ
สรุป
สิ่งทีควรทำ
- ให้แน่ใจก่อนว่าหัวหน้าเราพร้อมที่จะรับฟัง feedback ก่อนเราจะพูดออกไป
- ให้คำแนะนำในสิ่งที่เราเห็นหรือได้ยินมา (โดยเฉพาะในหน่วยงานของเราเอง)
- เน้นที่ว่าเราจะช่วยหัวหน้าปรับปรุงได้อย่างไร ไม่ใช่ว่าคุณจะทำอย่างไรถ้าเป็นเค้า
สิ่งที่ควรหลีกเลี่ยง
- คิดว่าหัวหน้าไม่ต้องการ feedback ถ้าเค้าไม่ถาม ถ้าเรามี feedback ควรจะถามเค้าว่าต้องการฟังความคิดเห็นของเราหรือไม่
- ทำเป็นเหมือนว่าคุณรู้และเข้าใจในสถานการณ์ของหัวหน้าคุณ เค้าอาจจะมีเหตุบางอย่างที่เค้าตัดสินใจทำอย่างนั้นก็ได้
- ให้ feedback เหมือนเป็นการแก้แค้น
กรณีศึกษาที่ 1: ขอ feedback เพื่อให้ feedback
สำหรับกรณีศึกษาแรกเป็นเรื่องของ Wendy กับ Simon ซึ่ง Simon เพิ่งได้รับตำแหน่งมาเป็นหัวหน้าของ Wendy เค้าเป็นคนเก่งแต่ยังไม่เคยทำงานหรืออบรมในตำแหน่งผู้จัดการมาก่อนเลย Wendy รู้ดีว่าน่าจะเป็นประโยชน์ถ้าเธอจะได้ชี้แนะ Simon ในงานที่ทำอยู่ เธอเริ่มโดยการเข้าไปอธิบายงานที่เธอทำและขอให้ Simon คอยดูงานที่เธอทำและ feedback เธอ ซึ่ง Simon ก็ยินดีและทำให้เค้าเริ่มไว้เนื้อเชื่อใจ Wendy มากขึ้นและรู้ว่า Wendy จะเป็นคนที่ให้ feedback ที่ตรงไปตรงมากับเค้า เมื่อความสัมพันธ์พัฒนามากขึ้น ต่างคนก็ขอให้อีกฝ่ายคอย feedback แต่ละเรื่องไป แม้ว่าตอนนี้ทั้งคู่จะไม่ได้ทำงานด้วยกันแล้วก็ตาม
สำหรับกรณีนี้ เพื่อนๆจะเห็นเทคนิคเล็กๆน้อยๆในการเปิดโอกาสให้ตัวเองในการให้ feedback กับหัวหน้าของเรานะครับ อาศัยที่ว่าเรามีประสบการณ์ในงานนี้มาก่อน เราก็เปิดคอร์สเล็กๆให้หัวหน้าเราเลยครับ จากนั้นก็มองว่าเป็นการแลกเปลี่ยนความคิดเห็นของกันและกัน เราขอให้หัวหน้า feedback เรา ในทางกลับกันเราก็ให้ feedback กับเค้าเหมือนกันครับ
กรณีศึกษาที่ 2: หัวหน้าใจกว้าง ลูกน้องใจดี
เรื่องที่สองเป็นของ Gerard กับ Sven โดย Gerard นั้นได้มาเป็น CEO ของ Henry Ford Health System ซึ่งเค้าก็ได้จ้าง Sven ลูกน้องเก่าที่เคยทำที่ Ritz Carlton มาทำงานที่เดียวกันอีกเพราะว่า Sven คือคนที่เค้าเชื่อใจและหวังจะได้รับ feedback ต่างๆจาก Sven
หลังจากได้รับตำแหน่งใหม่ๆ Gerard ก็พยายามปรับปรุงแผนกของตนให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นซึ่งการเปลี่ยนแปลงนี้ทำให้มีเสียงบ่นและความไม่พอใจภายในแผนก Gerard จึงเรียกประชุมเพื่อแก้ไขปัญหาเหล่านี้และเพื่อให้พนักงานมีความตั้งใจที่จะดำเนินการตามแผนที่วางไว้ แต่ปรากฎว่าผลจากการประชุมทำให้พนักงานหลายคนไม่สบายใจอยู่ดี Gerard จึงไปขอความคิดเห็นจาก Sven ซึ่ง feedback ที่ได้มาก็คือ สิ่งที่ Gerard ทำน่ะดีแล้ว แต่เค้าได้ยินจากเพื่อนๆหลายคนที่คิดว่ามันไม่น่าจะดีกับแผนกและตัวพวกเค้า แล้วก็ตามด้วยคำแนะนำว่า ถ้า Sven เป็น Gerard เค้าจะจัดการกับสถานการณ์นี้อย่างไร … ที่ทำได้แบบนี้เพราะ Gerard นั้นเชื่อใจ Sven อย่างมากนั่นเอง
หลังจากนั้น Gerard ได้ปรับปรุงและแก้ไขสิ่งบกพร่องที่เค้าได้ทำไปในการประชุม โดย Gerard ได้นัดประชุมและได้แจ้งถึงสิ่งที่เค้าได้ยินมา (จาก Sven) และอธิบายกับทุกคนว่าเค้าจะแก้ไขอย่างไร จาก feedback ที่ได้ นอกจากจะช่วยให้การปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานภายในแผนกเป็นไปด้วยดีแล้ว ยังทำให้ Sven รู้สึกดีกับ Gerard มากขึ้น สำหรับ Sven แล้ว Gerard ไม่ใ่ช่แค่หัวหน้าที่รับฟังความคิดเห็นจากเค้า แต่เป็นหัวหน้าที่นำความคิดเห็นของเค้าไปใช้ให้เป็นประโยชน์ด้วย
ถ้าเราเป็น Gerard เราคงดีใจที่มีเพื่อนร่วมงานที่จริงใจแบบ Sven นะครับ กรณีนี้ชี้ให้เห็นว่า ยิ่งเป็นหัวหน้ายิ่งต้องฟังคนรอบข้างครับ เพราะอะไร? ก็เพราะเรามีหน้าที่รับผิดชอบมากขึ้น การตัดสินใจแต่ละครั้งมีผลมากต่อทั้งองค์กรและเพื่อนร่วมงาน ดังนั้นคิดหัวเดียวคนเดียวอาจจะไม่รอบคอบเพียงพอที่จะทำให้เราตัดสินใจอะไรได้อย่างถูกต้องทุกครั้งไป Gerard เป็นตัวอย่างที่ดีมากสำหรับเราตรงที่เค้าเปิดใจรับฟัง feedback จากคนที่เค้าเชื่อใจ และยังนำ feedback นั้นไปปรับใช้เพื่อประโยชน์ขององค์กรด้วยครับ
ส่วนในฐานะของ Sven หละ? … แน่นอนครับ ถ้าเรามีหัวหน้าดีๆอย่าง Gerard เราก็คงจะปลื้มไม่ใช่น้อยเลย ผมว่าหาไม่ง่ายนะครับ หัวหน้าที่จะใจกว้าง รับฟังความคิดเห็นอย่างตรงไปตรงมาแบบนี้ ถ้าเราเป็น Sven เราก็ควรจะใช้โอกาสอันดีนี้ให้ feedback ที่จริงใจไม่มีอคติใดๆ เพื่อช่วยกันทำประโยชน์สูงสุดให้กับองค์กรและเพื่อนร่วมงานครับ
อย่าลืมนะครับ feedback มีประโยชน์ แต่จะให้ใครไปก็พิจารณาด้วยว่าเค้าพร้อมจะรับหรือไม่ … เพื่อนๆมีประสบการณ์ในการ feedback หัวหน้ายังไงบ้าง แชร์หน่อยนะครับ ^_^
Credit: http://blogs.hbr.org/hmu/2010/03/how-to-give-your-boss-feedback.html?cm_mmc=npv-_-WEEKLY_HOTLIST-_-MAR_2010-_-HOTLIST0329&referral=00202
Loading ...
