Project Management and Software Development Blog for Thais

ทำไมต้องจัดลำดับความสำคัญ

หนึ่งในกระบวนการสำคัญที่เกี่ยวข้องกับ Requirement Management ก็คือการจัดลำดับความสำคัญของ Requirement ที่ได้รับมา (Requirement Prioritization) ครับ เหตุผลที่ต้องมีกระบวนการนี้ก็เพราะว่างานที่เป็น Project เกือบทั้งหมดจะมีข้อจำกัดอยู่ ไม่ว่าจะเป็นด้านกำลังคน (resources) เวลา (time) หรืองบประมาณ (budget) ซึ่งการจะทำ Requirement ทั้งหมดนั้นเป็นไปได้ยาก ดังนั้นเราจำเป็นต้องเลือก Feature สำคัญที่ตอบสนองกับ Requirement ของลูกค้าได้ตรงและครบถ้วนที่สุดใส่ลงไปในสินค้าของเราก่อนครับ

ในฐานะ Project Manager เราจำเป็นต้องจัดการขอบเขตของงาน (project scope) งบประมาณ (budget) กำลังคน (resources) และคุณภาพ (quality) ให้ลงตัวมากที่สุด หนึ่งในกลยุทธ์ที่จะช่วยได้ก็คือการตัดหรือเลื่อน Requirement ที่มีความสำคัญต่ำกว่าออกไปจาก Project ก่อน ซึ่งขั้นตอนนี้ Project Manager จำเป็นต้องได้รับความร่วมมือจากทุกคนที่เกี่ยวข้อง นั่นรวมถึง Product Manager, Developer, Tester และ Customer ด้วย เพราะว่าโดยทั่วไปแล้ว Development Team จะไม่รู้ว่า Requirement ไหนที่สำคัญที่สุดกับลูกค้า และตัวลูกค้าเองก็ไม่รู้ในรายละเอียดความยากง่ายในการพัฒนาแต่ละ Requirement ดังนั้น Project Manager ควรได้รับข้อมูลจากทั้งสองฝ่ายก่อนจะตัดสินใจจัดลำดับความสำคัญของ Requirement ครับ

ถ้าเรามีกลุ่มลูกค้าเก่าที่ใช้สินค้าเราอยู่แล้วในการติดต่อขอข้อมูลสำหรับ Release ต่อไปกระบวนการตรงนี้จะไม่ค่อยยุ่งยากมากนักครับ Requirement ส่วนใหญ่ที่จะได้มาก็คงจะเป็นการทำ Enhancement ให้กับของเดิม แต่ถ้า Project ของเรากำลังพัฒนาสินค้าที่เป็น version แรกหรืออยู่ในช่วงการทำ Research and Development (R&D) หละ แบบนี้เราจะไปเก็บข้อมูลแบบละเอียดเกี่ยวกับ Requirement ต่างๆได้กับใคร ยังไง?

โดยทั่วไปแล้วข้อมูลตรงนี้จะได้มาจากการทำ Customer Focus Group หรือ Lead Customer ที่จะคัดเลือกกลุ่มคนที่เราคิดว่าจะเป็นเป้าหมายหลักของสินค้านั้นๆมาพูดคุยเพื่อเก็บข้อมูล บวกกับข้อมูลการวิจัยทางการตลาด (Market Research) ก่อนส่งต่อมาให้ Product Manager และ Project Manager ครับ ซึ่งข้อมูลส่วนนี้จะไม่ละเอียดและง่ายต่อการจัดลำดับความสำคัญของ Requirement เท่าไรครับ นี่เป็นที่มาของบทความวันนี้ซึ่งกล่าวถึงหลักการที่จะมาช่วยให้เราจัดลำดับความสำคัญของ Requirement ได้อย่างมีระบบและมั่นใจยิ่งขึ้นด้วย Kano Model

Kano Model

Kano Model ซึ่งถูกพัฒนาโดย Noriaki Kano นำเสนอหลักการการจัดแบ่งคุณสมบัติของสินค้าตามความสำคัญที่มีต่อลูกค้าและตามความพึงพอใจของลูกค้า Kano แบ่งกลุ่มของ Feature หรือ Requirement ออกเป็นสี่กลุ่มดังนี้ครับ

1. Surprise and delight.

Requirement ที่ถูกจัดอยู่ในกลุ่มนี้คือสิ่งที่อยู่นอกเหนือความคาดหมายของลูกค้า เป็นสิ่งที่ทำให้สินค้าของเราดีเกินกว่าความคาดหวังของลูกค้า (Exceed Expectation) เป็นแนวคิดใหม่ที่จะทำให้สินค้าของเราแตกต่างและดีขึ้นกว่าคู่แข่ง คล้ายๆกับว่าถ้าลูกค้ามาเห็นแล้วต้องร้อง ?ว้าววว? อะไรแบบนี้ครับ

ยกตัวอย่างเป็น iPod ละกันฮะ สิ่งที่เป็น Surprise and delight ของ iPod version แรกน่าจะเป็น Nav-Wheel จุดนี้ทำให้ iPod สามารถสร้างความแตกต่างและทำให้ลูกค้าร้อง ?ว้าววว? ได้ครับ

2. More is better.

Requirement ในกลุ่มนี้โดยมากแล้วจะเป็นอะไรที่เกี่ยวกับแนวคิดที่ว่า ?ใหญ่กว่า? ?เร็วกว่า? ?แข็งแรงกว่า? ครับ แต่ความท้าทายในการเขียน Requirement ในกลุ่มนี้ก็คือเราจะรู้ได้อย่างไรว่า ?เมื่อไรถึงจะพอ? เช่น ใหญ่กว่า…แล้วต้องใหญ่แค่ไหน? เร็วกว่า…แล้วต้องเร็วแค่ไหน เป็นต้นครับ การใช้คำที่ว่า ?minimize? หรือ ?maximize? เป็นการเขียนที่กำกวมซึ่งยากต่อการเอาไปพัฒนาต่อได้ ตัวอย่างเช่น ถ้าเราเขียนว่าต้อง minimize search time ของระบบ Search Engine แบบนี้ Developer จะรู้ได้อย่างไรว่า minimum time ที่ต่ำที่สุดของระบบ Search Engine ควรเป็นเท่าไร?

เป็นเรื่องท้าทายที่จะเขียน Requirement ให้ได้ชัดเจนเพราะว่าการระบุตัวเลขที่ชัดเจนก็เป็นเรื่องยากมากเช่นกันครับ ตรงนี้กฎของ Diminishing Returns ในทฤษฎีทางเศรษฐศาสตร์จะเข้ามาเกี่ยวข้องครับ พูดง่ายๆคือความแตกต่างที่ลดลงเรื่อยๆเมื่อปัจจัยใดปัจจัยหนึ่งเพิ่มขึ้นหรือลดลง ผมขอยกตัวอย่างเป็น Search Engine นะครับ ประโยชน์ที่ลูกค้าได้รับจากการที่ search time เป็น 0.21 วินาทีกับ 0.11 วินาทีแทบจะไม่แตกต่างกันเลยครับ (กราฟที่หนึ่ง ข้อมูลสมมตินะครับ)

ในอีกมุมหนึ่งถ้าเราอยากให้ลูกค้าได้ประโยชน์จากสินค้ามากขึ้น มันก็ต้องแลกมาด้วยค่าใช้จ่ายที่เพิ่มขึ้นด้วยครับ (กราฟที่สอง) ดังนั้นเราในฐานะ Project Manager ควรต้องมีข้อมูลทั้งสองด้านนั่นคือประโยชน์ที่ลูกค้าจะได้รับ และค่าใช้จ่ายที่จะเกิดขึ้น ก่อนที่จะตัดสินใจระบุ Requirement ที่ชัดเจนลงไปว่า เราจะให้ minimum search time เป็น 0.21 หรือ 0.11 วินาที เป็นต้นครับ

ถ้ายกตัวอย่างจาก iPod เหมือนเดิมก็จะเป็นความสามารถในการเก็บเพลงที่มีมากกว่าคู่แข่งในขณะนั้นครับ

3. Must be.

อันนี้ชื่อก็บอกอยู่อย่างชัดเจนแล้วครับว่าเป็นสิ่งที่ ?ต้องมี? ในสินค้าของเรา ซึ่ง Requirement ที่อยู่ในกลุ่มนี้จะเป็นสิ่งที่ลูกค้าส่วนใหญ่พิจารณาเป็นอันดับต้นๆในการเลือกสินค้า ดังนั้นถ้าอยากขายของได้ เราต้องใส่ ?Must be? เข้าไปในสินค้า version แรกของเราเลยครับ

ตัวอย่างจาก iPod สิ่งที่เป็น ?Must be? ในก็น่าจะเป็นความบาง กระทัดรัด และการออกแบบที่ทันสมัยของมัน รวมถึงความง่ายในการใช้งานเมนูต่างๆ ซึ่งข้อนี้ได้ feedback ตรงมาจาก Steve Jobs เลย (ใครจะกล้าขัด?) Jobs บอกกับทีมพัฒนาว่า “ผมต้องการเข้าถึงเพลงที่อยากฟังได้ด้วยการกดไม่เกิน 3 ปุ่ม” ชัดเจนครับ

4. Better not be.

ข้อนี้ฟังดูแล้วเหมือนจะเป็นมุมกลับของ Requirement นั่นคือสิ่งที่ลูกค้าไม่ต้องการให้มีอยู่ในสินค้า เป็นกลุ่มที่อยู่ตรงข้ามกับ Surprise and delight แต่เราก็ไม่ควรมองข้ามข้อมูลตรงนี้ไปทั้งหมดหรอกนะครับ เพราะว่าเจ้าพวก Anti-Requirement เหล่านี้อาจจะกลายเป็น Must be หรือ Surprise and delight requirement ขึ้นมาได้ง่ายๆเลย ยกตัวอย่างจาก iPod เหมือนเดิม ถ้าลูกค้าบอกว่า ?ไม่ชอบเลยที่ MP3 Player มีเนื้อที่เก็บเพลงน้อย? นี่เป็นที่มาของ Must be requirement ที่ว่า ?iPod ต้องเก็บเพลงได้เยอะๆ? หรือ ถ้าลูกค้าบอกว่า ?ไม่ชอบ Navigation ที่ใช้งานยาก เข้าใจยาก? ก็เลยเป็นที่มาของ Surprise and Delight Requirement ที่ว่า ?iPod ต้องสร้างรูปแบบใหม่ของ Navigation ขึ้นมาให้ได้? ? ก็ Nav Wheel นั่นไงครับ

ประเด็นสำคัญอีกจุดหนึ่งคือในการออบแบบและผลิตสินค้าที่ตรงใจลูกค้ามากที่สุดเราต้องพยายามอย่าให้มี Better not be อยู่ในสินค้าเราเลยครับ

การวางแผน

ในการประยุกต์ใช้ Kano Model เราต้องตอบคำถามเหล่านี้ให้ได้ครับ

• Requirement ของสินค้า version แรกมีสิ่งที่เป็น Must be ครบแล้วหรือไม่?
• เมื่อเราระบุ More is better ข้อมูลเหล่านั้นมีความกำกวม หรือเป็นไปไม่ได้ในทางปฏิบัติหรือไม่?
• เรามีอะไรที่เป็น Surprise and delight เพื่อสร้างความแตกต่างให้กับสินค้าของเราหรือยัง?

โดยสรุปจากกลุ่มคำถามนี้ เพื่อให้สินค้า version แรกประสบความสำเร็จเราจำเป็นต้องมุ่งเป้าหมายไปในการพัฒนา Requirement ที่มีความสำคัญสูงสุดนั่นคือ Must be ก่อน การทำแบบนี้จะเป็นการทำให้สินค้าเสร็จและถูกส่งถึงมือลูกค้าได้เร็ว นำมาซึ่งการได้รับความคิดเห็นที่เร็วขึ้น และสุดท้ายเราจะได้ปรับปรุง แก้ไข และเพิ่มเติมสิ่งที่ลูกค้าต้องการได้เร็วขึ้นตามไปด้วย

จากนั้นเราจะมาพิจารณาที่ Surprise and delight เพื่อสร้างความแตกต่างของสินค้าเราซึ่งจะเป็นการเพิ่มความสามารถในการแข่งขันกับตลาด การสร้าง Brand ให้สินค้า และสร้างความตื่นตัวในหมู่ผู้บริโภคด้วย ดังนั้นเป็นสิ่งสำคัญมากที่เราจะต้องวางแผนกลยุทธ์ทางการตลาดให้สอดคล้องกับ Surprise and delight ที่เราเลือกมาใส่ในสินค้าของเราครับ

เรียนรู้จาก Apple’s iPod

ผมก็ไม่แน่ใจเหมือนกันว่าระหว่างที่ Apple พัฒนา iPod ได้มีการจัดลำดับความสำคัญของ Requirement โดยใช้ Kano Model รึเปล่า แต่เมื่อเรามองกลับไปแล้วเปรียบเทียบดูมันก็เข้าเ้ค้าอยู่เหมือนกันนะครับ ลองดูจากภาพข้างล่างดู

ไม่ว่าจะใช้หลักการอะไร การจัดลำดับความสำคัญของ Requirement เป็นเรื่องที่ต้องทำ และทำอย่างจริงจังครับ เพราะว่า Project จะประสบความสำเร็จหรือล้มเหลวก็ขึ้นกับว่าเราว่าตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้ตรงจุด และตรงเวลาหรือไม่

เมื่อการจัดลำดับความสำคัญอย่างถูกต้องมาบวกกับวิสัยทัศน์และการสนับสนุนที่เต็มที่ก็จะนำมาซึ่งความสำเร็จอย่างที่ iPod ของ Apple ทำให้เห็นมาแล้วครับ

FREELAN$E vs. PRI$E

มีเพื่อนคนหนึ่งสอบถามเข้ามาว่า ?สำหรับคนที่รับงานนอก (freelance) ควรมีหลักการในการประเมินราคาซอฟท์แวร์ขนาดเล็ก ขนาดกลางอย่างไรดี?? เป็นคำถามที่โดนใจผมมากครับ ผมเองก็เคยสงสัยว่า เอ่อ เคยเห็นที่เค้าประกาศรับทำ website ออกแบบโลโก้ อะไรเยอะแยะ เค้าเอาอะไรมาตีราคาค่าแรงเค้ากันน้อ? เคยคิด เคยสงสัย แต่ยังไม่ได้หาข้อมูลที่ชัดเจนหรอกครับ พอมีเพื่อนถามมา ผมก็เลยถือโอกาสนี้หาคำตอบซะเลย

ขอออกตัวก่อนนะว่าผมเองไม่เคยมีประสบการณ์ตรงในการรับงานนอกหรือตีราคาอะไรเลยซักกะอย่าง แต่จะพยายามอย่างเต็มที่ที่จะเขียนบทความนี้ให้มีข้อมูลและแนวทางที่เพื่อนๆจะได้เอาไปใช้เป็นประโยชน์ต่อไปครับ

จริงๆแล้วไม่ว่าอาชีพหรือสินค้าอะไร หลักการตั้งราคาก็คงไม่ต่างกันมากนะครับ ก็สมการง่ายๆอันนี้แหละ

กำไร = ราคาขาย ? ต้นทุน … แปลงรูปสมการได้เป็น

ราคาขาย = ต้นทุน + กำไร

เอาล่ะ ตอนนี้เราอยากรู้ราคาขายงั้นหน้าที่ของเราคือหนึ่งหาต้นทุนที่ต้องใช้ และสองกำหนดกำไรว่าอยากได้เท่าไร … ฟังดูไม่ซับซ้อนใช่มั้ยครับ?

หาต้นทุน

เคยได้ยินคำพูดที่ว่า ?อยากได้เงินต้องเสียเงิน? มั้ยครับ? ก็คล้ายๆกับ ?อยากมีกำไรต้องลงทุน? นั่นแหละฮะ คำพูดนี้ตรงมากๆสำหรับคนที่เป็น Freelance ครับ เพราะเป็น Freelance ก็ต้องลงทุนครับ และไม่ว่าเราจะพยายามควบคุมค่าใช้จ่ายขนาดไหนก็ตาม เราก็จะเจอปัญหาค่าใช้จ่ายที่ไม่คาดคิดให้กวนตัว กวนใจ กวนกระเป๋าสตางค์อยู่ดีครับ (ขนาดผมไม่ใช่ Freelance ยังโดนซะอ่วมทุกเดือนเลย ฮ่าๆ) ดังนั้นเราต้องจริงจังและรอบคอบให้มากๆในการคำนวณค่าใช้จ่ายที่จะเกิดขึ้นครับ

รายจ่ายที่เป็นไปได้

ถ้าเราไม่รอบคอบจะเกิดอะไรขึ้น นี่เลยครับตัวอย่าง ไม่ต้องห่วงๆ ผมมีโน๊ตบุ๊คใหม่ไว้ใช้ทำงานแล้ว ไม่ต้องรวมเป็นต้นทุนหรอก อ้าว แล้วไม่เตรียมการค่าอัพเกรดฮาร์ดแวร์ไว้ซักหน่อยหรอครับพี่ … หรือผมคิดราคาปริ้นท์เตอร์ใหม่รวมไปในค่าใช้จ่ายรายปีแล้ว อ้าว แล้วไม่เตรียมงบไว้สำหรับค่ากระดาษกับค่าหมึกหรอครับพี่ ทุกอย่างมีราคาทั้งนั้นครับ อย่าลืมเด็ดขาด

ค่าใช้จ่ายที่เราจะต้องเตรียมไว้ก็จะมีเช่น ค่าเครื่องไม้เครื่องมือในการทำมาหากิน ค่าเดินทาง ค่าโทรศัพท์ ค่าเช่าเนื้อที่ Hosting และอื่นๆ ผมมีค่าใช้จ่ายที่อาจจะเกิดขึ้นมาให้ดูกันครับ Excel ไฟล์นี้ใช้คำนวณค่าแรงได้ด้วยนะครับ Freelance_Rate (527)

ลองพิจารณาดูว่าค่าใช้จ่ายอะไรที่ตรงกับงานของเราครับ เลือกได้แล้วลองคำนวณออกมาเป็นค่าใช้จ่ายรายปีแล้วเก็บไว้ครับ เดี๋ยวเอาไปใช้ต่อในขั้นตอนหลัง

พิจารณาถึงหลักประกัน

อย่าลืมว่าคนเป็น Freelance ก็เจ็บก็ป่วยเป็นนะ และอย่าลืมว่าเมื่อทำธุรกิจแบบนี้อาจจะมีกรณีการฟ้องร้องกันเกิดขึ้น (ถึงไม่อยากจะให้มีก็เถอะ) ระหว่างผู้ว่าจ้างกับผู้รับจ้าง เราเตรียมการไว้บ้างแล้วรึยังครับ? นี่ก็เป็นส่วนหนึ่งที่คนเป็น Freelance ต้องแบกรับไม่เหมือนกับพนักงานบริษัททั่วไป เราลองคุยกับบริษัทประกันดูครับว่ามีรูปแบบการประกันอะไรบ้างที่เหมาะกับเรา แล้วเราต้องทำความเข้าใจกับมันให้ถ่องแท้เลยนะ ไม่งั้นถ้าป่วยไข้ขึ้นมาแล้วเบิกไม่ได้จะทั้งเศร้าทั้งแค้น อีกอย่างคือถ้าเราจำเป็นต้องเสียภาษีทุกปี หารูปแบบประกันที่นำไปลดหย่อนภาษีได้ 100% ด้วยจะดีมากครับ

เอาค่าใช้จ่ายที่เกิดจากการประกันแบบต่างๆไปรวมในค่าใช้จ่ายรายปีของเราด้วยครับ

คำนวณค่าตัวของเรา

โดยทั่วไปจะมีอยู่สองรูปแบบในการคิดราคากับลูกค้านั่นคือหนึ่งแบบที่ราคาตายตัว (per project หรือ fixed price contract) และสองราคาที่เก็บตามชั่วโมงจริงที่ทำงาน (time and materials) ครับ ไม่ว่าเราจะเลือกทางไหนเป็นเรื่องจำเป็นอย่างยิ่งที่เราจะต้องคิดคำนวณหาราคาค่าแรงขั้นต่ำต่อชั่วโมงของเรา (minimum hourly rate) เพื่อที่จะสามารถเปรียบเทียบความก้าวหน้าของงานกับราคาค่าแรงในรูปแบบที่เป็น ?per project? หรือเพื่อให้รู้ว่าเราควรคิดราคาขั้นต่ำเท่าไรต่อชั่วโมงสำหรับงานที่เป็น time and materials ครับ

จุดสำคัญมาแล้วครับ สำหรับคนที่คิดราคาแบบ per project ราคาเหมารวมนั้นควรจะมาจากราคาค่าแรงขั้นต่ำต่อชั่วโมงคูณจำนวนชั่วโมงที่ประมาณไว้สำหรับทำงาน บวกกับค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมที่เผื่อไว้สำหรับเหตุการณ์ไม่คาดคิดต่างๆ เช่น requirement เปลี่ยนแปลงหรือเพิ่มเติม เป็นต้น จะบวกเท่าไรอันนี้แล้วแต่ประสบการณ์ของแต่ละคน requirement ที่รับมา และความซับซ้อนของงานนะครับ เพื่อนๆอาจจะสงสัยว่า แล้ว minimum hourly rate คำนวณมายังไงหละ? ดูตามขั้นตอนนี้เลยครับ

1. หาค่าใช้จ่ายต่างๆของเราก่อน

อ่อ อันนี้ง่ายเลย เราเตรียมแล้ว เราคิดค่าใช้จ่ายออกมาเป็นรายปีครับ จริงๆนะผมว่ายากที่ใครจะรอบคอบขนาดเก็บค่าใช้จ่ายได้ครบทุกบาททุกสตางค์จริงๆตั้งแต่แรก เดี๋ยวทำงานไปมันต้องมีอะไรโผล่มาอีกแน่นอนครับ งั้นตรงนี้แอบบวกไป 10% เตรียมไว้สำหรับค่าใช้จ่ายไม่คาดคิดทั้งหลาย

2. กำหนดเงินเดือนของเรา

ข้อนี้ไม่ตายตัวนะครับว่าแต่ละคนควรจะมีเงินเดือนเท่าไร ก็อยู่ที่แนวทางการใช้ชีวิตและสังคมของแต่ละคนหละฮะ ถ้าจะให้ง่ายหน่อยก็ลองคิดว่าถ้าเราทำงานแบบเดียวกันนี้ให้กับบริษัทซักที่นึงเราควรจะได้เงินเดือนเท่าไรดี ถ้าจะเอาให้สุดๆไปกว่านั้นก็ลองคิดเผื่อไปเลยครับว่าเราอยากได้เงินเดือนเท่าไรในอีก 1 ปีข้างหน้ารวมโบนัสไปด้วย

แต่ถ้าเราไม่ได้ทำงานบริษัทหรือเพิ่งลาออกมาแล้วไม่มีตัวเลขเงินเดือนอ้างอิง ผมว่าก็ลองเปิดเวปสำรวจตรวจหาข้อมูลดูหรือถามเพื่อนๆที่ทำงานในสายงานเดียวกันดูก็ได้นะครับ ได้ตัวเลขมาแล้วอยากจะบวกนู่นนี่ไปอีกก็ไม่ว่ากันนะ เพราะถือว่าเราต้องรับความเสี่ยงแบบเต็มๆไม่เหมือนคนที่เป็นพนักงานบริษัททั่วไปครับ

3. กำหนดกำไร

ธุรกิจจะเล็ก กลาง ใหญ่ มีเป้าหมายสูงสุดเหมือนกันครับ ?กำไร? Freelance ก็ไม่ยกเว้นหรอก ใช่ปะ? เราต้องบวกกำไรไปด้วยเผื่อช่วงที่เราไม่มีงานเข้ามาจะได้ไม่ลำบาก รวมถึงเป็นเงินเก็บที่สามารถจะเอาไปจ้างคนอื่นทำงานหรือขยายธุรกิจด้วยครับ คำแนะนำต่างๆที่ผมหาข้อมูลมาก็คือเราบวกกำไรไปได้เลย 10-50% อาจจะดูเยอะแต่บอกแพงๆไว้เผื่อลูกค้าต่อรองครับ

4. คำนวณหาจำนวนชั่วโมงที่ทำงานได้

ส่วนใหญ่พนักงานบริษัทจะทำงานกัน 40 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ งั้นเราเริ่มที่ตัวเลขนี้แล้วกัน ปีหนึ่งมี 52 สัปดาห์แสดงว่าเราจะมีเวลาทำงานทั้งสิ้น 2,080 ชั่วโมงต่อปี … เยอะเหมือนกันนะ

ต่อไปครับถึงเราจะเป็น Freelance แต่เราก็ควรได้วันหยุดราชการเหมือนกันใช่ปะ? จัดให้ครับ ปีนึงบ้านเราหยุดกี่วันหละเนี่ยะ? เอาเป็นของปีนี้ (2553) มีวันหยุดราชการ 14 วัน ปัดเป็น 15 แล้วกันเนอะ ฮ่าๆ เราคงไม่แข็งแรงตลอดปีหรอก งั้นขอ 1 สัปดาห์ไว้ลาป่วย อ้อ แล้วก็ขออีก 2 สัปดาห์ไว้ให้เวลากับครอบครัวไปเที่ยวไหนมาไหนกันมั่ง

สรุปครับว่าจาก 52 สัปดาห์หักวันหยุดราชการไป 3 สัปดาห์ หักวันลาป่วยไป 1 สัปดาห์ และหักวันลาพักร้อนไป 2 สัปดาห์ เราจะมีเวลาทำงานจริงๆ 46 สัปดาห์ต่อปี นั่นคือ 1,840 ชั่วโมง (ถ้าเราทำงาน 40 ชั่วโมงต่อสัปดาห์นะ) แต่มันเป็นไปไม่ได้หรอกครับที่เราจะมองว่าตลอด 40 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ของเราเป็นเงินเป็นทองไปซะหมด มันมีงานบางงานซึ่งเอาไปเก็บตังค์กับลูกค้าไม่ได้เช่น เวลาเดินทาง เวลากินข้าว เวลาประชุม และอื่นๆที่อาจจะเข้ามาเบียดบังเวลางานจริงๆของเรา ดังนั้นเราควรลดจำนวนชั่วโมงที่ทำงานได้ของเราลงไปซัก 25% ครับ ตอนนี้ก็จะเหลือ 1,380 ชั่วโมงต่อปี

ถึงตรงนี้หวังว่าเพื่อนๆคงจะไม่งงกันไปซะก่อนนะครับ ใกล้เป็นความจริงแล้วครับ อีกขั้นตอนเดียว

5. คำนวณหา minimum hourly rate

สุดท้ายแล้วหละครับ เอาข้อมูลทั้งหมดที่หามายำรวมกันในสมการนี้เลย

Minimum hourly rate = (Annual Expenses + Expected Salary + Profit) / Billable Hours

ตัวอย่างเช่น ผมมีค่าใช้จ่ายรายปีที่เกี่ยวกับงาน Freelance 50,000 บาท อยากได้เงินเดือน 60,000 บาท x 12 เดือน บวกกำไร 20% ดังนั้นผมจะมีค่าแรงต่อชั่วโมงเป็นเงิน … (50,000 + 720,000 + 154,000)/1,380 = 673.18 บาท

ตัวเลข 673.18 บาทต่อชั่วโมงนั้นสำหรับคนที่ทำ Freelance เต็มตัวนะครับ แต่ถ้าใครที่คิดจะทำเป็นงานเสริมอาจจะต้องคำนวณตัวเลขใหม่ฮะ ตัวอย่างเช่น ผมอยากได้รายได้เสริมเดือนละ 20,000 บาท กำไรเอานิดหน่อยพอ 10% ผมมีงานประจำทำอยู่แล้วงั้นผมคงทำหลังเลิกเงินบวกเสาร์อาทิตย์ได้ซัก 15 ชั่วโมงต่อสัปดาห์คิดเป็น 690 ชั่วโมงต่อปี (ทำงานได้ 46 สัปดาห์ต่อปี) ลดไป 25% เหลือชั่วโมงที่เก็บตังค์ได้ 517.5 ชั่วโมง งั้นตัวเลข minimum hourly rate ของผมก็จะเป็น (10,000 + 240,000 + 25,000)/517.5 = 533.33 บาทต่อชั่วโมงครับ

เอาหละครับ ตอนนี้เราก็ได้ minimum hourly rate ของเรามาแล้ว ถ้าเราจะคิดราคาแบบ per project เราก็ต้องประเมินจำนวนชั่วโมงที่จะใช้ทำงานแล้วคูณด้วยตัวเลขนี้ไปก็จะได้ราคาของงานทั้งหมดแบบเหมาจ่าย แต่ถ้าเราคิดเงินแบบ time and materials เราก็ใช้ตัวเลขนี้ในการคิดราคาได้เลยครับ

ผมเองก็พอจะมีคนรู้จักในวงการ Freelance อยู่บ้าง ส่วนใหญ่แล้วเค้าจะคิดเงินเป็น man/day นะครับ (minimum hourly rate x จำนวนชั่วโมงต่อวัน) แบบนี้จะเป็นการรวมความยากของงานที่จะทำเข้าไปไว้แล้วด้วย ถ้ายากมากก็ใช้เวลามากราคาก็แพงขึ้น ซึ่งตรงนี้ก็ต้องใช้ประสบการณ์ของเราเองที่จะประเมินเวลาออกมาให้ตรงมากที่สุด ไม่งั้นจากกำไรอาจจะกลายเป็นขาดทุนได้ถ้าเราต้องทำงานเกินเวลาที่ได้ตกลงไว้กับทางลูกค้าครับ

สรุป

ตัวเลขนี้ไม่ใช่ทั้งหมดของคำตอบหรอกนะครับ เป็นเพียงค่าตั้งต้นให้เราเก็บไว้เป็นตัวอ้างอิงก่อนจะตัดสินใจรับงาน จริงๆแล้วมันมีตัวแปรอะไรๆอีกมากมาย เช่น ตัวลูกค้าเอง บางคนคุยด้วยแล้วไม่ค่อยรู้เรื่อง เราคงต้องเตรียมตัวเตรียมใจรับ change ที่จะเกิดขึ้นไว้ด้วย แต่กับบางคนคุยด้วยแล้วถูกคอ อยากจะคิดราคาถูกหน่อยก็ไม่แปลก อยู่ที่ความสบายใจของตัวเราด้วย สำคัญที่สุดคือเราต้องเปรียบเทียบราคากับคู่แข่งรายอื่นในธุรกิจของเราเพื่อดูความสามารถในการแข่งขันด้วยครับ

อย่างที่ออกตัวไว้ตั้งแต่ต้นครับ ผมเองไม่มีประสบการณ์ตรงในเรื่องนี้ก็เลยพยายามหาข้อมูลและหลักการมาฝากไว้ใช้เป็นแนวทาง ส่วนเพื่อนๆคนไหนที่มีประสบการณ์ตรงกับเรื่องพวกนี้จะช่วยแบ่งปันความรู้หละก็ขอบคุณมากๆครับ ผมคิดว่าหลายๆคนคงได้ประโยชน์มากขึ้นเยอะเลย

ปล. หวังว่าบทความนี้จะไม่ยาวเกินไปนะครับ จบไม่ลงจริงๆ

ไม่มีคนไหนเก่งตลอดกาล

ผมบอกพนักงานอยู่เสมอ คือในโลกนี้ ไม่มีคนไหนเก่งไปตลอดกาล
วันนี้คุณอาจเก่ง แต่พรุ่งนี้ อาจมีคนเก่งกว่าคุณ เพราะฉะนั้น
คนใดก็ตามที่ภูมิใจว่า ตนเองเก่ง จงจำเอาไว้ได้เลยว่า
ความหายนะใกล้มาถึงตัวคุณแล้วความโง่คืบคลานมาใกล้ตัวคุณแล้ว

~ ธนินท์ เจียรวนนท์

ประธานกรรมการและประธานคณะผู้บริหารเครือเจริญโภคภัณฑ์

การเปลี่ยนแปลง

ในฐานะผู้จัดการ (manager) ในบางครั้งเราเองไม่สามารถควบคุมเรื่องราวต่างๆให้เป็นไปอย่างที่คาดหวังครับ เช่น วันดีคืนดีทางบริษัทก็มีนโยบายให้เปลี่ยนขั้นตอนการทำงานเดิมไปใช้ระบบใหม่ที่ลงทุนไปกว่า 10 ล้านบาท เราเองมีหน้าที่สนองนโยบายของบริษัทอยู่แล้ว แต่เล่นสั่งงานฟ้าผ่าแบบนี้ก็ลำบากนะครับเจ้านายยยย เพราะว่าอาจจะเกิดปัญหาที่เด็กๆในทีมเราต่อต้านการเปลี่ยนแปลงครั้งนี้ ถ้าเจอเหตุการณ์แบบนี้เราทำยังไงดีครับ?

ก่อนจะคิดแก้ปัญหาเราต้องรู้ถึงสาเหตุของปัญหาก่อนครับ ความเปลี่ยนแปลงเป็นเรื่องน่ากลัวสำหรับคนส่วนใหญ่เพราะเราไม่รู้ว่าผลของเปลี่ยนแปลงนั้นจะดีหรือร้าย ก็ความเสี่ยงที่มีนั่นแหละครับ ทัศนคติของคนส่วนใหญ่ถ้าพูดถึงความเสี่ยงก็จะมองไปในแง่ลบมากกว่าแง่บวก (ทั้งๆที่ความเสี่ยงหรือความเปลี่ยนแปลงนั้นอาจจะนำมาซึ่งสิ่งดีๆและความก้าวหน้าก็ได้) นี่คือสาเหตุหลักที่ทำให้เกิดการต่อต้านความเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นในองค์กรครับ สาเหตุอื่นๆก็จะมีเช่น ไม่แน่ใจว่าระบบใหม่จะดีกว่าเก่าจริงหรือไม่ ระบบใหม่เข้ามาเปลี่ยนการทำงานประจำที่คุ้นเคย ระบบใหม่อาจจะส่งผลต่อความมั่นคงในอาชีพหรืออำนาจที่มีอยู่ หรือระบบใหม่ทำให้สังคมที่เคยมีต้องเปลี่ยนไป เป็นต้นครับ

เพิ่มเติมนิดหน่อยครับ จริงๆแล้วความเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นกับองค์กรใดๆไม่ได้มีเฉพาะในมุมของ technology นะครับ โดยสรุปจะมีอยู่ 3 มุมมองดังนี้ (ขอใส่ทฤษฎีนิดนึงนะ)

1. Structural Change คือการเปลี่ยนแปลงที่เกิดกับโครงสร้างขององค์กร เช่น เปลี่ยนตัว CEO หรือ CIO, ปิดสำนักงาน 38 สาขาในยุโรป หรือรวมสายการบังคับบัญชา (line of command) มาไว้ที่ส่วนกลาง
2. Behavioral Change คือการเปลี่ยนแปลงที่เกิดกับพฤติกรรมหรือธรรมเนียมปฏิบัติขององค์กรและคนในองค์กร เช่น เน้นหนักและให้ความสนใจที่ลูกค้ามากขึ้น (customer focus) หรือเริ่มทำระบบประเมินผลงานประจำปี (performance measurement)
3. Technological Change คือการเปลี่ยนแปลงที่เกิดกับเทคโนโลยีที่ใช้ทั้งภายในและภายนอกองค์กร เช่น จัดการระบบ Call Center ใหม่, เปลี่ยนไปใช้ Defect Tracking System ตัวใหม่ หรือเปลี่ยนระบบอีเมล์ใหม่

การเปลี่ยนแปลงทั้ง 3 มุมมองสามารถก่อให้เกิดแรงต้านได้ทั้งสิ้นครับ ถึงแม้ว่าในวันนี้จะเน้นไปที่แนวทางการลดแรงต่อต้านที่เกิดจาก Technological Change (ระบบใหม่ลงทุนไป 10 ล้านบาท) แต่ผมคิดว่าบทความนี้จะเป็นประโยชน์ในการปรับใช้กับการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นจากอีก 2 มุมมองด้วยครับ

การลดแรงต่อต้าน

เมื่อเรารู้สาเหตุชัดเจนแล้ว ก็ถึงเวลาหาทางลดแรงต่อต้านของคนในทีมเราแล้วหละครับ คนที่มีบทบาทสำคัญอย่างยิ่งคือผู้บริหารระดับสูงที่ริเริ่มหรืออนุมัติการเปลี่ยนแปลงซึ่งต้องเป็นคนที่สร้างและเพิ่มความมั่นใจให้กับพนักงานที่ได้รับผลกระทบ ถ้าเป็นการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่ผู้บริหารระดับสูงจำเป็นต้องประสานงานให้ทุกส่วนในองค์กรทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพด้วย แนวทางที่จะช่วยได้มีดังนี้ครับ

การสื่อสาร

?พูดกันมากขึ้น เข้าใจกันมากขึ้น? หลักการง่ายๆแต่ให้ผลดีมากๆครับ เป็นขั้นตอนที่สำคัญมากที่ผู้บริหารจะต้องมีการสื่อสารถึงการเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้นให้กับพนักงานที่มีผลกระทบรับทราบตั้งแต่เนิ่นๆ การสื่อสารนี้นอกจากจะให้ประโยชน์ในการสร้างความตื่นตัวและความเข้าใจถึงแนวนโยบายใหม่แล้ว มันยังเป็นการสร้างความรู้สึกเป็นส่วนสำคัญขององค์กรให้กับพนักงานด้วยซึ่งเรื่องนี้สำคัญมากนะครับ ไม่มีแล้วครับสมัยนี้ที่ใครจะยอมให้ใครมาชี้นิ้วสั่งหันซ้ายหันขวาแบบไม่มีเหตุผลอยู่ พนักงานต้องการมีสิทธิมีเสียงในการรับรู้และให้ความคิดเห็นกับสิ่งที่จะเกิดขึ้นกับตัวพวกเขาด้วย

วิสัยทัศน์

ผู้นำที่ดีต้องมีวิสัยทัศน์ที่ชัดเจนครับ เอาง่ายๆถ้ามีคนถามว่า ?คุณเปลี่ยนระบบการทำงานไปเพื่ออะไร?? ผู้นำต้องตอบให้ได้ชัดเจนที่สำคัญต้องชี้ไปในอนาคตว่าเราจะได้ประโยชน์อะไรกับการเปลี่ยนแปลงครั้งนี้ด้วยครับ สาเหตหนึ่งที่พนักงานต่อต้านการเปลี่ยนแปลงก็เพราะพวกเขาไม่รู้ว่าจะทำไปเพื่ออะไร ทำแล้วตัวเขาได้อะไร บริษัทได้อะไร ลูกค้าได้อะไร เรื่องพวกนี้ผู้บริหารระดับสูง (ผู้นำ) ที่เป็นคนริเริ่มหรืออนุมัติโครงการต้องตอบคำถามให้ได้ชัดเจน ข้อมูลเรื่องนี้จำเป็นจะต้องถูกส่งต่อลงมาจากผู้บริหารระดับสูงให้กับพนักงานทุกคนที่ได้รับผลกระทบ อาจจะเป็นทางอีเมล์ วิดีโอ หรือการประชุมก็ได้ ในฐานะที่เราเป็นผู้จัดการมือใหม่เราเองก็จำเป็นที่ต้องเข้าใจข้อมูลส่วนนี้อย่างกระจ่างเพื่อตอบคำถามคนในทีมได้ด้วยครับ เพิ่มเติมนิดหน่อย สมัยนี้ผมว่าแค่มีวิสัยทัศน์อย่างเดียวไม่พอแล้วหละแต่ต้องเป็นวิสัยทัศน์ที่เข้าท่าด้วย พนักงานสมัยนี้ฉลาดขึ้นมากครับถ้าเอาอะไรไม่ได้เรื่องมาพูดจะยิ่งไปกันใหญ่นะ ฝากท่านผู้บริหารระดับสูงดูแลตรงนี้ด้วยครับ

การอบรม

บางครั้งพนักงานอยากใช้ระบบใหม่จะแย่อยู่แล้วแต่ก็ใช้ไม่ได้เพราะว่าใช้ไม่เป็น โห อันนี้เศร้านะครับ อุตส่าห์ลงทุนไปตั้งเยอะมาตกม้าตายเอาเรื่องง่ายๆ ก่อนจะใช้ระบบใหม่อย่างลืมเตรียมเรื่อง Training and Support เด็ดขาดครับ ก็เหมือนเวลาเราขายระบบให้ลูกค้าแหละฮะ Training and Support ถือเป็นส่วนหนึ่งที่ลูกค้าใช้พิจารณาว่าจะซื้อหรือไม่ซื้อระบบเรา ฉันใดฉันนั้น การฝึกอบรมตรงนี้จะให้ประโยชน์เยอะ นอกจากจะเป็นการสร้างความตื่นตัวให้กับพนักงานแล้ว ก็จะเป็นการสอนแนวทางปฏิบัติที่ถูกต้อง (best practice) ในการใช้งานระบบใหม่ซึ่งจะช่วยลดปัญหาความผิดพลาดระหว่างใช้งานจริงด้วยครับ

สร้างความสำเร็จให้เร็ว

มีพนักงานบางส่วนที่ได้รับการสื่อสารแล้ว เข้าใจวิสัยทัศน์แล้ว แต่ก็ยังมีคำถามประมาณว่า ?มันจะใช้ได้ผลดีจริงหรอ?? แบบว่ายังไม่มั่นใจ พอไม่มั่นใจเลยไม่อยากเริ่มใช้ระบบใหม่ เราจะจัดการปัญหานี้ยังไงดี? คำแนะนำก็คือเราต้องสร้างความสำเร็จให้เห็นเร็วที่สุดครับ เช่น ก่อนประกาศใช้ระบบใหม่เราอาจจะเลือกบางหน่วยงานเข้ามาเป็นหน่วยทดลอง (pilot program) เพื่อใช้ระบบใหม่ก่อนครับ พยายามทำให้มันได้ผลออกมาดีครับ และผู้บริหารระดับสูงควรจะเน้นย้ำถึงความสำเร็จที่เกิดขึ้นกับหน่วยงานนี้หลังจากประกาศใช้ระบบใหม่ไปแล้วซัก 1-2 เดือนครับ ตรงนี้จะช่วยให้ความคลางแคลงใจของพนักงานหลายๆคนลดน้อยลงไปได้ครับ

รางวัลพิเศษ

เพื่อสร้างแรงจูงใจให้พนักงานหันมายอมรับการเปลี่ยนแปลงมากขึ้น ผู้บริหารอาจจะเตรียมรางวัลไว้ให้กับพนักงานที่สามารถนำระบบใหม่มาใช้กับงาน ของตัวเองได้อย่างมีประสิทธิภาพไว้ด้วย รางวัลก็มีได้หลายรูปแบบนะครับ เช่น ปรับขึ้นเงินเดือน ให้โบนัสพิเศษ หรือแม้แต่ได้เกียรติบัตรชมเชยอะไรแบบนี้ฮะ แต่ข้อควรระวังก็คือถ้าพนักงานทุกคนได้รางวัลก็ไม่มีประโยชน์อะไรเลยในการสร้างแรงจูงใจเพราะเหมือนว่าอยู่เฉยๆก็ได้ นั่นคือรางวัลว่าสำคัญแล้วการได้มาซึ่งรางวัลสำคัญกว่าอีกครับ เพื่อให้มีระบบระเบียบในการให้รางวัลมากขึ้น เราในฐานะผู้จัดการตามสายงาน (line manager) ซึ่งมีหน้าที่ประเมินผลงานของพนักงานก็ควรจะผูกเรื่องการใช้ระบบใหม่อย่างมีประสิทธิภาพเข้ากับวัตถุประสงค์ในการทำงาน (performance objective) ให้กับพนักงานแต่ละคนตามความเหมาะสม การทำแบบนี้เป็นการสร้างมาตรฐาน (standard) แนวทางปฏิบัติ (action plan) และตัวชี้วัดความสำเร็จ (success criteria) ที่ชัดเจนในการจะให้รางวัลกับใครซักคนครับ

เพิ่มเติมนิดหน่อยครับในบางสถานการณ์ถ้ามีตัวเลือกแค่ให้รางวัลพิเศษกับไม่ให้รางวัลพิเศษอาจจะไม่พอ ใช่ครับ ผมกำลังพูดถึงการลงโทษอยู่ … สำหรับพนักงานคนไหนที่ไม่ยอมรับการเปลี่ยนแปลงครั้งนี้เลยแล้วมีผลกระทบต่อการทำงานโดยรวมของทีม ผมคิดว่าเราอาจจะต้องลองพิจารณาลงโทษบ้างนะครับ แต่ขอให้เป็นทางเลือกสุดท้ายจริงๆ

สรุป

จริงอยู่ครับ เป็นหน้าที่สำคัญสำหรับผู้บริหารระดับสูงรวมถึงผู้บริหารตามสายงานที่จะคิดหาทางสร้างความเปลี่ยนแปลงที่ดีขึ้นให้กับองค์กรและเตรียมตัวรับกับแรงต้านที่อาจจะเกิดขึ้น วิธีการก็มีอย่างที่ผมได้นำเสนอไปแล้ว อย่างไรก็ตามในความคิดผมซึ่งอาจจะรวมถึงเพื่อนๆอีกหลายคนด้วยก็คือก่อนที่จะเปลี่ยนแปลงอะไรขอให้พนักงานอย่างเราๆรับรู้กับสิ่งที่จะเกิดขึ้นและมีส่วนร่วมในการให้ความคิดเห็นและตัดสินใจในระดับที่เหมาะสมด้วย ผมคิดว่าถ้าทำได้แบบนี้แรงต้านที่จะเกิดขึ้นจะน้อยลงอีกมากเลยครับ ไม่ว่าจะเป็นการเปลี่ยนแปลงการทำงานจากหน้ามือเป็นหลังมือเพราะการเข้ามาของระบบใหม่ที่ลงทุนไปเป็น 10 ล้าน หรือจะเป็นแค่การเลือกที่จะใช้ template แบบไหนสำหรับการเขียน Unit Test Document … สุดท้ายแล้วการมีส่วนร่วมของพนักงานเป็นสิ่งที่สำคัญที่สุดครับ

หวังว่าบทความนี้จะเป็นประโยชน์กับหลายๆคนนะครับ

ต่อภาค 2 กันเลยครับ

ใช้ Bookmark ให้เป็นประโยชน์

เหตุการณ์คล้ายๆเก็บอีเมล์ไว้เต็ม Inbox หละครับ วันนึงผมเข้าเวปไซต์เป็นสิบๆด้วยจุดประสงค์ที่แตกต่างกันไป บางทีเข้าไปเพื่อหาข้อมูลที่ต้องการจริงๆ บางทีเข้าไปหาอะไรอ่านเล่นๆ ซึ่งแน่นอนมีเวปจำนวนนึงที่ถูกใจผม แต่น้อยครั้งที่ผมจะอ่านจนจบหรือดูข้อมูลได้ทั้งเวปเพราะว่าเวลาไม่พอ เมื่อต้องเปลี่ยนไปทำงานอื่นแล้ว ผมก็จะปิด Browser ไป วันรุ่งขึ้นถ้าผมนึกได้ว่ายังอ่านบทความในเวปนั้นไม่จบแล้วอยากอ่านต่อ ทำยังไงดีครับ … ทางเลือกของผมคือ

1. ลอง Search Google อีกรอบ อันนี้เดา keyword มั่วเลย ฮ่าๆ ก็จำไม่ได้ว่าครั้งที่แล้วใช้ keyword อะไรนี่ … หาไม่เจอ
2. งั้นมาเปิดดูที่ History ของ Browser ละกัน … เอ่อ มีเป็นร้อยเวปเลย แถมจำไม่ได้ด้วยว่าเข้าเวปนี้ไปวันไหน Today? … Last 7 Days? … This month? เยอะจริงๆ … สุดท้ายก็ต้องยอมแพ้ตามระเบียบ

เสียเวลามั้ย? ชัวร์!!! หาข้อมูลเจอมั้ย? ไม่แน่!!! แต่ตอนนี้ผมไม่ค่อยเจอปัญหานี้แล้วครับ เพราะว่าผมพยายามใช้ Bookmark ให้เป็นประโยชน์มากขึ้นกว่าเดิม พอผมเจอเวปหรือบทความอะไรดีๆ (อ่านผ่านๆซัก 1 ย่อหน้าแล้วโดนใจ) ผมจะรีบ Bookmark ไว้เลยครับ แรกๆก็ Bookmark ด้วย Browser นะ แต่หลังๆหันมาใช้พวก? Social Bookmarking แล้วหละครับ เพราะว่าไม่ว่าเราจะเปิดคอมพ์เครื่องไหนก็สามารถเข้าถึงเวปที่เราสนใจได้ตลอดฮะ

ตอนแรกๆก็ใช้งานได้ดีนะครับ แต่พอเริ่มมันมือเก็บ Bookmark ไว้เพียบเลย กลายเป็นว่าตอนนี้ของยากซะอีก (ลองดูได้ครับ kannique@delicious) … เฮ้อ รู้แบบนี้ผมใส่ Tag ให้กับ Bookmark ตั้งแต่แรกก็หมดเรื่องล่ะ ด้วยความขี้เกียจแท้ๆเลย ที่บอกไว้เพราะไม่อยากให้เพื่อนๆพลาดเหมือนผม สรุปว่ากรณีนี้ Social Bookmarking + Tag จะช่วยเพื่อนๆได้ครับ

เตรียม To-Do-List ทุกๆวัน

ง่ายๆเลยครับ ถ้าเราไม่รู้ว่าแต่ละวันเราควรทำอะไรบ้างแล้วเราจะบริหารเวลาให้เกิดประโยชน์สูงสุดได้ยังไง นี่คือความสำคัญของการที่เรามี To-Do-List ครับ วิธีทำจะว่าไปก็มีหลายวิธีนะ บางคนเลือกที่จะเขียนด้วยมือเพื่อสร้างความรู้สึกเอาจริงเอาจังให้กับตัวเอง และจะเขียนซ้ำๆไปทุกวันจนกว่างานจะเสร็จ บางคนก็ถนัดที่จะใช้ Software สำเร็จรูปที่สะดวกในการจัดการและตรวจสอบ (ตัวนี้ก็ใช้ดีนะครับ)? … ตรงนี้ไม่ใช่ประเด็นสำคัญเท่าไหรในความคิดผมนะ ที่สำคัญคือเราจะเขียน To-Do-List ที่ดีได้อย่างไรมากกว่า ผมอ่านหนังสือและบทความมานิดหน่อย ขออนุญาตแนะนำครับ

จำได้มั้ยครับว่าเราควร “ทำงานที่สำคัญที่สุดก่อน” ใช่เลยครับ ถ้าเราจะสร้าง To-Do-List ที่ดี เราควรวางงานที่สำคัญที่สุดอันดับหนึ่งลงในช่วงเวลาที่เรามีก่อน (อย่าลืมพิจารณาวงจรชีวิตตัวเองด้วยนะ) แล้วค่อยหยิบงานที่สำคัญอันดับรองลงไปมาใส่ในช่วงเวลาที่เหลือครับ ตรงนี้ได้ประโยชน์สองส่วน อย่างแรกคือเราจะมีเวลาได้ทำงานที่สำคัญที่สุดแน่ๆ และสองคือเราจะเหลือเวลาให้กับเรื่องไม่เป็นเรื่องน้อยลง ตามสูตรเป๊ะเลย เราควรเตรียม To-Do-List ทุกๆเย็นสำหรับวันพรุ่งนี้ หรือว่าเตรียมตอนเช้าของวันก็ได้ครับ พยายามทำให้ได้เป็นประจำมันจะช่วยเราเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารจัดการเวลาของเราด้วย

ข้อควรระวังครับ อย่าคิดว่าเราเป็นซูปเปอร์แมนที่จะทำได้หลายๆอย่างในหนึ่งวัน กฎคือให้เราใส่งานลงใน To-Do-List แค่ครึ่งเดียวของสิ่งที่เราคิดว่าจะทำได้ในหนึ่งวัน … ผมลองแล้ว มันเป็นงี้จริงๆ ฮ่าๆ หลังๆถ้าเราเริ่มมีการบริหารเวลาที่ลงตัวขึ้น เราค่อยเพิ่มงานที่จะทำต่อวันขึ้นมาก็ได้ครับ

ตัดสินใจให้เร็ว

ใครเคยอยู่ในสถานการณ์แบบนี้บ้างครับ?

หลังจากที่ release software ไปเมื่ออาทิตย์ที่แล้ว คุณเอกในฐานะ Software Development Manager ก็เรียกประชุมทีมงานเพื่อวางแผนสำหรับ software version หน้า ซึ่งในการประชุมนี้นอกจากคุณเอกแล้วก็มีคุณโท Product Manager และคุณตรี Quality Assurance Manager ร่วมด้วย

คุณเอก: เอาล่ะ เราต้องตัดสินใจแล้วว่าใน version หน้า software เราจะมีอะไรบ้าง? ตอนนี้ตัวเลือกก็จะมี (1) Defect ทั้งหมดที่ยังไม่ได้แก้จาก version เ่ก่าๆ (2) Feature ใหม่ที่ลูกค้าขอมา (3) Issue ที่สำคัญจาก Product Support และ (4) Feature หลักๆที่ software คู่แข่งมี เรามาดูในรายละเอียดแต่ละตัวกัน

ผ่านไปหนึ่งชั่วโมง มีข้อมูลมากมายอยู่บนกระดานในห้องประชุม แต่ยังไม่การตัดสินใจว่าทีมควรทำอะไรต่อไป แล้วคุณโท (Product Manager) ก็เริ่มพูดขึ้นก่อนว่า

คุณโท: เราต้องการ Feature ใหม่ๆในปีนี้ไม่งั้นเราจะเสียส่วนแบ่งการตลาดไปให้กับคู่แข่งนะ

คุณตรี: มี Feature ใหม่มันก็ดีนะคะ แต่เรามีบั๊กที่เก็บมานานต้องแก้ก่อนนะไม่งั้นจะยิ่งทำให้ชีวิตเรายุ่งยากมากขึ้นในอนาคต

คุณโท: (สวนทันทีว่า) คุณเคยได้ยินด้วยหรอ software ที่ไม่มีบั๊กหนะครับ ผมขอยืนยันอีกครั้งว่าเราต้องการ Feature ใหม่!!!

คุณตรี: แต่เราเคยตั้งใจไว้ว่าจบงานแล้ว เราจะแก้บั๊กที่เหลือให้หมดเพื่อคุณภาพที่ดีขึ้นของ software นะคะ เราควรจะทำตามที่พูดไว้ไม่ใช่หรอ?

ทั้งสองคนมองมาทางคุณเอก คล้ายๆกับว่าอยากได้การตัดสินใจที่เด็ดขาด

คุณเอก: เอาล่ะๆ เรามีโอกาสได้คุยกันแบบนี้แล้ว มันน่าจะมีทางออกที่ดีต่อทุกฝ่ายซิ …

การประชุมดำเนินไปจนครบสองชั่วโมง ท้ายที่สุดก็ไม่มีการตัดสินใจในเรื่องอะไรออกมาเลย … แม้แต่เรื่องเดียว

เหตุการณ์นี้บอกอะไรเราบ้างครับ?

1. อย่าคาดหวังที่จะหาจุดลงตัวกับทุกฝ่าย (consensus) สำหรับการตัดสินใจแต่ละครั้ง มันดีแน่ๆอยู่แล้วถ้าการตัดสินใจครั้งนี้เป็นผลดีกับทุกฝ่าย แต่ความเป็นจริงมันไม่ง่ายแบบนั้นหรอก ในฐานะผู้นำ เราต้องเก็บรวบรวมข้อมูลที่ได้จากทุกๆฝ่าย จัดลำดับความสำคัญให้เหมาะสม แล้วตัดสินใจให้เด็ดขาดเพื่อเลือกทางออกที่ดีที่สุดต่อส่วนรวมครับ
2. No Decision, No Action!!! แน่นอนครับ ในเมื่อหัวหน้าไม่มีการตัดสินใจหรือคำสั่งที่ชัดเจนออกมา เด็กๆจะรู้ได้ยังไงว่าควรทำอะไรต่อไป? สุดท้ายแล้วทั้งทีมก็จับต้นชนปลายไม่ถูก ปล่อยให้เวลาเสียไปวันๆเพราะความไม่ชัดเจนของนโยบาย
3. เมื่อรู้สึกว่ามีข้อมูลเพียงพอแล้วเราควรตัดสินใจให้เร็วครับ อาจารย์ที่ผมนับถือมากบอกว่า “ถ้าคุณมีข้อมูลเพียงพอแล้ว อย่าใช้เวลาเกิน 20 นาทีในการตัดสินใจ” ซึ่งผมใช้เป็นหนึ่งในหลักการทำงานของตัวเอง แล้วถ้าเรารู้สึกว่ายังต้องการข้อมูลเพิ่มเติมอีกหละ? อันนี้ขึ้นอยู่กับความเร่งด่วน ถ้ารอได้เราเลื่อนการตัดสินใจออกไปก่อนเพื่อหาข้อมูลหรือเจรจาต่อรองเพิ่มเติม แต่สำคัญมากที่เราต้องกำหนดวันสุดท้ายที่เราต้องตัดสินใจเรื่องนี้ไว้ให้ชัดเจน เมื่อถึงวันนั้นไม่ว่ายังไงก็ตามเราต้องตัดสินใจด้วยข้อมูลที่มีครับ จำไว้การตัดสินใจช้ามีผลทำให้งานไม่ก้าวหน้า

เทคนิคเล็กๆน้อยๆเมื่อต้องตัดสินใจอย่างรวดเร็วคือขอให้เรามีความมั่นใจในตัวเอง มั่นใจในสัญชาตญาณของตัวเอง ไม่ต้องรู้สึกผิดแต่ให้บอกตัวเองว่าเรากำลังทำสิ่งที่ถูกต้องครับ เชื่อมั่นในตัวเองครับ!!!

อย่าหยุดสร้างกำลังใจ

สำหรับตัวผมเองกำลังใจเป็นสิ่งสำคัญที่จะช่วยให้ประสบความสำเร็จในทุกๆเรื่องได้ครับ นั่นรวมถึงความพยายามที่จะเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของตัวเองด้วย กำลังใจหาได้จากที่ไหน? ง่ายที่สุดก็ตัวเราเองครับ เราต้องมีทัศนคติที่ดีต่อตัวเองอยู่ตลอดเวลา ผมพยายามให้กำลังใจตัวเอง สร้างความเชื่อมั่นให้ตัวเอง คิดว่าเราต้องทำสำเร็จตามที่ตั้งใจ นอกจากนี้ผมชอบอ่านหนังสือเกี่ยวกับความสำเร็จของคนอื่นๆ ศึกษาและปรับใช้วิธีการของคนเหล่านั้น และในบางครั้งก็ฟังเพลงที่มีความหมายดีๆ (ออกแนวเพื่อชีวิต) อย่างตอนนี้ผมชอบเพลง The Climb – Miley Cyrus ครับ ฟังเกือบทุกเช้า เป็นเพลงที่ให้กำลังใจดีมากจริงๆ โดยเฉพาะท่อนนี้

There’s always gonna be another mountain

I’m always gonna make it move

Always gonna be a uphill battle

Sometimes I’m gonna have to lose

Ain’t about how fast I get there

Ain’t about what’s waiting on the other side

It’s the climb

~ Song by Miley Cyrus

ยังมีวิธีอื่นๆอีกมากที่จะสร้างกำลังใจให้เราได้ เช่น ขอกำลังใจจากครอบครัวและคนที่เรารัก ดูหนังฟังเพลง หยุดงานไปพักผ่อนตามสถานที่โปรด หวังว่าเพื่อนๆจะมีแนวทางที่ชอบของตัวเองนะครับ ถ้าทำข้อนี้ได้ประโยชน์มันมหาศาลมากกว่าแค่จะเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานเลยหละ

หยุดผลัดวันประกันพรุ่ง

ข้อแนะนำทุกข้อจะไม่มีประโยชน์อะไรเลยถ้าเราไม่เริ่มทำมันอย่างจริงจังซักที อาการชอบผลัดวันประกันพรุ่งนั้นอาจจะเกิดเพราะว่างานที่ต้องทำเป็นสิ่งที่เราไม่ชอบหรือไม่เต็มใจจะทำครับ

ถ้าเราชอบดูฟุตบอลจะมีสักวันมั้ยที่เราบอกตัวเองว่า “ไม่เป็นไร ไม่ดูเกมส์นี้ดีกว่า รอไปดูเกมส์หน้าละกัน” … ผมว่าคงไม่มีหรอกครับเพราะว่าถ้าเราชอบงานหรือกิจกรรมนั้นเรื่องอะไรเลยจะไม่ทำมันหละ? กลับกันเราไม่ชอบทำเอกสารเลย เราก็คงจะพูดกับตัวเองว่า “ไม่เป็นไร ไม่ทำเอกสารก่อนดีกว่า ไว้ทำจันทร์หน้าละกัน ยังไม่ใกล้วันส่งซะหน่อย” … ผมคิดว่าเป็นธรรมชาติของทุกคนที่ไม่อยากทำอะไรที่ไม่ชอบ แต่เมื่อมันเป็นหน้าที่เป็นความรับผิดชอบเราก็คงเลี่ยงยาก ดังนั้นเพื่อเป็นการกำจัดอาการนี้และเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของเราเอง อย่าผลัดวันประกันพรุ่งอีกต่อไปครับเลยครับ แล้วทำยังไงดี?

• ถ้าเราอยู่ในฐานะที่จะมอบหมายงานที่เราไม่ชอบให้คนอื่นทำ ก็ทำเลยครับ งานที่เราไม่ชอบอาจจะเป็นของโปรดสำหรับคนอื่นก็ได้
• ถ้าเราไม่อยู่ในฐานะที่จะมอบหมายงานได้ ก็ทำใจแล้วบอกตัวเองว่า “เออ ใช่ งานนี้เป็นงานที่เราไม่ชอบ แต่เราต้องกัดฟันทำให้เสร็จให้ได้” ยากครับ แต่ได้ผลจริงๆ
• การผลัดวันประกันพรุ่งมีผลทำให้เรารู้สึกผิดและรู้สึกไม่ดีกับตัวเองครับ (ผมคนนึงหละ) ถ้าเป็นแบบนั้นลองคิดว่าการที่เราทำงานที่ไม่ชอบจนเสร็จได้น่าจะเป็นทางที่ทำให้เรารู้สึกดีกับตัวเองมากขึ้น คิดแบบนี้น่าจะเป็นแรงจูงใจที่ดีนะครับ

ถ้าเพื่อนๆยังคงมีปัญหากับการเริ่มต้นทำงานอะไรซักอย่างอยู่หละก็ Anne-Marie Ronsen แนะนำว่าลองสัญญากับตัวเองว่าเราจะเริ่มต้นและใช้เวลาอยู่กับงานนั้นแค่ห้านาที … ขอแค่ห้านาที บอกตัวเองว่าเราสามารถอดทนทำอะไรซักอย่างในเวลาห้านาทีได้แล้วเริ่มงานเลยครับ ถ้าเรารู้แล้วว่าเราจะใช้เวลาอยู่กับงานนี้แค่ห้านาที เราจะรู้สึกว่างานนั้นไม่หนักเกินไปหรือน่ากลัวเกินไปจนทำให้เราไม่กล้าเริ่มงาน หลังจากห้านาทีผ่านไป อนุญาตให้ตัวเองหยุดทำงานนั้นได้ถ้าเราอยากหยุดครับ แต่ส่วนใหญ่แล้วเราจะลุยต่อครับ เพราะว่าส่วนที่ยากที่สุดคือการเริ่มต้นงานนั้นผ่านไปแล้วนั่นเอง

ตั้งแต่เขียนมาจากข้อ 1-10 ผมมีความรู้สึกตลอดว่าอย่างเดียวที่จะขัดขวางไม่ให้เราทำสำเร็จคือตัวเอง ทั้ง 10 ข้อเป็นเรื่องง่ายๆที่ใครก็ทำได้ถ้าความมุ่งมั่นและตั้งใจอย่างแรงกล้าที่จะพัฒนาตัวเองครับ ผมเองก็เป็นคนหนึ่งที่มีปัญหากับเรื่องพวกนี้ซึ่งตอนนี้กำลังพยายามปรับตัวอยู่ ผมหวังว่าตัวผมจะทำได้ดีขึ้น และเพื่อนๆก็จะทำได้ดีขึ้นเช่นกันครับ

ถ้าใครมีแนวทางปฏิบัติอื่นๆนอกเหนือ 10 ข้อนี้จะแบ่งปันก็ขอบคุณล่วงหน้าครับ